Aðalfundur 30.11. 2006

Aðalfundur fulltrúaráðs Héraðsskjalasafns Austfirðinga haldinn á Hótel Héraði 30. nóvember 2006.

Mættir eru: Björn Aðalsteinsson, Hrafnkell A. Jónsson, Magnús Stefánsson, Ólafur Eggertsson, Ólafur Valgeirsson, Sigmar Ingason, Sævar Sigbjarnarson, Vilhjálmur Jónsson, Þórhallur Borgarsson.

Björn Aðalsteins setti fundinn, bauð hann Hrafnkel A. Jónsson og nýkjörna fulltrúa sérstaklega velkomna og skipaði Þórhall Borgarsson fundarstjóra og Arndísi Þorvaldsdóttur fundarritara.
Gengið var til fundar samkv. 5. gr. stofnsamnings um venjuleg aðalfundarstörf og að tillögu fundarstjóra var 1. og 2. liður dagskrár tekin fyrir saman.

Dagskrá var eftirfarandi:

1. Venjuleg aðalfundarstörf
a. Skýrsla stjórnar
b. Afgreiðsla ársreiknings
c. Afgreiðsla fjárhagsáætlunar
d. Kjör stjórnar og varastjórnar
e. Kjör tveggja fulltrúa í stjórn Bókasafns Halldórs Ásgrímssonar og Önnu Guðnýjar Guðmundsdóttur
f. Kjör endurskoðenda.
2. Endurskoðun stofnsamnings
3. Önnur mál.

Liðir 1 a og b. Afgreiðsla skýrslu og ársreiknings:
Björn Aðalsteinsson fór yfir skýrslu og skýrði reikninga. Nokkrar umræður urðu um ársreikninginn. Ólafur Valgeirsson gerði fyrirspurn vegna fasteignagjalda sem ekki var gert ráð fyrir í fjárhagsáætlun. Björn og Magnús sögðu málið vera í athugun og ekki alveg ljóst hvort hér væri um mistök eða eldri skuld að ræða. Sævar spurði út í kostnað við bókhald og tölvuþjónustu. Björn taldi bókhaldskosnað vera eðlilegan miðað við umfang. Nokkrar umræður urðu um þjónustu Tölvusmiðjunnar og sagði Hrafnkell frá óförum sínum en illa hefur gengið að heimta gögn sem ekki hafa fundist eftir að tölva hans hrundi þrátt fyrir að þau hafi verið hýst hjá Tölvusmiðjunni. Urðu nokkrar umræður um málið og töldu þeir Ólafur Valgeirsson og Ólafur Eggertsson rétt að þetta mál yrði kannað betur af stjórn og tóku fundarmenn undir það. Hrafnkell fór síðan í stuttu máli yfir forsendur fjárhagsáætlunar. Fleira var ekki rætt. Ársreikningur borin undir atkvæði. Björn Aðalsteinsson lagði fram umboð frá Páli Baldurssyni, fulltrúa Breiðdalshrepps, þar sem hann felur honum að fara með atkvæði sitt. Ársreikningur samþykktur einróma.

1 c. Afgreiðsla fjárhagsáætlunar.
Björn Aðalsteinsson kynnti áætlunina, en 45% hækkun er samanlagt á greiðslu sveitarfélaganna frá árseikningi 2005. Hækkunin er að mestu leyti tilkomin vegna áforma um að bæta við starfsmanni í 75 % starf. Hafa þeir Björn og Magnús verið í sambandi við sveitarsjórnarmenn og kynnt þeim forsendur áætlunarinnar sem hefur verið tekið á jákvæðan hátt, þó með þeim formerkjum að halda þurfi vel utan um fjárhaginn í framtíðinni.
Að lokinni kynningu var fjárhagsáætlunin borin undir atkvæði og samþykkt einróma.

1 d. Kjör stjórnar og varastjórnar.
Þessir voru tilnefndir:
Aðalmenn: Sævar Sigbjarnarson, Magnús Stefánsson, Ólafur Eggertsson, Ólafur Valgeirsson, Björn Aðalsteinsson.
Varamenn: Sigmar Ingason, Ólafur Sigurðsson.

Aðrar tilnefningar komu ekki.
Tilnefndir fulltrúar í stjórn og varastjórn eru kjörnir einróma.

1 e. Kjör tveggja fulltrúa í stjórn Bókasafns Halldórs Ágrímssonar og Önnu Guðnýjar Guðmundsdóttur.
Tilnefnd eru Arndís Þorvaldsdóttir og Magnús Þorsteinsson.
Samþykkt einróma.

1 f. Kjör félagskjörinna endurskoðenda:
Tilnefndir eru: Sigurjón Jónasson og Ómar Bogason.
Samþykkt samhljóða.
Fundurinn samþykkir að KPMG sjái áfram um endurskoðun.

2. Endurskoðun stofnsamnings.
Að beiðni stjórnar hafa Björn Aðalsteinsson og Magnús Stefánsson farið yfir stofnsamninginn og gert á honum breytingar vegna sameiningar sveitarfélaga.
Sævar gerir athugasemdir við inngang að samningi eftir nokkrar umræður er ákveðið að hafa hann óbreyttan og er samningurinn borinn undir atkvæði og samþykktur
samhljóða. Mjög góð mæting var á fundinum 97,56 % af atkvæðavægi.

Önnur mál.
Húsnæðismál safnsins og horfur á að haldið verði áfram byggingu safnahússins voru lítillega rædd. Björn þakkaði fráfarandi fulltrúum þeim, Báru Mjöll Jónsdóttur, Þórhalli Borgarsyni og Smára Geirssyni vel unnin störf og fundarmönnum komuna.

Fleira ekki tekið fyrir og fundi slitið. 

Arndís Þorvaldsdóttir, fundarritari.