Starfsfólk  |  EN  |  ISL  |    |  

Stofnsamningur Héraðsskjalasafns Austfirðinga bs.

Sveitarstjórnir Vopnafjarðarhrepps, Fljótsdalshrepps, Fljótsdalshéraðs, Borgarfjarðarhrepps, Seyðisfjarðarkaupstaðar, Fjarðabyggðar, Breiðdalshrepps og Djúpavogshrepps gera með sér svofelldan
SAMNING UM HÉRAÐSSKJALASAFN AUSTFIRÐINGA.

1. grein
Sveitarstjórnir framangreindra sveitarfélaga hafa samþykkt að gerast aðilar að byggðasamlagi um byggingu og rekstur Héraðsskjalasafns Austfirðinga og starfar byggðasamlagið í samræmi við sveitarstjórnarlög nr. 138/2011, IX. kafla.

Safnið er sjálfstæð skjalavörslustofnun sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands.

Héraðsskjalasafnið hefur þau réttindi og á því hvíla þær skyldur sem kveðið er á um í lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 (með síðari tíma breytingum) og í reglugerð um héraðsskjalasöfn nr. 283/1994 og tekur efni stofnsamnings þessa mið af þeim.  

2. grein
Hlutverk Héraðsskjalasafns Austfirðinga er:

Að annast söfnun skjala aðildarsveitarfélaga og stofnana þeirra sem og annarra aðila sem samkvæmt lögum og reglugerð bera afhendingarskyldu gagnvart héraðsskjalasafni. Einnig leitist Héraðsskjalasafnið við að safna öðrum skjölum (eða afritum skjala), óháð varðveisluformi þeirra, sem hafa sérstaka þýðingu fyrir menningararfleifð og sögu starfssvæðis safnsins.

Að skrásetja öll afhent skjalasöfn, hvert um sig og birta prentaðar, fjölritaðar og/eða rafrænar skrár um þau til leiðbeiningar við notkun þeirra. Einnig að tryggt sé að aðgengi almennings að skjölum í vörslu safnsins sé í samræmi við gildandi lög og reglugerðir.

Að viðhalda og varðveita Bókasafn Halldórs Ásgrímssonar og Önnu Guðnýjar Guðmundsdóttur í samræmi við ákvæði gjafabréfs dags. 17. apríl 1974 og samkvæmt samþykkt aðalfundar fulltrúaráðs Héraðsskjalasafnsins frá 25. nóvember 2010.

Að hafa samstarf við Skjala- og myndasafn Norðfjarðar samkvæmt sérstöku samkomulagi Héraðsskjalasafnsins við bæjarstjórn Fjarðabyggðar (sbr. 9. gr.). 

3. grein
Til að vinna að þeim verkefnum sem lög og reglugerðir kveða á um eða tilgreind eru í 2. gr. þessa samnings að unnin skuli að á vettvangi Héraðsskjalasafns Austfirðinga skulu á fyrsta aðalfundi Sambands Sveitarfélaga á Austurlandi eftir hverjar reglulegar sveitarstjórnarkosningar, kosnir þrír fulltrúar í stjórn Héraðsskjalasafnsins og jafnmargir til vara. Skal einn fulltrúa auk varamanns tilnefndur sameiginlega af sveitarstjórnum Fljótsdalshéraðs Fljótsdalshrepps, og Borgarfjarðarhrepps, einn fulltrúi auk varamanns tilnefndur af bæjarstjórn Fjarðabyggðar og einn fulltrúi auk varamanns tilnefndur sameiginlega af sveitarstjórnum Vopnafjarðarhrepps, Seyðisfjarðarkaupstaðar, Breiðdalshrepps og Djúpavogshrepps (sjá bráðabirgðaákvæði).

Ný stjórn Héraðsskjalasafnsins taki til starfa að afloknum aðalfundi safnsins, eftir að fyrri stjórn hefur skilað skýrslu, ársreikningum og fjárhagsáætlun. Stjórn skiptir sjálf með sér verkum þannig: Formaður, varaformaður og meðstjórnandi, en forstöðumaður safnsins annast að öllu jöfnu fundarritun. Aldursforseti í kjörinni stjórn stýrir fyrsta fundi þar til formaður hefur verið kjörinn. Fundargerðir skal færa skipulega í sérstaka fundargerðarbók, þar skulu öll framkomin mál skráð og hvaða afgreiðslu þau hljóta. Frágangur fundargerða skal annars taka mið af 19. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011. 
Fundargerðir skulu sendar aðildarsveitarfélögum.

4. grein
Til að tryggja að saman fari fagleg og fjárhagsleg ábyrgð fer stjórn með málefni byggðasamlagsins milli aðalfunda. Stjórn er ekki heimilt að skuldbinda safnið fjárhagslega, né heldur á neinn hátt að skuldbinda aðildarsveitarfélögin fjárhagslega, umfram samþykkta fjárhagsáætlun. Ekki er þörf á að samþykktir stjórnar séu staðfestar af sveitarstjórnum, svo fremi að þær séu innan ramma samþykktrar fjárhagsáætlunar safnsins, í samræmi við starfssvið Héraðsskjalasafnsins og settar fram í þess nafni.

5. grein
Ef aðalmaður í stjórn Héraðsskjalasafnsins hættir störfum eða flytur burt af starfsvæði safnsins ber honum að hlutast til um að varamaður taki sæti hans og að sveitarstjórnir á viðkomandi svæði skipi annan varamann í hans stað. Hið sama gildir ef varamaður lætur af störfum af sambærilegum ástæðum.

Stjórnarfundi skal halda þegar stjórn telur henta. Fundarboð með dagskrá skal sent stjórnarmönnum skriflega a.m.k. viku fyrir ráðgerðan fundardag.  

6. grein
Aðalfundur Héraðsskjalasafnsins skal haldinn í nóvember ár hvert. Skal leitast við að dreifa staðsetningu aðalfunda um starfssvæðið. Til aðalfundar boðar stjórn eigi síðar en tveim vikum fyrir fundardag.

Eigi síðar en 1. nóvember og a.m.k. tveimur vikum fyrir aðalfund skal öllum aðildarsveitarfélögunum hafa verið send dagskrá aðalfundar, ársreikningar fyrir næstliðið starfsár og fjárhagsáætlun komandi starfsárs þar sem fram kemur áætlað framlag hvers og eins aðildarsveitarfélags og áætlaðar breytingar milli ára miðað við niðurstöðutölu áætlunarinnar. Með samþykkt fjárhagsáætlunar er jafnframt ákveðið heildarframlag aðildarsveitarfélaganna fyrir viðkomandi starfsár (sbr. 9. gr.).

Form ársreikninga og fjárhagsáætlunar skal vera í samræmi við reikningsskilareglur sveitarfélaga.
Á aðalfundi skal stjórn leggja fram skýrslu um starfsemi frá seinasta aðalfundi og gera grein fyrir áformum um helstu viðfangsefni komandi starfsárs í samræmi við fram lagða fjárhagsáætlun.

Á aðalfundi skulu og eftirtalin mál afgreidd:
a) Reikningar næstliðins starfsárs
b) Fjárhagsáætlun fyrir komandi starfsár 
c) Kjör löggilts endurskoðanda
d) Kjör tveggja skoðunarmanna ársreikninga og jafnmargra til vara
e) Önnur mál, eftir því sem dagskrá fundarins segir til um

Aðalfundur er löglegur sé til hans boðað í samræmi við samning þennan. Einfaldur meirihluti atkvæða, með hliðsjón af mætingu á fundinn, nægir við afgreiðslu á málum (skv. tl. 6. gr. a til e). Einn þriðji hluti aðildarsveitarfélaganna eða a.m.k.tveir stjórnarmanna geta farið fram á aukaaðalfund, enda sé fundarefni tilgreint. Skulu slíkir fundir haldnir eigi síðar en þrem vikum eftir að lögleg ósk þess efnis kemur fram.

7. grein
Sérhver sveitarstjórn á starfssvæði Héraðsskjalasafnsins kýs árlega a.m.k. einn fulltrúa og annan til vara á aðalfund safnsins. Aðalmenn í stjórn Héraðsskjalasafnsins skulu sitja aðalfund en þá skal ekki skipa sem aðalfundarfulltrúa. Séu fulltrúar sveitarfélags fleiri en einn skal á kjörbréfi getið um skiptingu atkvæða viðkomandi sveitarfélags milli þeirra. Framkvæmdastjórar sveitarfélaga, eða staðgenglar þeirra, eiga rétt á að sitja aðalfundi sem áheyrnarfulltrúar. Hvert sveitarfélag greiðir ferða- og uppihaldskostnað sinna fulltrúa umfram það, sem ráð kann að vera fyrir gert í fjárhagsáætlun vegna aðalfundar eða annarra funda.

Regla um vægi atkvæða á aðalfundi er svohljóðandi: 
Fulltrúi frá sveitarfélagi sem hefur 200 íbúa eða færri fer með eitt atkvæði. Hverjum 350 íbúum eða broti af þeirri tölu umfram fyrstu 200 íbúana fylgir eitt atkvæði fyrir fulltrúa viðkomandi sveitarfélaga.

0 – 200    =   1
201 – 550 + 1 =   2
551 – 900  + 1  =   3
901 – 1250  + 1  =   4
1251 – 1600 + 1  =   5
1601 – 1950  + 1  =   6
1951 – 2300  + 1  =   7
2301 – 2650  + 1  =   8
2651 – 3000  + 1  =   9 
3001 – 3350  + 1  = 10
3351 – 3700  + 1  = 11
3701 – 4050  + 1  = 12
4051 – 4400  + 1  = 13
4401 – 4750  + 1  = 14
4751 – 5100  + 1  = 15
5101 – 5450  + 1  = 16
5451 – 5800  + 1  = 17

8. grein
Stjórn ræður forstöðumann sem er framkvæmdastjóri safnsins. Skal stjórn leitast við að ráða til starfsins einstakling með menntun og/eða starfsreynslu sem nýtist í starfinu. Í ráðningarsamningi skal kveða á um launakjör forstöðumanns, vinnutíma, orlof, lífeyri og uppsagnarfrest af hendi hvors aðila. 
Forstöðumaður hefur með höndum ráðningu annarra starfsmanna safnsins. Skal forstöðumaður annast daglegan rekstur stofnunarinnar í samræmi við samþykkta fjárhagsáætlun safnsins, auk annarra verkefna sem stjórn eða aðalfundur felur honum. 
Um hlutverk forstöðumanns kveður nánar á um í starfslýsingu sem stjórn gerir. Starfslýsinguna skal endurskoða á fimm ára fresti.

Forstöðumaður skal sitja stjórnarfundi og hefur þar málfrelsi og tillögurétt, en ber þó að víkja af fundi þegar stjórn fjallar um mál er varða hann sérstaklega. Stjórn er heimilt að boða aðra starfsmenn á fundi eftir þörfum. Forstöðumaður skal framfylgja ákvörðunum sem teknar eru á fundum stjórnar.

9. grein
Tekjur Héraðsskjalasafns Austfirðinga samkvæmt fjárhagsáætlun eru:

a) Sértekjur og þjónustugjöld.

b) Árlegur rekstrarstyrkur úr ríkissjóði samkvæmt því sem kveður á um í 
fjárlögum hverju sinni.

c) Árleg framlög aðildarsveitarfélaga. 
Skal þeim skipt í hlutfalli við niðurstöður sameiginlegra skatttekna í ársreikningum sveitarfélaganna árið áður en fjárhagsáætlun er samin. 
Framlaginu skal skipt í tvennt á eftirfarandi hátt: 
70% greiðast af öllum sveitarfélögunum sem að samningnum standa.
30% greiðast af sveitarfélögunum Fljótsdalshéraði og Fljótsdalshreppi.

Sveitarfélög greiða framlög til Héraðsskjalasafnsins með mánaðarlegum greiðslum. Gjalddagar eru 12 á ári, fyrsta virkan dag hvers mánaðar. Sveitarfélögunum er þó heimilt að semja um færri gjalddaga. Heimilt er að reikna dráttarvexti á framlög sveitarfélaganna (skv. III. kafla vaxtalaga nr. 25/1987) berist þau ekki í síðasta lagi 15. dag hvers mánaðar.

Héraðsskjalasafn Austfirðinga tekur þátt í reksturskostnaði Skjala- og myndasafns Norðfjarðar og greiðir til Fjarðabyggðar sem nemur 7,1% af heildarframlagi aðildarsveitarfélaganna til Héraðsskjalasafnsins eins og það er á fjárhagsáætlun hvert ár. Komi til breytinga á niðurstöðum ársreiknings miðað við samþykkta fjárhagsáætlun skal leiðrétta endurgreiðsluna til samræmis við niðurstöður ársreiknings þegar uppgjör liggur fyrir. Komi til nýrra stofnframkvæmda við Héraðsskjalasafn Austfirðinga skal gera um kostnaðarskiptingu sérstakt samkomulag á aðalfundi Héraðsskjalasafnsins.

Til Bókasafns Halldórs og Önnu Guðnýjar skal Héraðsskjalasafnið verja því sem nemur 7% framlaga aðildarsveitarfélaganna til bókasafnsins.

10. grein 
Sveitarfélög þau sem aðild eiga að byggðasamlaginu bera einfalda ábyrgð á fjárhagsskuldbindingum þess í sameiningu. Innbyrðis skiptist ábyrgðin í hlutfalli við fólksfjölda eins og hann var næstliðinn 1. desember. Hrein eign safnsins skiptist einnig eftir fólksfjölda í aðildarsveitarfélögunum á sama tíma.

11. grein
Samning þennan skal endurskoða innan 10 ára frá gildistöku hans. Tillögur að breytingum á samningi þessum skal leggja fyrir aðalfund þar sem þær skulu kynntar og afstaða tekin til þeirra og greidd um þær atkvæði. Reynist tillögurnar hafa stuðning meirihluta atkvæða ber að vísa þeim til viðkomandi sveitarstjórna. Til þess að breytingar á samningnum öðlist gildi þurfa sveitarstjórnir sem ráða yfir 3/4 hluta atkvæða á aðalfundi að staðfesta þær.

12. grein
Óski aðildarsveitarfélag eftir úrsögn úr byggðasamlaginu, skal fulltrúi þess birta tilkynningu þess efnis á aðalfundi. Gildir úrsögnin frá næstu áramótum eftir að hún hefur verið tilkynnt.

Áður innborguð framlög endurgreiðast ekki við úrsögn og skal úrsagnaraðili gera skil á framlagi sínu til þeirra áramóta sem úrsögnin tekur gildi. Við úrsögn úr samlaginu á sveitarfélag sem gengur úr því ekki rétt á að fá afhent skjöl sem það eða stofnanir þess hafa áður afhent Héraðsskjalasafninu til varðveislu.

Sameinist sveitarfélög á starfsvæði Héraðsskjalasafnsins skal það sveitarfélag sem til verður við sameininguna taka við skuldbindingum forvera sinna gagnvart Héraðsskjalasafninu.

13. grein
Byggðasamlag um Héraðsskjalasafn Austfirðinga skal leggja niður ef:

Aðildarsveitarfélög sem hafa yfir að ráða 3/4 gildra atkvæða samþykkja slíka tillögu sem áður hefur verið rædd og samþykkt á aðalfundi.

Ef breytingar á lögum gera það nauðsynlegt. Verði byggðasamlaginu slitið skal aðalfundur kjósa þriggja manna skiptastjórn sem gerir upp eignir þess og skuldir og slítur rekstri þess. Heimilt er skiptastjórn að auglýsa eftir kröfum á hendur byggðasamlaginu með opinberri innköllun. Eftir að kröfur hafa verið greiddar skal afgangi eigna eða eftirstöðvum skulda jafnað á viðkomandi sveitarsjóði í hlutfalli við íbúatölu eins og hún var næstliðinn 1. desember.

Upprunalegu bókasafni Halldórs Ásgrímssonar og Önnu Guðnýjar Guðmundsdóttur verði þó ekki skipt og því má ekki ráðstafa nema með samþykki erfingja þeirra.

14. grein
Samningur þessi tekur gildi frá og með 1. desember 2014.

Þannig samþykkt á Djúpavogi 6. nóvember 2014, á aðalfundi Héraðsskjalasafns Austfirðinga bs.

Héraðsskjalasafn AustfirðingaLaufskógum 1, 700 Egilsstaðir

Sími: 471 1417
Tölvupóstur:   heraust@heraust.is

Senda fyrirspurn

 

 

Héraðsskjalasafn Austfirðinga er byggðasamlag á vegum sveitarfélaga á Austurlandi. Safnið starfar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn frá árinu 2014 og er sjálfstæð skjalavörslustofnun en lítur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Megin hlutverk safnsins er að taka við skjölum og hafa eftirlit með skjalavörslu aðildarsveitarfélaga sinna og stofnana á þeirra vegum. Í safninu er ágæt aðstaða fyrir fræðiiðkanir. Öll söfnin í héraðsskjalasafninu - skjalasafnið, ljósmyndasafnið og bókasafnið - stækka ört og luma á margvíslegu efni sem nýst getur við fjölbreyttar rannsóknir, hvort sem þær eru unnar af fræðimönnum, nemum eða öðrum sem kjósa að nýta sér safnkostinn. Margs konar gögn eru í skjalasafninu, þar má t.d. leita upplýsinga um örnefni, landamerki eða um starfsemi félaga sem afhent hafa safninu skjöl sín.

© 2017 Héraðsskjalasafn Austfirðinga