Aukaaðalfundur 30. janúar 2014

Aukaalfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga árið 2014

Haldinn fimmtudaginn 30. janúar í fundarsal bæjarstjórnar Fljótsdalshéraðs á Egilsstöðum. Fundur hófst kl. 13:00.

Til fundarins var boðað í samræmi við tillögu aðalfundar þann 21. nóvember 2013 og í kjölfar samráðsfundar fulltrúa aðildarsveitarfélaganna 11. desember 2013.

Fulltrúar sveitarfélaga á fundinum:

Borgarfjarðarhreppur:  Björn Ingimarsson (umboð)
Breiðdalshreppur:  Páll Baldursson
Djúpavogshreppur:  Páll Baldursson (umboð)
Fjarðabyggð:  Páll Björgvin Guðmundsson
Fljótsdalshérað:  Sigrún Blöndal
Fljótsdalshreppur:  Björn Ingimarsson (umboð)
Seyðisfjarðarkaupstaður:  Vilhjálmur Jónsson
Vopnafjarðarhreppur:  Vilhjálmur Jónsson (umboð)

Á fundinum voru einnig Magnús Jónsson endurskoðandi, Bára Stefánsdóttir forstöðumaður og stjórnarmenn Héraðsskjalasafns þau Ólafur Valgeirsson, Pétur Sörensson og Ragnhildur Indriðadóttir.

Stefán Bragason var fundarstjóri og Bára Stefánsdóttir fundarritari.

Dagskrá:

1. Breytt eignarhald safnahúss

Fyrir fundinn fengu aðildarsveitarfélög kaupsamning, leigusamning og viðhaldsáætlun frá Fljótsdalshéraði.

Björn Ingimarsson lagði fram eftirfarandi bókun:

Lagt er til að 26,3% eignarhluti Héraðsskjalasafns Austfirðinga í fasteigninni Laufskógar 1, Fljótsdalshéraði, verði seldur til Fljótsdalshéraðs, samhliða því að gerður verði langtímasamningur um afnot og leigu eignarhlutans. Meginefni samninganna er að Fljótsdalshérað yfirtekur eignarhluta safnsins miðað við afhendingu um áramótin 2013/2014 og frá þeim tíma gildi langtímaleigusamningur um afnot og leigu húsnæðisins. Samningurinn kveður á um skyldu Fljótsdalshéraðs til að ráðstafa 30 milljónum til viðhalds og endurbóta á Laufskógum 1 á næstu tveimur árum.

Stjórn safnsins er falið að undirrita fyrirliggjandi skjöl, þ.e. kaupsamning og afsal, og samning um afnot og leigu ásamt fylgiskjölum og að öðru leyti fylgja eftir framgangi málsins.

Staðfest er að eldri samningar um rekstur og viðhald húsnæðisins falla niður samhliða breytingu á eignarhaldi á eignarhluta safnsins í Laufskógum 1.

Við gerð samnings þessa falla niður öll framlög er tengjast viðhaldi og fjárfestingum vegna fasteignarinnar þannig að framlög nái einungis til reksturs safnsins og undir það falli einungis sá húsnæðiskostnaður sem snýr að hita og rafmagni.

Ýmsir tóku til máls og lýstu ánægju með þetta framfaraskref. Nokkrar umræður urðu um Viðhaldsáætlun Fljótsdalshéraðs 2014-2015 og bent á mikilvægi þess að setja hitaveituofna í vinnurými skjalavarða.

Bókunin var samþykkt með öllum greiddum atkvæðum. Samningarnir taka gildi 31. desember 2013.

Páll Baldursson lagði fram skjalið Sameiginleg yfirlýsing aðildarsveitarfélaga um að selja 26,3% eignarhlut safnsins í fasteigninni að Laufskógum 1.

Yfirlýsingin var samþykkt samhljóða og undirrituð.

2. Önnur mál

Engin önnur mál komu fram á fundinum.

Samningar voru undirritaðir af Birni Ingimarssyni og Ólafi Valgeirssyni.

Fundi var slitið kl. 14:30.

Björn Ingimarsson [sign]
Páll Björgvin Guðmundsson [sign]
Magnús Jónsson [sign]
Páll Baldursson [sign]
Sigrún Blöndal [sign]
Vilhjálmur Jónsson [sign]
Ólafur Valgeirsson [sign]
Pétur Sörensson [sign]
Ragnhildur Indriðadóttir [sign]
Bára Stefánsdóttir [sign]