Stjórnarfundur 12.11.2019

Stjórnarfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga 12. nóvember 2019

Fundurinn var símafundur og hófst hann kl. 16:30.
Mætt voru: Anna Margrét Birgisdóttir, Helgi Bragason, Þorbjörg Sandholt og Bára Stefánsdóttir.
Anna stjórnaði fundi og Bára ritaði fundargerð.

Dagskrá:

1. Fjárhagsáætlun og rekstrarframlög 2020
Fyrir fundinum lá ný útgáfa af fjárhagsáætlun með lægri rekstrarframlögum en komu fram í áætlunum sem voru sendar til aðildarsveitarfélaga 19. júní s.l. Tekið er tilliti til bréfs frá Fjarðabyggð dags. 24.10.2019 þar sem segir meðal annars að safnanefnd og menningar- og nýsköpunarnefnd séu sammála um að framlag til Héraðsskjalasafns verði með sama hætti og 2019. „Þar sem unnið er að framtíðarsýn fyrir skjalavörslu í sveitarfélaginu er því ekki fallist á að veitt verði aukið framlag til ráðningar á starfsmanni á árinu 2020.“
Stjórn samþykkir framlagðar áætlanir og felur Báru að senda skjölin til sveitar- og bæjarstjórna. Óskað verði eftir staðfestingu á hægt verði að leggja skjölin fyrir aðalfund til staðfestingar. Fljótsdalshreppur samþykkti eldri áætlunina í júlí og fær tilkynningu um breytinguna.

2. Ársskýrsla 2018
Lögð fram til kynningar.
Verður send til sveitarfélaga með öðrum aðalfundargöngum.

3. Aðalfundur 2019
Aðalfundur byggðasamlagsins verður 29. nóvember.
Fundargögn og beiðni um tilnefndingu aðalfundarfulltrúa verða send út þegar sveitarfélögin hafa svarað erindi í lið 1.

4. Stofnsamningur
Farið yfir núverandi stofnsamning sem er frá 1. desember 2018.
Ákveðið að endurskoða samninginn á næsta ári í tengslum við sameiningar sveitarfélaga. Báru falið að kanna hvort heimilt sé að bjóða uppá fjarfund á aðalfundi byggðasamlagsins þar sem það kemur ekki fram í stofnsamningnum.

5. Önnur mál
Bára er að vinna að starfsáætlun Héraðsskjalasafns fyrir árin 2021-2023 sem er unnin í kjölfar eftirlitskönnunar og skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands um starfsemi safnsins. Á aðalfundinum verður farið yfir helstu athugasemdir Þjóðskjalasafns og hvernig bregðast þurfi við þeim.

Fleira var ekki tekið fyrir og fundi slitið kl. 17:45.

Anna Margrét Birgisdóttir [sign.]
Helgi Bragason [sign.]
Þorbjörg Sandholt [sign.]
Bára Stefánsdóttir [sign.]