Reglugerð um héraðsskjalasöfn

Nr. 283
Reglugerð um héraðsskjalasöfn.
19. maí 1994

1. gr.
Héraðsskjalasafn er sjálfstæð skjalavörslustofnun sem lítur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Stjórnarnefnd Þjóðskjalasafns Íslands getur heimilað sveitarstjórnum að stofna héraðsskjalasafn. Héraðsskjalasafn getur tekið til eins eða fleiri sveitarfélaga. Standi fleiri en eitt sveitarfélag að héraðsskjalasafni skal gera um starfsemi þess og rekstur starfssamning sem bera skal undir þjóðskjalavörð til staðfestingar. Skal þess gætt að fullnægjandi húsnæði sé fyrir hendi og fjárhagslegur rekstur héraðsskjalasafns tryggður og þess getið í samstarfssamningi.

2. gr.
Héraðsskjalasafn sem fengið hefur heimild stjórnarnefndar Þjóðskjalasafns Íslands til starfsemi sinnar, starfar innan marka þess sveitarfélags eða þeirra sveitarfélaga sem héraðsskjalasafnið tekur til samkvæmt starfssamningi um rekstur þess.

3. gr.
Héraðsskjalasöfn skulu annast söfnun, innheimtu og varðveislu skjala, skrásetja þau og gera aðgengileg notendum og á allan hátt leitast við að varðveita og efla þekkingu á sögu síns umdæmis, sbr. 3. gr. laga nr. 66/1985 um hlutverk Þjóðskjalasafns Íslands.

4. gr.
Í héraðsskjalasöfnun skal m.a. varðveita skjalasöfn þeirra embætta, stofnana og félaga sem hér greinir, sbr og 5. gr. um afhendingarskyldu.

Bæjarstjórna, sýslunefnda og héraðsnefnda, byggðasamlaga, hreppsnefnda, hreppstjóra, bæjar-, sýslu-, héraðs og hreppsfyrirtækja, sáttanefnda, forðagæslumanna, yfir- og undirskattanefnda, undirfasteignamatsnefnda, skólanefnda, barnaverndarnefnda, héraðsfunda, sóknarnefnda, sjúkrasamlaga, búnaðarsambanda, ræktunarsambanda, hreppabúnaðarfélaga, búfjárræktarfélaga, skógræktarfélaga, íþrótta-og ungmennafélaga, lestrarfélaga, slysavarnar- og björgunarfélaga, leikfélaga og annara menningarfélaga, þ. á. m. kvenfélaga.
Héraðsskjalasöfn skulu leita eftir því að fá til varðveislu skjöl frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum á safnsvæðinu.

5. gr.
Eftirgreindir aðilar skulu afhenda héraðsskjalasafni skjöl sín til varðveislu: bæjar- og sveitarstjórnir, sýslu- og héraðsnefndir, byggðasamlög og hreppstjórar á safnsvæðinu. Ennfremur skal afhenda á héraðsskjalasafn skjöl allra embætta, stofnana og fyrirtækja á vegum þessara aðila eða annarrar starfsemi á vegum þeirra. Einnig skjöl allra félaga og samtaka, sem njóta verulegra styrkja af opinberu fé og starfa eingöngu innan umdæmis héraðsskjalasafnsins.

6. gr.
Skilaskyld skjöl skal afhenda héraðsskjalasafni eigi síðar en þegar þau hafa náð 30 ára aldri. Miða skal við síðustu innfærslu í bók eða síðasta bréf afgreidds máls. Héraðsskjalavörður getur stytt þennan frest eða lengt í einstökum tilvikum ef sérstakar ástæður mæla með því.

7. gr.
Forstöðumenn skilaskyldra stofnana bera ábyrgð á skjalavörslu og skulu hlíta fyrirmælum Þjóðskjalasafns Íslands um skráningu, flokkun og frágang skjala. Skjalavistunarkerfi og skjalageymslur skulu samþykkt af Þjóðskjalasafni áður en þau eru tekin í notkun. Þjóðskjalasafn getur falið héraðsskjalasafni framkvæmd þessara mála á safnsvæðinu.

8. gr.
Afhendingarskyldum aðilum er óheimilt að ónýta nokkurt skjal í skjalasöfnum sínum nema heimild Þjóðskjalasafns komi til eða samkvæmt sérstökum reglum sem settar verða um ónýtingu skjala. Óski skilaskyldur aðili eftir því að eyða skjölum úr skjalasafni sínu skal hann ásamt héraðsskjalaverði gera rökstuddar skriflegar tillögur þar að lútandi til stjórnarnefndar Þjóðskjalasafns.

9. gr.
Stjórn héraðsskjalasafns, bæjarstjórn eða héraðsnefnd eftir því sem við á ræður starfsfólk héraðsskjalasafns. Forstöðumaður héraðsskjalasafns, héraðsskjalavörður, annast innheimtu skjala til safnsins, hefur á hendi daglegan rekstur þess og sér um að starfsemin sé í samræmi við gildandi laga- og reglugerðarákvæði. Héraðsskjalavörður skal halda aðfangabók og skrá í hana jafnóðum og skjöl berast safninu. Um hver áramót skal hann gefa þjóðskjalaverði og rekstraraðilum skýrslu um það sem bæst hefur í safnið á árinu og um aðra markverða starfsemi þess.

10. gr.
Héraðsskjalavörður skal fylgja sömu reglum og gilda í Þjóðskjalasafni um aðgang að skjölum og meðferð skjala í lestrarsal. Þjóðskjalasafn skal tilkynna héraðsskjalasöfnum um þær reglur og breytingar á þeim. Óski héraðsskjalasafn að setja sérstakar reglur um afnot og aðgang skal leita staðfestingar þjóðskjalavarðar. Brjóti gestir gegn löglega settum fyrirmælum er heimilt að banna þeim afnot af safninu.

11. gr.
Afhendingarskyldir aðilar eiga rétt á að fá léð skjöl eða ljósrit skjala, sem þeir hafa afhent, úr héraðsskjalasafni, þurfi þeir á þeim að halda við störf sín. Önnur útlán skjala eru að jafnaði óheimil nema til opinberra skjalasafna, bókasafna og rannsóknarstofnana ef aðstaða er þar til að varðveita skjöl tryggilega að mati héraðsskjalavarðar. Skal viðtakandi gefa skriflega yfirlýsingu um að hann beri ábyrgð á skjölunum og skilum þeirra innan ákveðins tíma.

12. gr.
Falli héraðsskjalasafn í vanhirðu eða séu ekki lengur fyrir hendi þau skilyrði sem voru forsenda fyrir leyfi til stofnunar safnsins skal þjóðskjalavörður vekja athygli stjórnar safnsins á því sem aflaga er talið fara og æskja úrbóta. Fáist ekki úr bætt þrátt fyrir endurteknar áskoranir skal þjóðskjalavörður, með samþykki stjórnarnefndar Þjóðskjalasafns, láta flytja safngögnin í Þjóðskjalasafn á kostnað þeirra sem að héraðsskjalasafninu stóðu.

13. gr.
Héraðsskjalasöfn skulu njóta árlegs rekstrarstyrks úr ríkissjóði samkvæmt því sem ákveðið er í fjárlögum hverju sinni.

14. gr.
Reglugerð þessi er sett samkvæmt 14. gr., sbr. 17. gr. laga nr. 66/1985, um Þjóðskjalasafn Íslands, og öðlast þegar gildi. Jafnframt fellur úr gildi reglugerð nr. 61/1951 um héraðsskjalasöfn.

Menntamálaráðuneytið, 19. maí 1994.

Ólafur G. Einarsson

Árni Gunnarsson