Stjórnarfundur 25. október 2021

Fundur í stjórn Héraðsskjalasafns Austfirðinga

Haldinn á Teams 25. október 2021 kl. 16:30

Mætt voru: Anna M. Birgisdóttir, formaður, sem stýrði fundi, Gunnþórunn Ingólfsdóttir og Stefán Bogi Sveinsson, forstöðumaður, sem ritaði fundargerð.

Bjartur Aðalbjörnsson og Helgi H. Bragason boðuðu forföll.

1. Fundargerð síðasta fundar

SBS sendi út fundargerð síðasta stjórnarfundar skömmu fyrir fund. Ekki komu fram athugasemdir við fundargerðina og verður hún birt á heimasíðu safnsins.

2. Skýrsla forstöðumanns

SBS fór yfir minnisblað um ýmis atriði sem hafa verið ofarlega á baugi í starfi forstöðumanns undanfarna mánuði. Minnisblaðið fylgir fundargerðinni. Margt er að gerast á ýmsum vígstöðvum og fram kom í máli forstöðumanns að það sé mikið verk að setja sig inn í hina fjölþættu starfsemi. Undanfarna mánuði hafa samstarfsmál héraðsskjalasafnanna verið fyrirferðarmikil, til dæmis að skipuleggja og halda haustráðstefnu Félags héraðsskjalavarða á Íslandi, sem fram fór í Neskaupstað um síðustu mánaðamót. Einnig er talsvert um fyrirspurnir og verkefni sem tengjast skilaskyldum aðilum og ljóst að mikið verk er óunnið í fræðslu og ráðgjöf til þeirra. Þá stóð safnið meðal annars fyrir fjölsóttri málstofu um heimagrafreiti, í samstarfi við Þjóðkirkjusöfnuð á Héraði.

3. Fjárhagsáætlun 2022

SBS kynnti drög að fjárhagsáætlun, sem ekki eru tilbúin til afgreiðslu. Fór hann yfir ýmsa þætti varðandi reksturinn, framlög sveitarfélaga, aðrar tekjur og ýmsa þætti sem til skoðunar eru. Drög að fjárhagsáætlun verða áfram í vinnslu en gert er ráð fyrir að annar stjórnarfundur verði boðaður fljótlega til að staðfesta drög að fjárhagsáætlun.

4. Aðalfundur 2021

Rætt um komandi aðalfund, sem samkvæmt stofnasamningi skal boðaður með tveggja vikna fyrirvara og vera haldinn í nóvember. Þrátt fyrir það telur stjórn óhætt að stefna að því að fundurinn fari fram 3. desember í þetta sinn. Forstöðumanni falið að vinna að undirbúningi fundarins, en formlega ákvörðun um boðun hans verður tekin samhliða afgreiðslu stjórnar á fjárhagsáætlun.

GI stakk upp á því að á aðalfundi færi fram kynning á einstökum þáttum í starfsemi safnsins, og nefndi í því sambandi sérstaklega bókasafnið en ástæða væri til að að benda fulltrúum sveitarfélaga á aðalfundinum sérstaklega á hvernig það væri upp byggt og hver tilgangur þess væri. Hið sama gæti gilt um ýmsa aðra þætti í starfsemi safnsins sem gæti verið ástæða til að kynna sérstaklega síðar. Aðrir fundarmenn tóku undir þessa hugmynd.

5. Önnur mál

AMB vildi koma á framfæri ánægju sinni með að safnið væri að vekja athygli á starfsemi sinni á samfélagsmiðlum (Facebook og Instagram) og einnig með því að skipuleggja viðburði.

Fleira var ekki tekið fyrir.

Fundi slitið kl. 18:23.

Anna Margrét Birgisdóttir [sign.]
Gunnþórunn Ingólfsdóttir [sign.]
Stefán Bogi Sveinsson [sign.]