Aðalfundur 8.11. 2001

Aðalfundur í Héraðsskjalasafni Austfirðinga. 8. nóv. 2001.

Aðalfundur fulltrúaráðs Héraðsskjalasafns Austfirðinga haldinn á Hótel Bjargi á Fáskrúðsfirði 8. nóv. 2001, kl. 14:00.
Formaður Finnur N. Karlsson setti fundinn og bauð fundarmenn velkomna. Hann gerði tillögu um Friðmar Gunnarsson sem fundarstjóra og Magnús Stefánsson fundarritara. Var tillagan samþykkt.

Gengið var til dagskrár skv. 5. gr. stofnsamnings um venjuleg aðalfundarstörf.

2 a) ársskýrsla
b) afgreiðsla ársreiknings,
c) afgreiðsla fjárhagsáætlunar,
d) kjör stjórnar og varastjórnar,
e) kjör tveggja fulltrúa í stjórn Bókasafns Halldórs Ásgrímssonar og Önnu Guðnýjar Guðmundsdóttur
f) kjör endurskoðenda.

3. Önnur mál
a) Halldór Árnason stjórnarformaður Bókasafns HÁ og ÖGG gerir grein fyrir vinnu við stefnumótun.

Mættir voru fulltrúar með 34 atkvæði af 41 – eða 82,9%.

a) Ársskýrsla.
Héraðsskjalavörður Hrafnkell A. Jónsson flutti skýrslu um starfsemi safnsins árið 2000. Skýrslunni hafði áður verið dreift til fulltrúaráðsmanna.
Fyrir utan hina venjubundnu starfsemi gat hann um útgáfustarfsemi, t.d. jólakort og útgáfu sýslu-og sóknalýsinga í Múlasýslum með Sögufélaginu. Þá gerði hann grein fyrir skilum gagna frá sveitarfélögum.

Enginn kvaddi sér hljóðs um skýrsluna.

b) Afgreiðsla ársreiknings.
Hrafnkell las ársreikninginn upp og skýrði hann. Reikningurinn er gerður af KPMG-Endurskoðun hf.

Rekstrartekjur voru kr. 9.831.004,-.
Rekstrargjöld voru kr. 8.942.926,-
Rekstrartekjur umfram rekstrargjöld kr. 888.078,-.

Umræður um reikningana.
Ólafur Eggertsson benti á að gott væri að hafa til samanburðar tölur næsta árs á undan. Hann sagði háar lífeyrisskuldbindingar áhyggjuefni.
Þorbjörn Guðjónsson spurði um greiðslur fyrir ræstingar og hvernig gengi að innheimta framlög sveitarfélaga.
Brynjólfur Bergsteinsson spurði um orðalag í áritun endurskoðenda.

Hrafnkell svaraði fyrirspurnum. Hann sagði safnið sjá um sameiginlegan rekstur hússins og gefnir væru út reikningar sem hinir rekstraraðilar greiði. Hann sagði innheimtu frá sveitarfélögum hafa gengið vel og samstarf við þau hafi verið gott. Hrafnkell sagðist halda að orðalag endurskoðenda væri þannig að þeir firri sig ábyrgð ef til kæmi.
Ólafur Eggertsson, Friðmar Gunnarsson og Gunnþórunn Ingólfsdóttir ræddu einnig um endurskoðun og frágang reikninganna.

Reikningarnir bornir undir atkvæði og samþykktir einróma.

c) Afgreiðsla fjárhagsáætlunar.
Hrafnkell skýrði áætlunina. Gert var ráð fyrir 7% verðbólgu við gerð hennar. Farið var fram á að starfshlutfall Arndísar Þorvaldsdóttur verði hækkað í 75%.

Umræður um fjárhagsáætlunina.

Gunnar Guttormsson taldi starfsmann safnsins standa sig vel við að halda kostnaði niðri.
Magnús Stefánsson taldi að þörfin fyrir tölvunotkun muni aukast á næstu arum og rétt væri að huga að sameiginlegu tölvukerfi fyrir alla rekstraraðila í húsinu.
Þorbjörn Guðjónsson spurði um áætlaða skiptingu kostnaðar á sveitarfélögin.
Gunnþórunnn Ingólfsdóttir taldi vel haldið utan um rekstur safnsins og þakkaði fyrir vel framsetta áætlun.

Fjárhagsáætlunin samþykkt einróma og hækkun á starfshlutfall Arndísar Þorvaldsdóttur í 75% var einnig samþykkt.

d) Kjör stjórnar og varastjórnar.
Héraðsskjalavörður gerði tillögu um eftirtalda í aðalstjórn:
Finnur N. Karlsson
Smári Geirsson
Magnús Stefánsson
Björn Aðalsteinsson
Jóhann Grétar Einarsson

Varastjórn:
Emil Sigurjónsson
Ólafur Eggertsson
Samþykkt samhljóða.

e) Kjör tveggja fullltrúa í stjórn Bókasafns Halldórs og Önnu Guðnýjar.
Arndís Þorvaldsdóttir
Magnús Þorsteinsson
Til vara:
Kristín Rögnvaldsdóttir.

f) Endurskoðendur:
KPMG.
Félagskjörnir endurskoðendur:
Sigurjón Jónasson
Ómar Bogason
Samþykkt samhljóða.

3. Önnur mál.
a) Halldór Árnason stjórnarformaður Bókasafns Halldórs og Önnu Guðnýjar gerði grein fyrir vinnu að stefnumótun fyrir bókasafnið. Hann sagði að stjórnin hefði kallað 14 manna hóp saman að Skriðuklaustri þann 27 október s.l. Þar var leitað eftir hugmyndum um starfsemi safnsins í framtíðinni. Mikilsverðar hugmyndir komu fram og mun stjórnin vinna úr þeim í sinni stefnumótun.
Finnur N. Karlsson tók til máls og ræddi um vinnureglur um útreikning á kvaðafé sem stjórn safnsins staðfesti á fundi sínum fyrr í dag. Hann þakkaði Halldóri hans forgöngu um að strika út skuldir Héraðsskjalasafnsins við Bókasafnið.
Magnús Stefánsson þakkaði Halldóri erindið og framgöngu hans í málefnum bókasafnsins.
Gunnar Guttormsson þakkaði fyrir góðan fund og lýsti ánægju sinni með að heimsækja Fáskrúðsfjörð.

Fleira ekki tekið fyrir og fundi slitið.

Friðmar Gunnarsson, fundarstjóri. Magnús Stefánsson, fundarritari.