Starfsfólk  |  EN  |  ISL  |     |   

Aðalfundur 29.11.2019

Aðalfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga árið 2019

Haldinn í fundarsal Austurbrúar á Egilsstöðum föstudaginn 29. nóvember.
Fundurinn hófst kl. 14:00.

Formaður stjórnar, Anna Margrét Birgisdóttir, setti fund og bauð fundarmenn velkomna.
Anna stakk upp á Jódísi Skúladóttur sem fundarstjóra og Báru Stefánsdóttur sem fundarritara. Var það samþykkt.

Fulltrúar sveitarfélaga á fundinum voru:
Borgarfjarðarhreppur:  enginn fulltrúi
Djúpavogshreppur:  umboð til fulltrúa Fljótsdalshéraðs
Fjarðabyggð:  Gunnlaugur Sverrisson
Fljótsdalshérað:  Óðinn Gunnar Óðinsson
Fljótsdalshreppur:  Gunnþórunn Ingólfsdóttir
Seyðisfjarðarkaupstaður:  Tinna Guðmundsdóttir
Vopnafjarðarhreppur:  umboð til fulltrúa Fljótsdalshéraðs

Á fundinum var einnig Helgi Bragason meðstjórnandi.

Fundarstjóri fór yfir kjörbréf og umboð fundarmanna.
Leitaði eftir samþykki fulltrúa á því að gengið verði til dagskrár þó gögn hefðu ekki borist innan þess tíma sem er tilgreindur í stofnsamningi. Ástæðan er sú að ekki höfðu borist svör við fjárhagsáætlun frá öllum sveitarfélögunum fyrir tilsettan tíma.
Fundarmenn gerðu ekki athugasemdir og er fundurinn því löglegur.

Dagskrá:

1. Skýrsla stjórnar 2018
Anna flutti skýrslu um störf stjórnar árið 2018.

Ársskýrsla Héraðsskjalasafnsins árið 2018
Bára Stefánsdóttir kynnti skýrsluna og vísaði á nánari umfjöllun undir lið 6 á dagskránni.

2. Afgreiðsla ársreiknings 2018
Bára greindi frá helstu liðum.
Rekstrartekjur voru 34,5 millj. kr. Rekstrargjöld voru 40,4 millj. kr.
Niðurstaða rekstrarreiknings fyrir árið 2018 er því tap að fjárhæð 5,2 millj.
Bókfærð húsaleiga í Safnahúsi var 5,8 millj. Tap af öðrum rekstri var 22 þús. kr.
Handbært fé í ársbyrjun var 2,4 millj. en 1,8 millj. í árslok, lækkaði um 0,6 millj. á milli ára.

Ársreikningur borinn undir atkvæði.  
Samþykktur samhljóða.

3. Afgreiðsla fjárhagsáætlunar 2020
Bára fór yfir fjárhagsáætlun og rekstrarframlög sveitarfélaga.

Fjárhagsáætlun borin undir atkvæði.
Samþykkt með 5 atkvæðum en fulltrúi Seyðisfjarðarkaupstaðar sat hjá við atkvæðagreiðslu.
Fulltrúi Fjarðabyggðar gerði athugasemdir við 10% hækkun rekstrarframlaga á milli ára.
Bára gerði grein fyrir forsendum hækkana sem eru helstar væntanlegir kjarasamningar, nýtt starfsmat hjá BHM félögum og hækkun á mótframlagi í lífeyrissjóð.

4. Kjör löggilts endurskoðanda
Stjórn lagði til að Magnús Jónsson endurskoðandi hjá KPMG sjái áfram um endurskoðun. Tillagan samþykkt samhljóða.

5. Kjör skoðunarmanna reikninga
Stjórn lagði til að Sigurjón Jónasson og Ómar Bogason verði endurkjörnir skoðunarmenn.
Varamenn verði: Sigurjón Bjarnason og Helga Erla Erlendsdóttir.
Tillagan samþykkt samhljóða.

6. Starfsáætlun 2021-2023
Bára kynnti starfsemi Héraðsskjalasafnsins og hlutverk þess samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn. Fór yfir eftirlitsskýrslu frá Þjóðskjalasafni Íslands um safnið og ábendingar í henni. Þjóðskjalavörður gerir athugasemdir við að sveitarstjórnir hafi ekki breytt starfsemi héraðsskjalasafna þannig að hún uppfylli kröfur laga. Héraðsskjalasöfnin geti ekki miðað við núverandi mönnun sinnt lögbundnum hlutverkum sínum.
Héraðsskjalasafnið er stjórnsýslustofnun sem á að hafa eftirlit með skilaskyldum aðilum. Sveitarfélögum og stofnunum á þeirra vegum er skylt að haga skjalavörslu sinni í samræmi við lög um opinber skjalasöfn og reglum sem á þeim byggja.
Bára er að beiðni stjórnar að vinna skýrslu um Héraðsskjalasafnið sem verður svar til Þjóðskjalasafns um hvaða þáttum hefur verið brugðist við miðað við núverandi mönnun og fjármagn. Í október var send rafræn eftirlitskönnun til sveitarfélaga á Austurlandi.
Á næsta ári verður starfsáætlun fyrir árin 2021-2023 send til aðildarsveitarfélaga sem fylgiskjal með fjárhagsáætlun.
Undir þessum lið var umræða um fjárframlög til Héraðsskjalasafnsins.

7. Önnur mál
Bára minntist Ólafs Valgeirssonar fyrrverandi stjórnarformanns sem lést fyrr á árinu.
Vegna sameiningar sveitarfélaga þarf að gera breytingar á stofnsamningi á næsta ári.
Gunnþórunn spurðist fyrir um hvort Fjarðabyggð væri að undirbúa úrsögn úr byggðasamlaginu. Gunnlaugur svaraði að ekkert væri ákveðið í þeim efnum.
Spurði einnig hvenær Fljótsdalshérað ætlaði að klára burst 2 í safnahúsinu. Óðinn Gunnar svaraði að það yrði ekki á árinu 2020.

Fundi var slitið kl. 15:45.

Bára Stefánsdóttir [sign.]
Jódís Skúladóttir [sign.]

Héraðsskjalasafn AustfirðingaLaufskógum 1, 700 Egilsstaðir

Sími: 471 1417
Tölvupóstur:   heraust@heraust.is

  Senda fyrirspurn

Héraðsskjalasafn Austfirðinga er byggðasamlag á vegum sveitarfélaga á Austurlandi. Safnið starfar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn frá árinu 2014 og er sjálfstæð skjalavörslustofnun en lítur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Megin hlutverk safnsins er að taka við skjölum og hafa eftirlit með skjalavörslu aðildarsveitarfélaga sinna og stofnana á þeirra vegum. Í safninu er ágæt aðstaða fyrir fræðiiðkanir. Öll söfnin í héraðsskjalasafninu - skjalasafnið, ljósmyndasafnið og bókasafnið - stækka ört og luma á margvíslegu efni sem nýst getur við fjölbreyttar rannsóknir, hvort sem þær eru unnar af fræðimönnum, nemum eða öðrum sem kjósa að nýta sér safnkostinn. Margs konar gögn eru í skjalasafninu, þar má t.d. leita upplýsinga um örnefni, landamerki eða um starfsemi félaga sem afhent hafa safninu skjöl sín.

© 2020 Héraðsskjalasafn Austfirðinga