Stjórnarfundur 6.1.2014

Stjórnarfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga 6. janúar 2014
Fundurinn var símafundur og hófst hann kl. 16:00.

Mætt voru: Ólafur Valgeirsson, Ragnhildur Rós Indriðadóttir, Pétur Sörensson og Bára Stefánsdóttir. Ólafur stjórnaði fundi og Bára ritaði fundargerð.

Dagskrá:
1.  Aukaaðalfundur vegna hugmynda að breyttu eignarhaldi Safnahúss 
Fyrir fundinum lá bókun frá samráðsfundi fulltrúa aðildarsveitarfélaga Héraðsskjalasafns, sem haldinn var á Egilsstöðum 11. desember 2013. Óskað er eftir að stjórn boði til aukaaðalfundar í vikunni 20.-24. janúar 2014. „Fundarefni verði að taka afstöðu til breytts eignarhalds Safnahúss.“

Í bréfi sem fylgdi bókuninni, ritað af Birni Ingimarssyni bæjarstjóra Fljótsdalshéraðs, kemur fram: „Sveitarfélögunum verða send frekari gögn, s.s. samningsdrög og endurbótaáætlun fljótlega og mun afrit af þeim gögnum einnig berast stjórn Héraðsskjalasafnsins.“

Ofangreind gögn hafa ekki borist sveitarfélögunum en aukaaðalfund þarf að boða með tveggja vikna fyrirvara. Fundarmenn ræddu mikilvægi þess að aðildarsveitarfélögin væru búin að fá og taka afstöðu til nauðsynlegra skjala varðandi breytt eingarhald Safnahúss áður en aukaaðalfundur færi fram. Fyrirvarinn sé of skammur og því beri að fresta boðun aukaaðalfundar.

Eftirfarandi bókun var samþykkt:

Á aðalfundi Héraðsskjalasafns Austfirðinga árið 2013 var samþykkt að fela stjórn að boða til aukaaðalfundar í framhaldi af samráðsfundi um breytingu á eignarhaldi Safnahússins á Egilsstöðum. Á samráðsfundi aðildarsveitarfélaga Héraðsskjalasafns Austfirðinga hinn 11. desember 2013 var þess óskað að aukaaðalfundurinn yrði haldinn í vikunni 20. til 24. janúar 2014.

Með hliðsjón af 6. grein stofnsamnings Héraðsskjalasafns Austfirðinga, þar sem meðal annars er kveðið á um að minnsta kosti tveggja vikna fyrirvara á útsendingu fundarboðs, dagskrár og fundargagna aðalfundar, sér stjórnin sér ekki fært að boða til fundarins í þeirri viku sem óskað er eftir.

Aukaaðalfundur er ekki vinnufundur heldur er ætlunin að afgreiða þar niðurstöður samráðs aðildarsveitarfélaganna um breytt eignarhald sem hlotið hefði afgreiðslu viðkomandi sveitarstjórna og starfsnefnda þeirra eftir því sem við á.

Forstöðumanni var falið að senda sveitarfélögunum þessa bókun í tölvupósti þann 7. janúar.

2.  Önnur mál

Umfjöllun um Greinargerð um viðhald Safnahússins á Egilsstöðum á árinu 2013 frá safnstjóra Minjasafns er frestað þar til lokaútgáfa skýrslunnar berst.

Fleira ekki tekið fyrir, fundi slitið kl. 16:35.

Ólafur B. Valgeirsson [sign]       
Pétur Sörensson [sign]
Ragnhildur Rós Indriðadóttir [sign]
Bára Stefánsdóttir [sign]