Aðalfundur 22.11. 2012

Aðalfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga árið 2012

Haldinn í Kaupvangi á Vopnafirði 22. nóvember 2012 (átti upphaflega að fara fram á sama stað þann 2. nóvember sl. en var þá frestað vegna veðurs).
Fundur hófst kl. 14:00.

Formaður stjórnar safnsins (og heimamaður) Ólafur B. Valgeirsson setti fund, bauð fundarmenn velkomna. Hann minntist þess að það sé engin nýlunda að veður og færð hafi torveldað fundarsókn á aðalfundi safnsins.

Ólafur stakk upp á að Sigríður Bragadóttir yrði fundarstjóri og var sú tillaga samþykkt.
Samþykkt var að Hrafnkell Lárusson riti fundargerð.
Mæting á fundinn er 97,2% af magni atkvæða.
Ólafur Valgeirsson hefur umboð til að fara með atkvæði Breiðdalshrepps og Djúpavogshrepps.

1. Skýrsla stjórnar
Ólafur B. Valgeirsson flutti skýrslu stjórnar fyrir árið 2012.
Ólafur hóf skýrsluna á að minnast Sigurðar Óskars Pálssonar, fyrrum forstöðumanns Héraðsskjalasafnsins, og Guðgeirs Ingvarssonar, starfsmanns Héraðsskjalasafnsins, en þeir létust báðir á árinu. Ólafur þakkaði Sigurði Óskari og Guðgeiri fórnfús störf í þágu safnsins og bað fundarmenn að votta þeim virðingu með að rísa úr sætum.
Árið 2012 er fyrsta árið sem unnið er eftir endurskoðuðum samþykktum fyrir safnið og lýsti formaður ánægju með þær breytingar sem endurskoðunin hefur leitt af sér.
Stjórn hélt fimm fundi á árinu, í janúar, mars, maí, september og október, þar af voru þrír símafundir. Auk hefðbundinna starfa stjórnar voru starfsmannamál töluvert til umfjöllunar á árinu, en skyndilegt fráfall Guðgeirs olli, eins og gefur að skilja, nokkurri röskun á starfsemi safnsins. Í október sl. tilkynnti svo forstöðumaður safnsins að hann hygðist segja upp störfum frá og með komandi áramótum.

Ársskýrsla Héraðsskjalasafnsins árið 2011
Hrafnkell Lárusson forstöðumaður fór yfir ársskýrslu safnsins fyrir árið 2011. 
Gestir í safninu voru 1415 á árinu, erindi sem bárust voru 400 og skjala- og myndbeiðnir í lestrarsal voru 372. Skjala- og myndaafhendingar voru 78 á árinu.
Fjöldi fastra starfsmanna var óbreyttur frá fyrra ári, alls 3 starfsmenn (í 2,75 stöðugildum fyrstu 8 mánuði ársins en í 2,5 stöðugildum síðustu 4 mánuðina). Manntalsskráningarverkefninu, sem staðið hafði frá mars 2008, lauk í lok janúar. Í febrúar hófst vinna við verkefni við skönnun og skráningu ljósmynda. Þetta er samstarfsverkefni þriggja héraðsskjalasafna (Héraðsskjalasafna Austfirðinga, Árnesinga og Skagfirðinga) og byggir að mestu á fjárveitingu frá ríkinu. Fljótsdalshérað leggur til fjármagn til verkefnisins hér eystra. Að jafnaði störfuðu þrír starfsmenn að verkefninu. Einn starfsmaður var í hálfu starfi í safninu á árinu við skráningu skjala fyrir Fljótsdalshérað samkvæmt samningi milli sveitarfélagsins og Héraðsskjalasafnsins. Alls störfuðu 8 starfsmenn hjá Héraðsskjalasafninu á árinu, að jafnaði 7 samtímis.
Mikil vinna fór á árinu í endurskoðun stofnsamnings safnsins, en á stjórnarfundi í október var samþykkt tillaga að endurnýjuðum stofnsamningi sem vísað var til aðalfundar safnsins í nóvember. Veigamestu breytingarnar frá fyrri stofnsamningi varða stofnanalega umgjörð safnsins, einkum skipan í stjórn þess og skipan fulltrúa á aðalfund. Aðalfundur samþykkti síðan endurnýjaðan stofnsamning með fáeinum breytingum frá tillögu stjórnar.
Flutningi úr fjargeymslu safnsins á Lyngási 12 lauk á árinu og var húsnæðinu þá skilað til Fljótsdalshéraðs. Tilkoma nýrra hjólaskápa í geymslu í Laufskógum mun bæta nýtingu húsnæðisins verulega.
Ástandið á Safnahúsinu sjálfu er sífellt meira áhyggjuefni. Skortur á viðhaldi, viðvarandi leki, úrsérgengið loftræsti- og hitakerfi, takmarkanir á aðgengi og nauðsyn á bættri vinnuaðstöðu starfsfólks eru meðal helstu áhyggjuefna í því sambandi.

Umræður:
Gunnlaugur Sverrisson og Vilhjálmur Jónsson þökkuðu vandaða og ítarlega ársskýrslu.
Vilhjálmur Jónsson spurði um samskipti við Þjóðskjalasafn og horfur varðandi starfsmannahald með tilliti til breytinga sem hafa orðið og eru fyrirsjáanlegar. Hrafnkell Lárusson gerði grein fyrir samskiptum við Þjóðskjalasafnið og rakti þróun starfsmannamála safnsins undanfarin ár og skýrði horfur í þeim efnum. 
Páll Sigvaldason spurði stjórn safnsins um hvort hún hefði hugleitt að ná einhverskonar samlegð með Minjasafni Austurlands t.d. með því að söfnin deildu forstöðumanni. Ólafur Valgeirsson svaraði. Hann vísaði til ólíks eignarhalds þessara tveggja stofnana og vísaði jafnframt til gildandi stofnsamþykkta Héraðsskjalasafnsins um hvernig skuli standa að ráðningu forstöðumanns. Fleiri tóku til máls.
Umræða varð einnig um málefni Safnahússins.

Skýrsla formanns og ársskýrsla bornar undir atkvæði.
Samþykkt einróma.

2. Afgreiðsla ársreiknings 2011
Forstöðumaður fór yfir endurskoðunarskýrslu og ársreikning ársins 2011 og greindi frá helstu liðum.
Rekstrartekjur samtals: 24.384.425,-
Rekstrargjöld samtals: 29.658.450,-
Hreinar fjármunatekjur: 9.197,-
Tap ársins: 5.264.828,-
Handbært fé í árslok samkvæmt efnahagsreikningi: 89.510,-
Fjárhagsáætlun ársins 2011 gerði ráð fyrir hagnaði upp á kr. 78.252,-
Rekstrarniðurstöður ársins eru því rúmum 5,3 milljónum króna lakari en ráð var fyrir gert.

Ársreikningurinn borin undir atkvæði.
Samþykktur einróma.

3. Afgreiðsla fjárhagsáætlunar 2013
Forstöðumaður fór yfir tölur og gerði grein fyrir forsendum fjárhagsáætlunarinnar. Fyrirsjáanleg hækkun framlaga aðildarsveitarfélaga safnsins mun ásamt hagræðingu í rekstri þess leiða til að gert er ráð fyrir að rekstur safnsins verið í jánum á árinu.

Fjárhagsáætlun borin undir atkvæði.
Samþykkt einróma.

4. Kjör endurskoðenda
Nokkur umræða varð um endurskoðun og kostnað safnsins við hana.
Lagt til að KPMG fari áfram með endurskoðun ársreikninga safnsins.
Stjórn falið að fara yfir fyrirkomulag og kostnað við bókhald og endurskoðun ársreikninga safnsins.

Samþykkt einróma.

5. Kjör skoðunarmanna reikninga
Lagt til að Sigurjón Jónasson og Ómar Bogason verði endurkjörnir skoðunarmenn reikninga safnsins.

Samþykkt einróma.

6. Önnur mál
a) Forstöðumaður kvaddi sér hljóðs og skýrði frá þeirri ákvörðun sinni að segja upp starfi sínu í desember nk. Uppsögnin mun taka gildi frá og með komandi áramótum. Þessi ákvörðun hefur þegar verið kynnt stjórn safnsins og starfsfólki þess.
Forstöðumaður lagði fram eftirfarandi bókun:
Eftir mikla umhugsun hef ég ákveðið að segja upp starfi mínu sem forstöðumaður Héraðsskjalasafns Austfirðinga frá og með næstu áramótum. Þau fimm ár sem ég hef sinnt starfi forstöðumanns hafa verið viðburða- og lærdómsrík og ég hef notið þess að starfa með hæfu og traustu fólki að fjölbreyttum verkefnum. Ég hef tengst stofnuninni og samstarfsfólkinu í Safnahúsinu sterkum böndum og það er því ekki sársaukalaust að ég kýs að láta af störfum. Það er enda ekki innra starf safnsins heldur umgjörð þess sem ræður ákvörðun minn. Síðustu fimm ár hafa verið erfið fyrir allan opinberan rekstur, hvort sem er á vegum ríkis eða sveitarfélaga. Viðvarandi rekstrarerfiðleikar Héraðsskjalasafnsins, einkum tilkomnir vegna samdráttar á framlögum til þess, eru ein afleiðing þessarar stöðu. Sífelld barátta við takmarkaðan skilning, víða í stjórnsýslunni, á hlutverki og mikilvægi starfsemi héraðsskjalasafna, hefur líka verið mjög slítandi og á sinn þátt í því að ég tel að farsælast sé, bæði fyrir sjálfan mig og Héraðsskjalasafnið, að ég hverfi til annarra starfa.
Ég er stoltur af starfi mínu fyrir Héraðsskjalasafn Austfirðinga og þeim breytingum sem ég hef átt þátt í að innleiða í starfi þess og starfsumhverfi á síðustu fimm árum. Ég hef ávallt gert mitt besta við að verja hagsmuni stofnunarinnar og efla starf hennar og ég hef lagt mig fram við að halda úti metnaðarfullri starfsemi á tímum þrenginga.
Þegar upp er staðið tel ég að þrátt fyrir erfiðar aðstæður skili ég af mér góðu búi til þess sem taka mun við starfi forstöðumanns þegar ég læt af því. 

Stjórn og fulltrúar á aðalfundi Héraðskjalasafns Austfirðinga þakka Hrafnkeli Lárussyni vel unnin störf í þágu safnsins á erfiðum tímum í rekstri stofnunarinnar. Á starfstíma sínum hefur Hrafnkell unnið ötullega að framgangi og kynningu safnsins og eflt tengsl þess við almenning og sveitarstjórnarfólk á Austurlandi. Jafnframt óska fulltrúar og stjórn honum velfarnaðar á nýjum vettvangi.

b) Forstöðumaður greindi frá því að bæjaryfirvöld Fljótsdalshéraðs muni bjóða til næsta aðalfundar Héraðsskjalasafnsins á Fljótsdalshéraði að ári. Var því boði vel tekið.

Fundarmenn þáðu kaffiveitingar í boði Vopnafjarðahrepps.

Fundargerð lesin.
Fundi slitið kl. 16:45.

Sigríður Bragadóttir [sign]
Ólafur Valgeirsson [sign]
Ragnhildur Rós Indriðadóttir [sign]
Páll Sigvaldason [sign]
Sigmar Ingason [sign]
Gunnlaugur Sverrisson [sign]
Vilhjálmur Jónsson [sign]
Pétur Sörensson [sign]
Hrafnkell Lárusson [sign]