Aðalfundur 9.10. 2003
Aðalfundur fulltrúaráðs Héraðsskjalasafns Austfirðinga haldinn í Kaupvangi Vopnafirði 9. okt 2003.
Formaður stjórnar Björn Aðalsteinsson setti fundinn. Bar hann upp tillögu um Ólaf Valgeirsson sem fundarstjóra og Magnús Stefánsson sem fundarritara. Var tillagan samþykkt.
Fundarstjóri sagði sögu Kaupvangs í stuttu máli – síðan var gengið til dagskrár samkvæmt 5. gr. stofnsamnings um venjuleg aðalfundarstörf.
1. a) Skýrsla stjórnar
b) Afgreiðsla ársreiknings 2002
c) Afgreiðsla fjárhagsáætlunar 2004
d) Kjör stjórnar og varastjórnar
e) Kjör tveggja fulltrúa í stjórn Bókasafns Halldórs Ásgrímssonar og Önnu Guðnýjar Guðmundsdóttur
f) Kjör tveggja skoðunarmanna
2. Drög að starfsreglum Rekstrarfélags Laufskóga 1
3. Önnur mál
Hrafnkell minntist Skúla Magnússonar stjórnarmanns héraðsskjalasafnsins en hann lést þann 8. maí síðastliðinn. Hrafnkell gat þess að Magnús Stefánsson er nú fulltrúi Austurbyggðar.
Hrafnkell A. Jónsson héraðsskjalavörður gerði grein fyrir mætingu á fundinn. Fulltrúar frá tíu sveitarfélögum voru mættir – alls 34 atkvæði af 39 – eða 87% atkvæða. Björn formaður hafði umboð til að fara með atkvæði Fjarðabyggðar á fundinum. Fundarmenn samþykktu lögmæti fundarins.
1. mál
a) Hrafnkell flutti ársskýrsluna en hún lá frammi á fundinum – vísast til hennar.
b) Hrafnkell las einnig og skýrði ársreikning 2002. KPMG – Endurskoðun hf. gerði reikninginn. Rekstrartekjur voru kr. 11.597.867. Rekstrargjöld voru kr. 10.981.693. Rekstrarhagnaður fyrir fjármunatekjur og fjármagnsgjöld kr. 616.174.
c) Hrafnkell gerði grein fyrir því að stjórn hefði gengið frá áætluninni á fundi sínum 26. ágúst. Síðan þurfti að lækka áætlunina vegna óska frá Austur-Héraði. Það verk vann héraðsskjalavörður. Gert er ráð fyrir að árgjöld aðildarsveitarfélaga verði kr. 11.000.000. Tekjur umfram gjöld eru áætlaðar kr. 117.910.
Umræður um ársskýrslu, ársreikning 2002 og fjárhagsáætlun 2004.
Gunnar Guttormsson þakkaði stjórn og héraðsskjalaverði. Hann taldi fjármálin í góðu lagi. Hann minnti á nauðsyn þess að hugað sé að viðhaldi hússins.
Víkingur Gíslason spurði um hitakostnað í húsinu. Hrafnkell upplýsti að safnið greiddi um 32% af hitakostnaði í húsinu.
Ólafur Eggertsson lýsti ánægju sinni með það að ungt fólk skuli sækja safnið. Hann sagði nauðsynlegt að eigendur safnahússins ynnu saman að því að ljúka byggingunni.
Magnús Stefánsson sagði æskilegt að ljúka við byggingu safnahússins áður en nýtt menningarhús fyrir sviðslistir verði reist á Héraði. Undir þetta tóku Þórhallur Borgarsson og Gunnar Guttormsson.
Hrafnkell sagði að sveitarfélögin hefðu yfirleitt staðið í skilum og samstarf við þau væri gott. Hann sagðist hafa áhuga fyrir því að veita fólki aðgang að safninu í þeim tilgangi að auðvelda því framhaldsnám. Einn háskólanemi er með aðstöðu í safninu í vetur.
Rætt var um bókakost bókasafnsins – til athugunar er hvernig hægt er að gera hann aðgengilegri almenningi.
Ársreikningur 2002 var borinn undir atkvæði og samþykktur einróma og fjárhagsáætlun 2004 einnig.
d) Í aðalstjórn voru kjörin:
Björn Aðalsteinsson, Smári Geirsson, Magnús Stefánsson, Jarþrúður Ólafsdóttir, Þórhallur Borgarsson.
Varamenn:
Ólafur Eggertsson, Ólafur Valgeirsson.
e) Kjörin í stjórn Bókasafns Halldórs Ásgrímssonar og Önnu Guðnýjar Guðmundsdóttur.
Aðalmenn:
Magnús Þorsteinsson, Arndís Þorvaldsdóttir.
Til vara:
Kristín Rögnvaldsdóttir.
f) Kjörnir skoðunarmenn:
Sigurjón Jónasson, Ómar Bogason.
Endurskoðandi verður KPMG.
2. mál
Drög að starfsreglum Rekstrarfélags Laufskóga 1
Hrafnkell las drögin. Bjarni Björgvinsson lögfræðingur samdi drögin. Þau lágu fyrir ljósrituð á fundinum. Hrafnkell lagði til að fulltrúaráðið samþykkti drögin fyrir sitt leyti. Ólafur ræddi drögin. Björn Aðalsteinsson upplýsti að stjórnin hefði samþykkt drögin á fundi sínum þann 26. ágúst. Drögin voru borin undir atkvæði og samþykkt einróma.
3. Önnur mál
Hrafnkell þakkaði móttökur og góðar kaffiveitingar sem voru í boði Vopnafjarðarhrepps.
Fundarstjóri þakkaði fulltrúaráði fundarsetuna og sleit fundi.
Ólafur Valgeirsson fundarstjóri [sign]
Magnús Stefánsson fundarritari [sign]