Fundargerð aðalfundar 1999. 19. mars 2000

Aðalfundur Fulltrúaráðs Héraðsskjalasafns Austfirðinga , 2. nóvember 1999 haldinn í húsi verkamannafélagsins Árvakurs Eskifirði og hófst kl. 13:30.

Fundarstjóri var tilnefndur Ásbjörn Guðjónsson og fundarritari Sigrún Benediktsdóttir.

Dagskrá:
1. Venjuleg aðalfundarstörf.
Skýrsla stjórnar.
Afgreiðsla ársreikninga
Afgreiðsla fjárhagsáætlunar
Kjör stjórnar og varastjórnar
Kjör tveggja fulltrúa í stjórn Bókasafns Halldórs og Önnu Guðnýjar
Kjör endurskoðenda.

2. Tillaga að "Stofnsamningi".
3. Merki fyrir Héraðsskjalasafn Austfirðinga
4. Önnur mál.

Þessir sátu fundinn:
Gunnar Guttormsson Norður-Héraði
Sigrún Benediktsdóttir Fljótsdalshreppi
Finnur Karlsson Austur-Héraði
Björn Aðalsteinsson Borgarfjarðarhreppi
Jóhann Grétar Einarsson Seyðisfirði
Magnús Stefánsson Búðahreppi
Ásbjörn Guðjónsson Fjarðabyggð
Friðmar Gunnarsson Fáskrúðsfjarðarhreppi
Sigurlaug Bergvinsdóttir Fellahreppi
Ómar Bogason Djúpavogshreppi
Rúnar Björgvinsson Breiðdalshreppi.

Mættir voru því 11 af 15 fulltrúum sem rétt áttu á að sitja fundinn, fulltrúar sem mættu fóru með atkvæði fyrir 83% í fulltrúaráði. Fundurinn var því lögmætur.

Þá sátu fundinn Hrafnkell A. Jónsson forstöðumaður Héraðsskjalasafns Austfirðinga, Þorvaldur Jóhannsson framkvæmdastjóri Sambands sveitarfélaga í Austurlandskjördæmi og Hilmar Bjarnason fyrrverandi formaður Byggðasögunefndar Eskifjarðar og forstöðumaður Ljósmyndasafns Eskifjarðar.

1.a. Hrafnkell Jónsson flutti skýrslu um starfsemi s.l. árs. Hann vék að starfsmannahaldi, húsnæðismálum og gjöfum til safnsins. Samstarf er með starfsmönnum Héraðsskjalasafns og öðru starfsfólki í Safnahúsi , svo sem um opið hús og fleira til þess að auka áhugavert starf í húsinu. Þá var getið nokkurra gjafa (afhendinga) sem bárust til Skjalasafnsins á síðasta ári..

Fundarstjóri leitaði samþykkis á að skýrsla stjórnar og Ársreikningar yrðu teknir til umræðu saman, það var samþykkt.

1.b. Ársreikningur fyrir árið 1998.
Hrafnkell skýrði reikninga ársins 1998. Fylgja reikningarnir með útsendum gögnum til fulltrúa.

Rekstrarreikningur:
Niðurstöðutölur tekna kr. 10.250.996,-
Niðurstöðutölur gjalda kr. 7.251.199,-
Byggingarframlag til Safnahúss kr. 3.500.000,-
Gjöld umfram tekjur kr. 473.483,-

Efnahagsreikningur:
Niðurstöðutölur kr. 5.183.414,-

Fundarstjóri gaf orðið laust um skýrslu stjórnar og reikninga. Enginn gerði athugasemd við þá og voru þeir bornir upp og samþykktir.

1.c. Fjárhagsáætlun árið 2000.
Hrafnkell skýrði fjárhagsáætlunina. Forsendur fjárhagsáætlunarinnar eru með fundargögnum fulltrúa.
Rekstrartekjur: Kr. 9.940.500,-
Rekstrargjöld: Kr. 8.014.229,-
Gjaldfærð fjárfesting: Kr. 3.00.000,-
Gjöld umfram tekjur: Kr. 1.248.729,-
Samþykkt lántaka: Kr. 2.000.000,-
Efnahagsreikningur: Niðurstöðutala. Kr. 6.433.143,-

Varðandi launamál starfsmanna er stuðst við launasamning Launanefndar sveitarfélaga f.h. Héraðsnefndar Árnessýslu sem gerður var vegna forstöðumanna safna í sýslunni.

Rekstur húsnæðis. Hrafnkell telur að ekki verði komist hjá því að mála Safnahúsið árið 2001. Varðandi Ljósmyndasafn þá taldi Hrafnkell æskilegt að horft yrði til þess að safnið eignaðist ljósmyndaskanna, þar sem kostnaðarsamt er að kaupa þá þjónustu.

Varðandi viðgerð á Guðbrandsbiblíu þá er sá liður greiddur af Þjóðskjalasafni. Kostnaður vegna bókbands er þó kr. 120.000,- fyrir Héraðsskjalasafnið.

Orðið var gefið laust um fjárhagsáætlun.

Gunnar Guttormsson spurði um skuld við bókasafn Halldórs og Önnu, að upphæð kr. 592.543,-. Hrafnkell skýrði frá því að mat Árna Halldórssonar á framlagi til safnsins (bókasafnins) væri,að því ætti eingöngu að verja til bókakaupa. Skuld þessi er umsamin og orðin gömul..

Þá kom til umræðu væntanleg kaup á skjalaskápum. Taldi Hrafnkell þá gegna því hlutverki að nýting á geymslu yrði mun betri , auk þess eru skáparnir lokaðir og eru því vörn gegn reyk og vatni verði óhöpp í geymslunni.

Fundarstjóri gerði tillögu um að kosin yrði 3. manna uppstillingarnefnd og að afgreiðslu fjárhagsáætlunar og kjöri stjórnar yrði frestað þar til lokið væri afgreiðslu á lið 2 í dagskrá "tillaga að nýjum stofnsamningi." Tillaga fundarstjóra var samþykkt. Fram kom tillaga um að í uppstillingarnefnd yrðu: Ásbjörn Guðjónsson, Rúnar Björgvinsson og Björn Aðalsteinsson. Samþykkt samhljóða.

3. Tillaga að nýjum Stofnsamningi.
Hrafnkell skýrði tillögu stjórnar að nýjum stofnsamningi og greindi frá athugasemdum sem borist hafa frá aðildarsveitarfélögum.

Hilmar Bjarnason kvaddi sér hljóðs og skýrði frá starfi sínu hjá Byggðasögunefnd Eskifjarðar, þá aðallega við ljósmyndasafn og bókasafn, að mestu gjafir frá Einari Braga og bækur frá eyðibýlum í Eskifirði. Hilmar óskar eftir sem bestri samvinnu við Héraðsskjalasafnið en telur best að þetta safn, (Ljósmyndasafn og hreppsskjöl á Eskifirði) séu á heimaslóðum.

Fyrirspurn frá Birni Aðalsteinssyni á greiðslum frá sveitarfélögum til safnsins. Björn gerði viðaukatillögu við 4 málsgr. 10. greinar samnings og verði málsgreinin svohljóðandi eftir breytinguna. "Árleg framlög sveitarfélaga skulu greiðast mánaðarlega með tólf jöfnum afborgunum í síðasta lagi 15. dag hvers mánaðar, þó er framkvæmdastjóra heimilt að semja við sveitarfélög um aðra tilhögun á greiðslu á framlagi komi fram ósk um það."

Stofnsamningurinn með viðaukatillögu Björns Aðalsteinssonar var samþykktur samhljóða.

Gefið var kaffihlé.

Eftir kaffihlé bar fundarstjóri upp fjárhagsáætlun fyrir árið 2000 og var hún samþykkt samhljóða.

Hrafnkell Jónsson tók til máls og bauð Hilmar Bjarnason velkominn á fundinn, taldi hann samstarf við söfn á fjörðum vera í góðu formi og nauðsynlega..

Rúnar Björgvinsson gerði grein fyrir tillögu uppstillingarnefndar. svohljóðandi.

Stjórn:
Finnur Karlsson Austur-Héraði
Smári Geirsson Fjarðabyggð
Jóhann Grétar Einarsson Seyðisfirði
Björn Aðalsteinsson Borgarfirði
Ómar Bogason Djúpavogi
Varamenn:
Emil Sigurjónsson Vopnafirði
Magnús Stefánsson Fáskrúðsfirði
Endurskoðendur:
Sigurjón Jónasson Austur-Héraði
Guðlaugur Sæbjörnsson Fellahreppi
Stjórn Bókasafns Halldórs og Önnu
Magnús Þorsteinsson Borgarfirði
Arndís Þorvaldsdóttir Austur-Héraði
Varamaður:
Kristín Rögnvaldsdóttir Fellahreppi.

3. Merki Héraðsskjalsafnsins.

Lögð var fram tillaga að merki Héraðsskjalasafnsins, það er unnið af Pétri Sörenssyni. Merkið er mynd af gömlu innsigli frá Skriðuklaustri ásamt nafni safnsins. Samþykkti fundurinn að þetta merki verði notað.

4. Önnur mál.

Þorvaldur Jóhannsson tók til máls. Taldi hann safnamál hér í góðum farvegi og sátt.

Fleira ekki tekið fyrir. Fundi slitið kl. 16:00.

Sigrún Benediktsdóttir fundarritari.