Stjórnarfundur 9.9.2014

Stjórnarfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga 9. september 2014
Fundurinn var símafundur og hófst hann kl. 16:00.  

Mætt voru: Ólafur Valgeirsson, Pétur Sörensson, Ragnhildur Indriðadóttir og Bára Stefánsdóttir.
Ólafur stjórnaði fundi og Bára ritaði fundargerð.

Dagskrá:
1.    Breyting á stofnsamningi
Lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014, sem voru samþykkt á Alþingi í maí sl., fella úr gildi lög um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985. Forstöðumaður leggur til eftirfarandi breytingar á stofnsamningi Héraðsskjalasafns Austfirðinga:

3. málsgrein 1. greinar orðist svo:
Héraðskjalasafnið hefur þau réttindi og á því hvíla þær skyldur sem kveðið er á um í lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 (með síðari tíma breytingum) og í reglugerð um héraðsskjalasöfn nr. 283/1994 og tekur efni stofnsamnings þessa mið af þeim.   

14. grein orðist svo:
Samningur þessi tekur gildi frá og með 1. desember 2014.
Ákvæði til bráðabirgða (varðandi 3. grein) falli niður:
Þar sem næstu reglulegu sveitarstjórnarkosningar verða árið 2014 skulu þeir aðilir sem rétt eiga á að skipa fulltrúa í stjórn Héraðsskjalasafns Austfirðinga (skv. 3. gr. þessa stofnsamnings) skipa fulltrúa sína til ársins 2014 á aðalfundi fulltrúa-ráðs Héraðsskjalasafnsins árið 2011. Fram að gildistöku nýs stofnsamnings sitji núverandi stjórn Héraðsskjalasafnsins.

Samþykkt að leggja þessar breytingartillögur fyrir aðalfund.

2.    Fjárhagsáætlun 2015
Fjárhagsáætlun 2015 lögð fram með óverulegum breytingum frá fyrri fundi.
Samþykkt að leggja ofangreinda fjárhagsáætlun fyrir aðalfund.

Báru falið að kanna ógreiddan 750 þús.kr. reikning vegna framlags Fljótsdalshéraðs til ljósmyndaverkefnis. Samþykktu framlagi í sérverkefnið hefur verið blandað inn í rekstrarframlag sem er reiknað útfrá skatttekjum í samræmi við reiknireglu í stofnsamningi.

3.    Rekstrarframlög sveitarfélaga 2015
Uppfærð áætlun í samræmi við skatttekjur sveitarfélaga á Austurlandi árið 2013 lögð fram. Gert er ráð fyrir að rekstrarframlög aðildarveitarfélaga verði 19,1 millj.
Samþykkt að leggja ofangreinda áætlun um rekstrarframlög fyrir aðalfund.

4.    Ársreikningur 2013
Rekstrartekjur voru 65,9 millj., þar af var söluhagnaður safnahúss 38,4 millj. Tekjur af hefðbundum rekstri voru 27,4 millj. Rekstrargjöld voru 26,4 millj. Niðurstaða rekstrarreiknings er 39,5 millj. hagnaður eða 1,1 millj. ef ekki er tekið tillit til söluhagnaðar safnahúss. Handbært fé í árslok var 5,2 millj.

Á árinu 2013 stóðu til ýmsar breytingar á tölvukerfi Héraðsskjalasafns sem náðist ekki að framkvæma fyrr en í upphafi ársins 2014. Áætlaður kostnaður vegna þeirra færist því á yfirstandandi ár.

Samþykkt að leggja ársreikninginn fyrir aðalfund.

5.    Ársskýrsla 2013
Uppfærð drög forstöðumanns lögð fram til kynningar.

6.    Aðalfundur
Verður haldinn á Djúpavogi fimmtudaginn 6. nóvember kl. 14.

7.    Önnur mál
Ráðstefna Félags héraðsskjalavarða verður í Vestmannaeyjum 25.-26. sept. Þar verður m.a. fjallað um ný lög um opinber skjalasöfn. Forstöðumaður safnsins sendi sveitarstjórum aðildarsveitar-félaga upplýsingar um nýju lögin í júlí sl.

Næsti stjórnarfundur verður á Egilsstöðum mánudaginn 6. okt. kl. 12.

Fleira var ekki tekið fyrir og fundi slitið um kl. 17:00.

Ólafur B. Valgeirsson [sign.]    
Pétur Sörensson [sign.]
Ragnhildur Rós Indriðadóttir [sign.]    
Bára Stefánsdóttir [sign.]