Fundargerð aðalfundar 1998. 11. ágúst 1999

Aðalfundur fulltrúaráðs Héraðsskjalasafns Austfirðinga var haldinn á Hótel Héraði miðvikudaginn 14. október 1998, kl. 14:15. Mættir voru fulltrúar eftirtalinna eigenda.

N.E.R. Ásbjörn Guðjónsson

Búðahreppur. Magnús Stefánsson
Breiðdalshreppur. Rúnar Björgvinsson
Fellahreppur. Brynjólfur Bergsteinsson
Seyðisfjörður. Jóhann Grétar Einarsson
Fáskrúðsfjarðarhreppur. Sigmar Magnússon
Norður-Hérað. Gunnar Guttormsson
Djúpavogshreppur. Ómar Bogason
Austur-Hérað. Finnur N. Karlsson

Auk þess sátu fundinn Hrafnkell A. Jónsson safnstjóri, Arndís Þorvaldsdóttir starfsmaður safnsins, Örn Þórðarson starfsmaður Atvinnuþróunarfélags Austurlands, Þorvaldur Jóhannsson framkvæmdastjóri SSA og Sigurjón Bjarnason ritari stjórnar Héraðsskjalasafns Austfirðinga.

Fundarstjóri var kosinn Þorvaldur Jóhannsson og fundarritari Sigurjón Bjarnason.

1. Skýrsla stjórnar.
Finnur Karlsson kynnti skýrslu stjórnar sem lá í ljósriti fyrir fundinum. Hrafnkell A. Jónsson safnstjóri kvaddi sér hljóðs og kynnti ársskýrslu safnsins sem send hafði verið út með fundarboði. Kemur þar fram yfirlit yfir afhendingar skjala til safnsins, hverjir starfa við safnið og tengsl þess við aðrar slíkar stofnanir s. s. Þjóðskjalasafn Íslands. Í máli sínu benti Hrafnkell á nýsett upplýsingalög og hvaða skyldur þau leggja á herðar sveitarfélaga.
Hrafnkell nefndi sérstaklega bókasafn Önnu Guðnýjar Guðmundsdóttur og Halldórs Ásgrímssonar en rekstur þess hefur farið nokkuð fram úr kostnaðaráætlun, aðallega vegna tölvuskráningar bókasafns.
Hrafnkell vék að húsnæðismálum, fyrirhuguðum fjárfestingum, samstarfi eigenda og nauðsyn þess að halda áfram byggingu safnahúss.
Vegna stórfelldra breytinga taldi Hrafnkell nauðsynlegt að huga að endurskoðun á stofnsamningi fyrir safnið. Fleiri kvöddu sér ekki hljóðs um skýrslu safns og stjórnar.

2. Ársreikningur 1997.
Hrafnkell kynnti ársreikninginn sem sýndi lækkun á hreinu veltufé skv. fjármagnsyfirliti að fjárhæð 1.520.609,-kr.
Samkvæmt efnahagsreikningi var eigið fé stofnunarinnar 33.521.627,-kr. og peningaleg staða jákvæð um 160.584,-kr. Hrafnkell skýrði helstu frávik frá fjárhagsáætlun. Á fundinn mætti Sigurborg K. Hannesdóttir.

Ársreikningurinn var samþykktur samhljóða.

3.Fjárhagsáætlun 1999.
Hrafnkell kynnti áætlunina sem hafði verið send út með fundargögnum. Umræður urðu um nauðsyn þess að ráða bót á húsnæðismálum, þar sem þröngt er orðið um safnið og ekki er gott að geyma menningarverðmæti í hinni hálfbyggðu álmu II vegna leka.

Fjárhagsáætlunin var síðan samþykkt samhljóða.

4. Kjör stjórnar og varastjórnar.
Í aðalstjórn voru kjörnir:
Finnur Karlsson Norður-Héraði.
Smári Geirsson Sv.fél. 7300
Björn Aðalsteinsson Borgarfjarðarhreppi
Ómar Bogason Djúpavogshreppi
Jóhann Grétar Einarsson Seyðisfirði
Til vara:
Emil Sigurjónsson Vopnafjarðarhreppi
Agnes Helgadóttir Fljótsdalshreppi
Skoðunarmenn reikninga voru kosnir:
Sigurjón Jónasson Austur-Héraði
Guðlaugur Sæbjörnsson Fellahreppi

Eftirtaldir voru kosin í stjórn Bókasafns Halldórs Ásgrímssonar og Önnu Guðnýjar Guðmundsdóttur:
Magnús Þorsteinsson Borgarfirði
Arndís Þorvaldsdóttir Austur-Héraði
Til vara:
Kristín Rögnvaldsdóttir Fellahreppi

5. Tillögur.
5.1. Merki safnsins.
Fyrir fundinum lá tillaga um nýtt merki safnsins, lögð fram af safnstjóra. Samþykkt var að vísa hugmyndinni til stjórnar til frekari úrvinnslu eða ákvörðunar.
5.2. Eftirfarandi tillaga lá fyrir fundinum.
" Aðalfundur fulltrúarráðs Héraðsskjalasafns Austfirðinga hvetur sveitarstjórnir á svæði safnsins að uppfylla ákvæði laga um skilaskyldu gagna til safnsins, jafnframt minnir fundurinn á ákvæði upplýsingalaga , 22. gr. um um færslu bréfadagbóka og kerfisbundna skráningu gagna, sem til sveitarfélaganna berast."
Samþykkt samhljóða.
5.3.Endurskoðun stofnsamnings.
Eftirfarandi tillaga var lögð fyrir fundinn og samþykkt.
"Aðalfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga haldinn á Egilsstöðum miðvikudaginn 14. október 1998, felur stjórn og safnstjóra að endurskoða stofnsamning um Héraðsskjalasafn Austfirðinga með tilliti til breyttrar skipunar sveitarfélaga á svæðinu. Að því skal búnu skal stefnt að leggja endurskoðaðan stofnsamning fyrir aðildarsveitarfélög og fulltrúaráðsfund á fyrri hluta næsta árs.

6. Erindi.
Sigurborg Kr. Hannesdóttir flutti erindi um "markaðssetningu menningarverðmæta". Lýsti Sigurborg þeirri þróun sem átt hefur sér stað á síðustu árum. Eins ræddi hún ýmsa möguleika sem ætti að vera hægt að nýta sér á næstu árum.
Örn Þórðarson atvinnuþróunarfulltrúi fjallaði um sama efni í víðara samhengi, meðal annars um hlutverk safna, hvernig menningarverðmæti verða verðmæti, tengsl ferðamenningar og almennrar menningar, kynningarmál og sölumennsku.
Hrafnkell skýrði í fáum orðum ástæður þess að þessi erindi væru flutt á fundinum.

7. Önnur mál.
Engin.

8. Fundarslit.
Hrafnkell A. Jónsson þakkaði fundarstjóra og fundarritara vel unnin störf, fundarmönnum fyrir komun og sagði fundi slitið.

Sigurjón Bjarnason fundarritari