Aðalfundur 10. desember 2021
Aðalfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga bs. árið 2021
Haldinn gegnum fjarfundakerfið Teams föstudaginn 10. desember kl. 14:00.
Fulltrúar sveitarfélaga á fundinum voru:
Fjarðabyggð: Gunnar Jónsson (15 atkvæði)
Fljótsdalshreppur: Helgi Gíslason (1 atkvæði)
Múlaþing: Hrund Erla Guðmundsdóttir (15 atkvæði)
Vopnafjarðarhreppur: Sara Elísabet Svansdóttir (3 atkvæði)
Eftirtaldir stjórnarmenn sátu fundinn:
Anna Margrét Birgisdóttir, stjórnarformaður
Bjartur Aðalbjörnsson
Gunnþórunn Ingólfsdóttir
Helgi H. Bragason
Aðrir fundarmenn voru:
Stefán Bogi Sveinsson, forstöðumaður
Einar Már Sigurðarson, formaður stjórnar SSA
Sigurjón Bjarnason, formaður stjórnar Sögufélags Austurlands
Gengið var til dagskrár:
1) Setning
Formaður stjórnar setti fund og bauð fundarmenn velkomna. Gerði hún tillögu um að Einari Má Sigurðarsyni yrði falin fundarstjórn. Ekki komu fram aðrar tillögur og skoðast það samþykkt samhljóða. Tók hann við stjórn fundarins.
Fundarstjóri bar upp tillögu um Sigurjón Bjarnason sem fundarritara. Ekki komu fram aðrar tillögur og skoðast það því samþykkt samhljóða.
Því næst kallaði fundarstjóri eftir því hvort athugasemdir væru við lögmæti fundarins eða skipan fulltrúa og atkvæðisrétt þeirra. Engar athugasemdir komu fram og telst fundurinn því lögmætur.
2) Skýrsla stjórnar 2020
Formaður stjórnar flutti skýrslu um störf stjórnar árið 2019.
Forstöðumaður gerði grein fyrir ársskýrslu Héraðsskjalasafnsins 2020, sem fyrrverandi forstöðumaður vann að mestu. Fram kom að hún yrði endanlega frágengin, prentuð og send út til aðildarsveitarfélaga fyrir árslok.
3) Ársreikningar 2020 og endurskoðunarskýrsla
Forstöðumaður greindi frá helstu liðum ársreiknings og endurskoðunarskýrslu ársins. Fram kom að stjórn hefur staðfest ársreikninginn með undirritun sinni og að ekki koma fram athugasemdir í endurskoðunarskýrslu. Hvoru tveggja mun verða prentað og sent út ásamt ársskýrslu safnsins, fyrir árslok. Helstu námunduðu niðurstöðutölur ársreiknings voru:
Rekstrartekjur voru 40,1 millj. kr. Rekstrargjöld voru 47,6 millj. kr.
Niðurstaða rekstrarreiknings fyrir árið 2020 er því tap að fjárhæð 7,5 millj.
Bókfærð húsaleiga í Safnahúsi var 5,8 millj. Tap af öðrum rekstri var 1,7 millj. kr.
Handbært fé í ársbyrjun var 1,1 millj. en 0,5 millj. í árslok, lækkaði um 0,6 millj. á milli ára.
Fundarstjóri kallaði eftir því hvort athugasemdir væru gerðar við ársreikninginn.
Helgi Gíslason gerði fyrirspurnir varðandi hallarekstur samkvæmt ársreikningnum. Stefán Bogi nefndi sérstaklega rekstur tölvukerfa, sem hefur farið hækkandi ár frá ári. Einnig rekstur á ljósmyndavef. Reynt hefur verið að halda fjórum starfsmönnum og að fá sértekjur á móti, sem ekki tekst alltaf. Rætt var um hækkun ríkisframlaga, en engin vinna er í gangi hvað hækkun á því varðar, en á því gæti orðið breyting á næstunni á vegum Félags héraðsskjalavarða á Íslandi.
Að lokum var ársreikningurinn samþykktur samhljóða.
4) Kynning á bókasafni Halldórs og Önnu Guðnýjar
Forstöðumaður flutti stutta kynningu þar sem farið var yfir sögu safnsins, núverandi stöðu og framtíðarsýn fyrir safnið.
5) Fjárhagsáætlun 2022
Forstöðumaður fór yfir fjárhagsáætlun og rekstrarframlög sveitarfélaga.
Fundarstjóri kallaði eftir því hvort athugasemdir væru gerðar við fjárhagsáætlun eða áætluð rekstrarframlög sveitarfélaga árið 2022.
Hrund Erla spurði hvort gert væri ráð fyrir kostnaði við rafræn skil gagna í framtíðinni. Forstöðumaður sagði svo ekki vera, en lýsti nokkuð hvað slíkt myndi kosta og hverjir ættu að bera þann kostnað.
Gunnar kallaði eftir nánari skýringu á hækkun árgjalda og fjölgun stöðugilda. Stefán Bogi svaraði og studdist við fyrirliggjandi áætlun og stefnu sveitarfélaganna sem mörkuð var við stofnun safnsins.
Fjárhagsáætlun var síðan samþykkt samhljóða.
6) Breytingar á stofnsamningi
Forstöðumaður kynnti tillögu að nýjum stofnsamningi. Hann er að mestu samhljóða tillögu sem samþykkt var á síðasta aðalfundi, en brugðist hefur verið við athugasemdum frá lögfræðingi samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins, er einkum vörðuðu skilgreiningu eignarhluta hvers aðildarsveitarfélags, afstöðu til innlausnarheimildar þess eignarhluta og ályktunarhæfi funda. Þá er gerð sú tillaga að fella úr samningnum ákvæði um skoðunarmenn, í ljósi þess að byggðasamlagið hefur löggiltan endurskoðanda.
Jafnframt gerði forstöðumaður grein fyrir því hvernig staðfesting stofnsamnings þarf að fara fram. Hljóti samningurinn samþykki aðalfundar verður hann sendur hverju aðildarsveitarfélagi til samþykktar eða synjunar og ber að fjalla um hann við tvær umræður í sveitarstjórn. Samþykki sveitarfélögin öll samninginn mun hann verða sendur ráðuneytinu til staðfestingar.
Fundarstjóri kallaði eftir því hvort athugasemdir væru gerðar við fyrirliggjandi tillögu að stofnsamningi Héraðsskjalasafns Austfirðinga bs. eða við samþykktarferlið eins og það var kynnt.
Gunnar óskaði eftir því að sveitarfélög fengju eintak með sýnilegum breytingum (track changes) til að auðvelda sveitarstjórnarmönnum að átta sig á því í hverju þær felast. Einnig lagði hann til að aðalfundir safnsins verði færðir framar á árinu. Stefán Bogi lýsti sig sammála Gunnari varðandi fundartíma.
Að svo mæltu voru breytingar stofnsamningsins og samþykktaferli þeirra samþykkt samhljóða.
7) Kjör endurskoðanda
Forstöðumaður gerði þá tillögu að Magnús Jónsson endurskoðandi hjá KPMG sjái áfram um endurskoðun.
Ekki komu fram aðrar tillögur og skoðast það samþykkt samhljóða.
8) Kjör skoðunarmanna reikninga
Liður þessi fellur niður með vísan til bráðabirgðaákvæðis í nýsamþykktum stofnsamningi, sbr. lið 6 í þessari fundargerð.
9) Önnur mál
Stefán sagði frá því aði í skoðun væri að bæta verkefnum inn í reksturinn. Nefndi hann dæmi um það úr öðrum fjórðungum að sveitarfélög hafi falið skjalasafni sérstök verkefni, til dæmis verkefni persónuverndarfulltrúa, sem Héraðsskjalasafn Árnesinga sinnir nú fyrir hluta sveitarfélaga á starfssvæði safnsins.
Fundarstjóri bar upp þá tillögu að fundarritara og forstöðumanni verði falið að ganga frá fundargerð, undirrita hana og senda til aðildarsveitarfélaga.
Ekki komu fram fleiri önnur mál.
Fundi var slitið kl. 15.30.