Stjórnarfundur 30.4.2014

Stjórnarfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga 30. apríl 2014
Fundurinn var símafundur og hófst hann kl. 16:00.

Mætt voru: Ólafur Valgeirsson, Ragnhildur Rós Indriðadóttir, Pétur Sörensson og Bára Stefánsdóttir. Ólafur stjórnaði fundi og Bára ritaði fundargerð.

Dagskrá:
1.    Drög að ársreikningi 2013
Forstöðumaður (BS) kynnti drögin. Restrarafgangur ársins 2013 er 39,5 millj., þar af er söluhagnaður safnahúss 38,4 millj. Raunverulegur rekstrarafgangur er því 1,1 millj. Handbært fé í árslok var 5,2 millj. Kemur sér vel að eiga þennan varasjóð vegna þess að ýmis óvænt útgjöld, sem ekki var gerð ráð fyrir í fjárhagsáætlun 2014, komu í ljós í byrjun árs, svo sem vegna ljósritunarvélar og uppfærslu á tölvukerfum í tengslum við óhjákvæmilega endurnýjun netþjóns.

2.    Drög að fjárhagsáætlun 2015
Fyrstu drög frá BS gera ráð fyrir sömu upphæð eða 21,3 millj í rekstrartekjur og rekstrargjöld. Upplýsingar um heildarskatttekjur sveitarfélaga á Austurlandi liggja ekki fyrir og launaáætlun er enn í vinnslu svo búast má við einhverjum breytingum á áætlun. Meðal annars má gera ráð fyrir hækkun á launaliðum vegna nýrra og komandi kjarasamninga.

3.    Drög að ársskýrslu 2013
Í ársskýrslu eru hefðbundir kaflar um stjórn, aðalfund, starfsfólk, rekstur, reglubundna starfsemi og sérverkefni. Auk þess leitast BS við að gefa góðar tölfræðiupplýsingar um skjalaafhendingar, safngesti, fyrirspurnir og erindi.

4.    Tölvumál
Uppsetningu á nýjum netþjóni er ekki lokið þar sem í ljós kom að við þurfum FileMaker server til að skjalaskrár safnsins virki sem skyldi. Verð hans er 205 þús. en gera má ráð fyrir sambærilegri upphæð vegna vinnu við uppsetningu á öllum nauðsynlegum vél- og hugbúnaði.

5.    Önnur mál
Ljósmyndavefur verður opnaður miðvikudaginn 28. maí kl. 16:30 ef allt gengur að óskum.

BS stefnir á að ráða sumarstarfsmann í gegnum Vinnumálastofnun með mótframlagi frá avinnuleysistryggingasjóði. Viðkomandi ynni að mestu leyti við skönnun mynda.

Rædd voru áform Fljótsdalshéraðs um menningarhús þar sem unnið verði með Sláturhúsið og Safnahúsið. Nefnd á vegum sveitarfélagsins er að vinna að þarfagreiningu. Stjórn og forstöðumaður Héraðsskjalasafns gera ráð fyrir að haft verði samband við söfnin í húsinu varðandi nánari útfærslu.
Fleira var ekki tekið fyrir og fundi slitið um kl. 17:00.

Ólafur B. Valgeirsson [sign]        
Pétur Sörensson [sign]
Ragnhildur Rós Indriðadóttir [sign]
Bára Stefánsdóttir [sign]