Sumir telja að héraðsskjalasöfn varðveiti mestmegnis gömul bréf eða söguleg skjöl en því fer fjarri. Eins og kemur fram í lögum um opinber skjalasöfn er markmið laganna að „tryggja myndun, vörslu og örugga meðferð opinberra skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi.“

Vönduð skjalavarsla er mikilvægur þáttur í góðri stjórnsýslu. Héraðsskjalasöfn gegna veigamiklu hlutverki í þessu sambandi, meðal annars með því að vera ráðgefandi aðili um góða skjalastjórn. Regluleg samskipti við aðildarsveitarfélög safnsins og stofnanar á þeirra vegum skipta því máli bæði fyrir Héraðsskjalasafnið og sveitarfélögin.

Sveitarfélög sem eru aðilar að rekstri héraðsskjalasafns eiga að afhenda skjöl sín þangað þegar þau eru orðin 30 ára eða eldri.

Skoða hverjir eru afhendingarskyldir aðilar.

Skoða leiðbeiningar um skjalavörslu.

Sveitarfélögum skylt að afhenda héraðsskjalasafni á sínu starfssvæði skjöl sín þegar þau hafa náð 30 ára aldri. Afhendingarskylda til héraðsskjalasafns gildir einnig um:
•    allar stofnanir og nefndir á vegum sveitarfélaga (t.d. skólar)
•    byggðasamlög og aðrir aðilar sem sjá um einstök stjórnsýsluverkefni vegna samvinnu sveitarfélaga (t.d. heilbrigðiseftirlit)
•    sjálfseignarstofnanir og sjóðir sem sinna einkum opinberum verkefnum
•    stjórnsýsluaðila einkaréttareðlis hafi þeim á grundvelli laga verið fengið vald til þess að taka stjórnvaldsákvarðanir af hálfu ríkis eða sveitarfélags
•    lögaðilar sem tekið hafa að sér rekstrarverkefni skv. 100. og 101. gr. sveitarstjórnarlaga
•    lögaðila sem eru að 51% hluta eða meira í eigu sveitarfélaga (t.d. veitustofnanir)

Ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu

Forstöðumaður afhendingarskylds aðila ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu viðkomandi aðila og að unnið sé í samræmi við fyrirmæli laga og reglna þar að lútandi. Hið sama gildir um formann stjórnsýslunefndar og framkvæmdastjóra sveitarfélags. Sá sem ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu skal varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við lög og reglur en jafnframt að vernda skjöl fyrir ólöglegri eyðileggingu, breytingu og óleyfilegum aðgangi.

Þegar skjöl hafa verið afhent til héraðsskjalasafns flyst ábyrgð á vörslu skjalanna yfir til þess. Um afgreiðslu þeirra gilda ákvæði Laga um opinber skjalasöfn, Upplýsingalaga og Stjórnsýslulaga.

Varðveisla og eyðing skjala hjá sveitarfélögum og stofnunum

Varðveisluskylda

Meginreglan er að varðveita öll opinber skjöl.

Óheimilt er að ónýta eða farga nokkru skjali nema það sé gert í samræmi við:

• Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um grisjun í skjalasöfnum sveitarfélaga og stofnana þeirra
• Heimild frá Þjóðskjalasafni Íslands (að fenginni umsókn og greinargerð frá viðkomandi aðila)

Grisjun er fyrst og fremst nauðsynleg af hagnýtum ástæðum (plássleysi og geymslukostnaður).

Gæta ber að því, þegar skjalasöfn eru grisjuð, að engar mikilvægar heimildir glatist sem snerta hagsmuni og réttarstöðu einstaklinga eða eru merkilegar sögulegar heimildir.

Grisjun skjala getur verið vandasöm og tímafrek. Þegar til lengri tíma er litið borgar sig að gera skjalavistunaráætlun þar sem fram kemur hvaða tilteknu skjalaflokkar skulu grisjaðir og hvenær.

Skjöl sem eru ekki grisjuð

• málaskrár (bréfadagbækur)
• málasafn (bréfasafn)
• gögn vegna undirbúnings fjárhagsáætlunar
• árslaunalistar
• fundargerðir
• ársskýrsla stofnunar
• eintak af eigin útgáfu (skýrslur, bæklingar, fréttabréf, auglýsingar o.fl.)
• skjöl sem varða sérsvið viðkomandi embættis/stofnunar/sveitarfélags
• ársreikningar og sundurliðun þeirra (aðalbækur) og áramótalistar (dagbækur eða aðalbókarhreyfingar og viðskiptamannalistar)
• skjöl sem eru eldri en frá árinu 1960

Grisjun í skjalasafni

Eftirfarandi skjölum má farga/henda á viðurkenndan hátt (tæta/brenna):

• fylgiskjöl bókhalds og undirgögn bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur (varðveita sem sýnishorn fylgiskjöl frá apríl, ágúst, desember fyrir ár sem enda á 0 og 5)
• útgefið efni frá öðrum aðilum (s.s. ársreikningar, ársskýrslur, fréttabréf) nema skjölin hafi kallað á ályktanir eða aðgerðir sveitarfélags/stofnunar og eru þau þá varðveitt í málasafni
• afrit og endurrit fundargerða stofnana og byggðasamlaga þegar hagnýtu gildi er lokið, enda sé frumrit varðveitt hjá viðkomandi stofnun eða byggðasamlagi
• afrit flutningstilkynninga þegar hagnýtu gildi er lokið (frumrit varðveitt hjá Þjóðskrá)
• álagningaskrár útsvara þegar hagnýtu gildi er lokið (frumrit varðveitt hjá skattstjórum)
• fasteignamatskrá þegar hagnýtu gildi er lokið (frumrit varðveitt hjá Þjóðskrá)
• afturkallanir á starfsábyrgðartryggingum nema v. byggingarstjóra sem hafa verk í viðkomandi umdæmi (eru þá varðveittar í málasafni, frumrit hjá umhverfisráðuneyti)
• prófúrlausnir nemenda í grunnskólum tveimur árum eftir að skólaári lýkur (varðveita þó allar prófúrlausnir á einu skólaári á tíu ára fresti, fyrir ár sem enda á 0)

Hreinsun í skjalasafni:

• aukaeintök skjala og útgáfurita (geyma ekki ljósrit auk frumrits í málsmöppum)
  • fjölpóstur/ruslpóstur (fjöldaframleitt kynningarefni s.s. dreifibréf, auglýsingar, kynningar á þjónustu og ráðstefnum (nema skjölin hafi kallað á ályktanir eða sérstakar aðgerðir sveitarfélags/stofnunar og eru þá varðveitt í málasafni ásamt afgreiðslu/niðurstöðu máls)
• einkabréf til starfsmanna, sérstaklega í tölvupósti (starfmenn noti einkanetfang)
• fjarlægja gúmmíteygjur, bréfaklemmur, plastvasa, bréfabindi ofl. sem eyðileggja skjöl

Rafræn skjöl

Héraðsskjalasafn Austfirðinga hefur ekki aðstöðu eða tækjabúnað til að taka við skjölum á tölvutæku formi. Því þarf að prenta út öll skjöl sem stofnun/sveitarfélagi er skylt að varðveita.

Ítarefni

Ofangreindar leiðbeiningar eru ekki tæmandi og tiltaka aðeins helstu atriði. Hér verða því talin upp helstu vefsíður, lög, reglur, leiðbeiningar og eyðublöð varðandi skjalastjórn og skjalavörslu:

Þjóðskjalasafn Íslands http://skjalasafn.is/sveitarfelog

Lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 http://www.althingi.is/altext/143/s/1260.html

Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga http://skjalasafn.is/files/docs/handbok_sveitarfelog.pdf

Reglur um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila (nr. 571/2015) http://skjalasafn.is/files/docs/B_nr_571_2015.pdf

Reglur um málalykla afhendingarskyldra aðila (nr. 572/2015) http://skjalasafn.is/files/docs/B_nr_572_2015.pdf

Reglur um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila (nr. 573/2015) http://skjalasafn.is/files/docs/B_nr_573_2015.pdf

Reglur um grisjun í skjalasöfnum sveitarfélaga og stofnana þeirra (nr. 627/2010) http://skjalasafn.is/files/docs/reglur-627.pdf

Afhending skjala til Héraðsskjalasafns

Æskilegt er að hafa samband við safnið áður en ráðist er í að pakka niður skjölum til afhendingar.
Skjöl þarf að varðveita í viðurkenndum umbúðum, sérstökum skjalaöskjum og sýrufríum örkum. Þau þarf einnig að skrá á vandaðan hátt svo þau finnist síðar þegar á þarf að halda.

Stofnanir og sveitarfélög hafa val um að ganga frá eigin skjölum áður en þau eru afhent Héraðsskjalasafni eða fá starfsfólk safnsins til að annast verkið.
Kostnaður vegna skráningarvinnu og kaupa á umbúðum greiðist þá af afhendingaraðila.
Ganga þarf frá samningi um það áður en afhending fer fram.

útg. 6.9.2016