Siðareglur skjalavarða

Written on 17 Apríl 2023.

Inngangur

A. Siðareglum skjalavarða er ætlað að setja skjalavörðum háleit markmið í starfi sínu.
Þær eiga að kynna nýjum meðlimum starfsstéttarinnar þessi markmið, minna reynda skjalaverði á faglegar skyldur og efla traust almennings á stéttinni.

B. Heitinu skjalaverðir í þessum reglum er ætlað að ná yfir alla þá sem láta sig varða umsjón, eftirlit, vörslu, forvörslu og stjórnun skjalasafna.

C. Vinnuveitendur, hvort heldur stofnanir eða þjónustuaðilar við skjalavörslu, skulu hvattir til að tileinka sér stefnumið og starfshætti sem stuðla að því að reglum þessum sé framfylgt.

D. Siðareglunum er ætlað að veita siðræn viðmið til leiðsagnar fyrir meðlimi starfsstéttarinnar en ekki að veita sértækar lausnir á einstökum vandamálum.

E. Reglunum fylgir greinargerð. Reglur og greinargerðir mynda í heild siðareglurnar.

F. Reglur þessar byggjast á vilja skjalastofnana og samtaka skjalavarða til að beita þeim. Það gæti verið í formi menntunarátaks og með því að koma á fyrirkomulagi sem gerið kleift að veita leiðbeiningar í vafaatriðum, rannsaka brot á siðareglum og, ef talið er viðeigandi, að beita refsiaðgerðum.

Siðareglur

1. Skjalavörðum ber að vernda heilleika gagna í skjalasöfnum og tryggja þannig að þau haldi áfram að vera áreiðanleg heimild um fortíðina.
Meginskylda skjalavarða er að viðhalda heilleika skjala í þeirra umsjón og vörslu. Við framkvæmd þessarar skyldu verða þeir að taka tillit til lögmætra réttinda og hagsmuna, sem þó kunna að stangast á, vinnuveitenda, eigenda, þeirra sem gögnin fjalla um og notenda - í fortíð, nútíð og framtíð. Hlutlægni og hlutleysi skjalavarða er mælikvarði á fagmennsku þeirra. Þeir eiga að standast þrýsting úr hvaða átt sem er um að eiga við heimildir og leyna staðreyndum eða gera villandi.

2. Skjalavörðum ber að meta, velja og halda við gögnum í þeirra sögulega, lagalega og stjórnunarlega samhengi og halda þannig upprunareglu, þ.e. viðhalda og gera sýnileg upphafleg tengsl skjalanna.
Skjalavörðum ber að starfa samkvæmt almennt viðurkenndum grundvallarreglum og starfsaðferðum. Skjalavörðum ber að sinna skyldum sínum og störfum í samræmi við grundvallarreglum við skjalavörslu, sem varða myndun, viðhald og ráðstöfun á nýjum og nýlegum gögnum, þar með töldum rafrænum- og margmiðlunargögnum, val og öflun gagna vörslu í skjalasafni, vörslu, forvörslu og varðveislu skjalasafna í þeirra umsjá, svo og röðun, lýsingu, útgáfu og aðgegni að þessum gögnum. Skjalavörðum ber að meta gögn af hlutlægni og byggja mat sitt á ítarlegri þekkingu á stjórnunarþörfum og gagnaöflunarstefnu sinnar stofnunar. Þeim ber að raða og lýsa gögnum sem valin eru til varðveislu í samræmi við grundvallarreglur í skjalavörslu (nefnilega upprunareglu og reglunnar um upphaflega röðun) og viðurkennda staðla, jafnskjótt og kostur er á. Skjalaverðir skulu afla gagna í samræmi við markmið og efni stofnana sinna. Þeir skulu ekki leita eftir eða taka við aðföngum ef slíkt teflir í tvísýnu heilleika eða öryggi gagnanna; þeim ber að vinna saman að því að tryggja varðveislu slíkra gagna á mest viðeigandi geymslustað. Skjalavörðum ber að vinna saman að endurheimt brottnumdra skjalasafna.

3. Skjalavörðum ber að vernda upprunagildi skjala við skjalfræðilega meðferð, forvörslu og notkun.
Skjalavörðum ber að tryggja að skjalfræðilegt gildi gagna, þar á meðal rafrænna gagna og margmiðlunargagna, sé ekki rýrt við meðferð í skjalasafni svo sem við mat, röðun og lýsingu og við varðveislu og notkun. Öll úrtök (grisjun) skulu framkvæmd í samræmi við vandlega ígundaðar aðferðir og viðmið. Skipti á frumgögnum fyrir aðra gagnagerð skulu framkvæmd með tilliti til lagalegs gildis, innra mikilvægis og upplýsingagildis gagna. Þegar gögn sem aðgangur er takmarkaður að eru tímabundið fjarlægð úr möppum ber að gera notanda grein fyrir því.

4. Skjalavörðum ber að tryggja áframhaldandi aðgang og skiljanleika skjalagagna.

Skjalaverðir skulu velja skjöl til varðveislu eða grisjunar fyrst og fremst til að varðveita grundvallarvitnisburð um aðgerðir einstaklings eða stofnunar sem bjó til eða safnaði skjölunum en hafa einnig í huga breytilegar rannsóknarþarfir. Skjalaverðir eiga að vera meðvitaðir um að öflun gagna af vafasömum uppruna, hversu áhugaverð sem þau kunna að vera, kann að hvetja til ólöglegra viðskipta. Þeim ber að starfa með öðrum skjalavörðum og löggæsluaðilum sem vinna að því að handsama og sækja til saka þá sem grunaðir eru um þjófnað á skjalagögnum.

5. Skjalavörðum ber að skrá og geta fært rök fyrir meðferð sinni á skjalagögnum.
Skjalaverðir skulu hvetja til góðrar skjalavörslu á meðan á líftíma skjala stendur og vinna með þeim sem útbúa skjöl við að fást við nýja gagnagerðir (miðla) og nýja upplýsingastjórnunaraðferðir. Þeir eiga ekki aðeins láta sig varða öflun gagna sem þegar liggja fyrir heldur einnig tryggja að núverandi upplýsinga og skjalakerfi búi frá öndverðu yfir viðeigandi aðferðum til að varðveita verðmæt gögn. Skjalaverðir sem eiga í samningum við skilaaðila eða eigendur gagna skulu leita eftir sanngjörnum niðurstöðum þar sem tekið er tillit til eftirfarandi þátta ef við eiga: heimild til að skila, gefa eða selja; fjárhagslegt fyrirkomulag og ágóði; áætlanir um vinnslu, höfundarréttur og skilyrði fyrir aðgangi. Skjalaverðir skulu halda og varðveita skrár yfir skjalaskil, varðveislu og alla skjalfræðilega vinnu.

6. Skjalavörðum ber að hvetja til sem víðtæks aðgangs að skjalagögnum og mögulegt er og veita öllum notendum hlutlausa þjónustu.
Skjalaverðir skulu gera bæði almennar og sértækar leitarleiðbeiningar eftir því sem við á fyrir öll gögn í þeirra vörslu. Þeir skulu veita öllum óhlutdrægar ráðleggingar og nota öll tiltæk úrræði til að veita sem jafnasta þjónustu. Skjalavörðum ber að svara kurteislega og af greiðvikni öllum sanngjörnum fyrirspurnum um skjalaeign og hvetja til notkunar á henni eftir því sem mest má vera og í samræmi við stefnumið stofnunarinnar, varðveislusjónarmið, lagaleg atriði, persónurétt og samninga við afhendingaraðila. Þeim ber að útskýra viðkomandi takmarkanir fyrir væntanlegum notendum og beita þeim af jafnræði.
Skjalaverðir skulu ráða frá ósanngjörnum takmörkunum á aðgangi og notkun en mega leggja til eða samþykkja, sem skilyrði fyrir afhendingu, skýrt framsettar takmarkanir er gilda í ákveðinn tíma. Þeir skulu virða og beita af jafnræði öllum samningum gerðum við afhendingu en til að auka frelsi til aðgagns skulu þeir semja á ný um skilyrði í samræmi við breyttar kringumstæður.

7. Skjalavörðum ber að virða bæði aðgang og friðhelgi einkalífs og starfa innan marka viðkomandi laga.
Skjalvörðum ber að gæta að vernd friðhelgis lögaðila eða einstaklinga svo og þjóðaröryggishagsmunum án þess að gögnum sé eytt, sérstaklega hvað varðar rafræn gögn þar sem enduruppfærsla og grisjun eru almennt stunduð. Þeim ber að virða friðhelgi einkalífs einstaklinga sem sömdu eða eru umfjöllunarefni gagna, sérstaklega þeirra sem engu fengu ráðið um not eða vistun gagnanna.

8. Skjalavörðum ber að nota það traust sem þeir njóta í almannaþágu og forðast að misnota aðstöðu sína til ábata fyrir sig eða aðra.
Skjalavörðum ber að forðast aðgerðir sem kynnu að skaða faglega heilindi þeirra hlutlægni og hlutleysi. Þeir skulu ekki hagnast fjárhagslega eða með öðrum hætti svo að skaði stofnanir, notendur eða samstarfsfólk.
Skjalaverðir eiga ekki að safna frumheimildum eða taka þátt í verslun með skjöl í eigin þágu. Þeim ber að forðast athafnir sem kynnu að virðast í huga almennings fela í sér hagsmunaárekstur. Skjalaverðir mega nota gögn í vörslu stofnunar sinnar í þágu eigin rannsókna og til útgáfu enda sitji þeir þá við sama borð og aðrir rannsakendur sem noti sömu gögn. Þeir skuli ekki birta eða nota upplýsingar sem aflað var við vinnu við gögn sem aðgangur er takmarkaður að. Þeir skuli ekki láta einkarannsóknir eða útgáfuhagsmuni trufla þau faglegu og stjórnunarlegu störf sem þeir voru ráðnir til að sinna. Þegar þeir nota skjalagögn stofnana sinna mega skjalaverðir ekki nýta þekkingu sína á óútgefnum niðurstöðum rannsakenda án þess að láta þá fyrst vita um fyrirhuguð not þeirra af skjalaverðinum. Þeim er heimild að ritdæma og gera athugasemdir við rannsóknir annara á þeirra sérsviði, þar með talið verk sem byggð eru á skjölum úr þeirra eigin stofnunum. Skjalaverðir skulu ekki leyfa aðilum utan starfsstéttarinnar aðskipta sér af starfsaðferðum sínum og skyldum.

9. Skjalavörðum ber að leitast eftir faglegri fullkomnun með kerfisbundinni og stöðugri endurnýjun á skjalfræðilegri þekkingu og að deila með öðrum afurðum rannsókna og starfsreynslu.
Skjalaverðir skulu vinna að því að auka faglegan skilning sinn og hæfni, að auka við faglegan fróðleik og tryggja að aðilar sem þeir þjálfa eða hafa umsjón með séu í stakk búnir til að sinna störfum sínum á fullnægjandi hátt.

10. Skjalavörðum ber að hvetja til varðveislu og notkunar á skjalaarfleið heimsins með því að vinna með eigin starfsbræðrum og örðum starfsstéttum.
Skjalaverðir eiga að leitast við að efla samvinnu og forðast deilur við starfsfélaga og leysa úr vandamálum með því að hvetja til þess að skjalfræðilegum reglum sem og siðrænum sé framfylgt. Skjalaverðir skulu eiga samstarf við meðlimi nátengdra starfstétta á grundvelli gagnkvæmrar virðingar og skilnings.

Þannig samþykktar á 13 alþjóðaþingi skjalavarða í Pekíng 6. sept. 1996.