Aðalfundur 6.12. 2007

Aðalfundur fulltrúaráðs Héraðsskjalasafnsins var haldinn í Vinaminni Borgarfirði eystra þann 6. des. 2007, kl. 14.35.

1. Mættir voru: Björn Aðalsteinsson, Magnús Stefánsson, Hrafnkell Lárusson,
Ólafur Eggertsson, Ólafur Hr. Sigurðsson, Páll Baldursson, Sigmar Ingason, Sævar Sigbjarnarson.

2. Dagskrá
Formaður, B.A., setti fundinn, bauð alla velkomna og skipaði starfsmenn:
Fundarstjóri Sævar Sigbjarnarson og fundarritari Ólafur Eggertsson.

3. Skýrsla stjórnar:
Varaformaður Magnús Stefánsson flutti skýrsluna. Fram kom að gestum safnsins fjölgar nokkuð, en áhugi er á frekari kynningu safnsins, m.a. á meðal Menntaskólanema.
Breytingar á stjórn og fulltrúaráði urðu verulegar á árinu. Fækkaði þar úr 12 í 8 manns.

Framan af ári voru stöðugildi 1,75. Hrafnkell A. Jónsson , forstöðumaður, og Arndís Þorvaldsdóttir. Þá var Guðgeir Ingvarsson lausráðinn til ýmissa sérverkefna með styrk frá Atvinnuleysistryggingasjóði.
Hann var síðan fastráðinn í 75 % starf í nóvember. Héraðsskjalasafnið gerði í lok ágúst samning við Fjarðabyggð um skráningu skjala þeirra sveitarfélaga sem þar sameinuðust.

Hrafnkell fór að kenna veikinda sumarið 2006. Veikindin ágerðust og hann gekkst undir uppskurð um miðjan september vegna höfuðæxlis sem reyndist vera illkynja. Hann dvaldi á sjúkrahúsi það sem eftir lifði árs.

Arndís og Guðgeir sáu um rekstur safnsins í veikindum forstöðumanns. Meiri háttar ákvarðanir í fjármálum voru þó í höndum stjórnar. Eins og kemur fram í reikningi 2006 fór rekstur safnsins rúm 1400 þúsund fram úr áætlun. Mun aukin launakostnaður hafa vegið þar þyngst.

Í Safnahúsinu er lögð áhersla á lifandi starf og var Héraðsskjalasafnið þátttakandi í ýmsum árvissum verkefnum ásamt söfnunum sem í húsinu starfa. Safnið gaf út jólakort sem jafnan hin síðari ár.

Ljósmyndasafn: Nefna má að í anddyri var komið upp sýningunni: Brot úr sögu bílaaldar. Hér var um að ræða lokaverkefni Arndísar Þorvaldsdóttur og naut það styrkja frá nokkrum austfirskum fyrirtækjum.

Lokaorð: Árið 2006 var að mörgu leyti erfitt hjá Héraðsskjalasafninu. Framan af ári var mikið líf og fjör í húsinu vegna uppsetningar nýrrar sýningar hjá Minjasafninu og gerði það vinnustaðinn óneitanlega líflegri þó það hefði auðvitað í för með sér ónæði. Veikindi Hrafnkels voru hins vegar erfiður biti að kyngja og sárt að sjá á bak góðum húsbónda og fræðimanni, því fljótlega var ljóst að hann mundi ekki eiga afturkvæmt til starfa. Við starfsmennirnir reyndum að halda sjó og lögðum okkur fram um að halda öllu í svipuðu horfi. Vona ég að það hafi tekist.
Þessi lokaorð skýrslunar eru orðrétt frá Arndísi Þorvaldsdóttur komin.
Fundurinn þakkar þeim Arndísi og Guðgeir góða vinnu þeirra á efiðum tíma safnsins.

4. Ársreikningur 2006.
Rekstrarreikningur ársins 2006.
Samtals tekjur 13.899 þús. gjöld 15.149 þús.
Vaxtaliðir (176 þús) Tap ársins 1.471.791.

Efnahagsreikningur.
Fasteignir 37.237 þús. Veltufjárm. 1.977 þús.
Samtals eignir: 39.214.667 kr.

Eigið fé og skuldir.
Annað eigið fé 28.080 þús. Skuldbindingar 8.351 þús.
Langtímaskuldirbindingar 1.460 þús. Skammtímask. 1.315 þús.

Liðir 3 og 4 voru til umræðu:
Fram komu nokkrar fyrirspurnir sem og þakkir til starfsmanna og stjórnar að liðnu erfiðu ári. Spurt um lífeyrisskuldbindingar, tölvusamning, bókasafnið ofl.

Að loknum umræðum og skoðanaskiptum var ársreikningur 2006 samþykktur með öllum atkvæðum.

5. Fjárhagsáætlun 2008.
Hún var kynnt svo sem hún hafði verið send út. Áætlunin var samþykkt samhljóða og einróma með minni háttar breytingu sem formanni er falið að vinna.

6. Stjórnarkjör:
A. Tillaga kom fram og var samþykkt samhljóða að til n.k. aðalfundar fulltrúaráðsins skipi núverandi stjórn og varastjórn.

B. Í stjórn Bókasafns Halldórs og Önnu Guðnýjar voru kjörin Arndís Þorvaldsdóttir og Magnús Þorsteinsson.

Endurskoðendur: KPMG áfram.
Skoðunarmenn: áfram þeir sömu, Sigurjón Jónasson og Ómar Bogason.

7. Önnur mál.
Samkvæmt ákvörðun stjónarfundar 13. okt. sl. var stofnsamningi breytt á þá lund að nafn Langanesbyggðar var máð úr stofnsamningi Héraðsskjalasafnsins. Nýverið var haldinn fundur á Egilsstöðum um samstarf safnastofnana á Austurlandi. Málefni fundarins kynnt og stjórninni falið að fylgjast með framvindu mála.

8. Fundarlok.
Fundarmenn báru fram sérstakir þakkir til formanns og heimamanna á Borgarfirði eystra fyrir móttökurnar.

Fundargerð var lesin og samþykkt. Fundi slitið kl 17.30.

Sævar Sigbjarnarson
Ólafur Eggertsson
Sigmar Ingason
Páll Baldursson
Björn Aðalsteinsson
Magnús Stefánsson
Ólafur Hr. Sigurðsson
Hrafnkell Lárusson