Stjórnarfundur 25. nóvember 2021

Fundur í stjórn Héraðsskjalasafns Austfirðinga

Haldinn á Teams 25. nóvember 2021 kl. 17:30

Mætt voru: Anna M. Birgisdóttir, formaður, sem stýrði fundi, Bjartur Aðalbjörnsson, Helgi H. Bragason og Stefán Bogi Sveinsson, forstöðumaður, sem ritaði fundargerð.

Gunnþórunn Ingólfsdóttir boðaði forföll.

1. Fundargerð síðasta fundar

Forstöðumaður sendi út fundargerð síðasta stjórnarfundar. Ekki komu fram athugasemdir við fundargerðina og var hún birt á heimasíðu safnsins.

2. Fjármál 2021

a) Forstöðumaður fór yfir nokkur atriði sem varða fjárhag safnsins og kynnti meðal annars áætlaðan kostnað við að kaupa nýja hýsingartölvu fyrir safnið, sem nauðsynlegt er til að geta uppfært skjalaskráningarkerfið FileMaker og til að takast á við fleira sem fyrirsjáanlegt er í starfsemi safnsins. Núverandi hýsingarvél er að auki mjög komin til ára sinna.

Stjórn samþykkir að fela forstöðumanni að kanna hvort sveitarfélögin sem að safninu standa eru reiðubúin að leggja til viðbótarfjármagn til að kaupa vélina á árinu, eða vilja gera ráð fyrir slíku á komandi ári.

b) Forstöðumaður kynnti hugmyndir um breytingu á fyrirkomulagi vefbirtinga á ljósmyndum og mynduðum skjalabókum. Er þá gert ráð fyrir að gera samning við Héraðsskjalasafn Árnesinga um afnot af tæknilausn sem þróuð hefur verið á þeirra vegum. Markmiðið er að draga úr fyrirsjáanlegum kostnaði, en verð á núverandi lausn mun hækka verulega á komandi ári.

Stjórn felur forstöðumanni umboð til að semja um nýja lausn vegna vefbirtinga á myndum og öðrum safnkosti sem til greina kemur að birta á vef.

c) Einnig kynnti forstöðumaður áætlað fjárstreymi, tekjur og gjöld, út yfirstandandi ár. Útlit er fyrir að fjárhagsstaða safnsins um áramót verði í mínus, nema til komi tekjur umfram það sem er á áætlun. SBS hefur unnið að því að afla verkefnafjár fyrir árslok en það er ekki staðfest að af því geti orðið.

Stjórn samþykkir að veita forstöðumanni heimild til að semja við viðskiptabanka um yfirdráttarheimild til að mæta tímabundnum fjárflæðisvanda, að fjárhæð allt að kr. 2.500.000.

3. Aðalfundur 2021

Stjórn samþykkir að aðalfundur safnsins fari fram föstudaginn 10. desember kl. 14:00 og verði hann haldinn á Teams. Á dagskrá, auk hefðbundinna aðalfundarstarfa verði tillögur að breytingum á stofnsamningi, í samræmi við ábendingar samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins (sjá lið 6 í þessari fundargerð), en unnið hefur verið að lagfæringum á stofnsamningum byggðasamlaga í landinu undanfarin misseri. Einnig verði starfsemi og stefnumörkun bókasafns Héraðsskjalasafnsins kynnt sérstaklega á fundinum.

Forstöðumanni er falið að senda sveitarfélögunum fundarboð með tveggja vikna fyrirvara, eins og stofnsamningur gerir ráð fyrir.

4. Fjárhagsáætlun 2022

Forstöðumaður kynnti drög að fjárhagsáætlun ársins 2022. Fór hann yfir ýmsa þætti varðandi reksturinn, framlög sveitarfélaga, aðrar tekjur og ýmsa þætti sem til skoðunar eru. Nokkrar breytingar eru gerðar á framsetningu áætlunarinnar. Þannig er gert ráð fyrir fjórum stöðugildum í áætluninni nú (þremur föstum og einu sem verkefnaráðið er í) og jafnframt gert ráð fyrir sértekjum sem standi undir hluta þeirra í stað þess að áður var aðeins áætlað í samræmi við grunnrekstrarframlag og látið ráðast hvort tekjur umfram áætlun réttlættu fleiri stöðugildi, sem hefur verið raunin mörg undanfarin ár. Þá eru nokkrar breytingar á því hvernig uppgjör sérstakra verkefna er sýnt í áætlun og gert er ráð fyrir breytingum á samningi um Ljósmyndasafns Austurlands sem forstöðumaður hefur unnið að (sjá lið 5 í þessari fundargerð).

Stjórn samþykkir að vísa fyrirliggjandi drögum að fjárhagsáætlun til aðalfundar til afgreiðslu.

5. Samningur um Ljósmyndasafn Austurlands

Forstöðumaður kynnti hugmyndir um breytt fyrirkomulag á fjármögnun Ljósmyndasafns Austurlands, sem ganga út á að gerður verið nýr samningur milli Héraðsskjalasafnsins annars vegar og sveitarfélaga á Austurlandi hins vegar um fjárframlög til safnsins til þessa verkefnis.

Stjórn samþykkir að fela forstöðumanni að vinna málið áfram og ræða við sveitarfélögin um hugsanlega aðkomu þeirra í samræmi við fyrirliggjandi hugmyndir.

6. Breytingar á stofnsamningi

Forstöðumaður fór yfir aðdraganda málsins og hverskonar breytingar um er að ræða.

Stjórn samþykkir að fela forstöðumanni að gera tillögu að breyttum stofnsamningi sem send verði sveitarfélögum með fundarboði fyrir komandi aðalfund og verði tekin til afgreiðslu þar.

7. Önnur mál

BA spurði um fyrirkomulag á uppgjöri fyrir stjórnarsetu. Fram kom að gert er upp fyrir árið í heild í lok desember.

Fleira var ekki tekið fyrir.

Fundi slitið kl. 19:03.

Anna Margrét Birgisdóttir [sign.]
Bjartur Aðalbjörnsson [sign.]
Helgi H. Bragason [sign.]
Stefán Bogi Sveinsson [sign.]