Aðalfundur 22. desember 2023

Aðalfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga bs. árið 2023

Haldinn gegnum Teams föstudaginn 22. desember kl. 9:00.

Fulltrúar sveitarfélaga á fundinum voru:
Fjarðabyggð: Jóna Árný Þórðardóttir bæjarstjóri (16 atkvæði)
Fljótsdalshreppur: Helgi Gíslason sveitarstjóri (1 atkvæði)
Múlaþing: Óðinn Gunnar Óðinsson fulltrúi sveitarstjóra (16 atkvæði)
Vopnafjarðarhreppur: Axel Örn Sveinbjörnsson oddviti (3 atkvæði)

Aðrir fundarmenn voru:
Stefán Bogi Sveinsson, forstöðumaður

Gengið var til dagskrár:

1) Fundarsetning og kjör starfsmanna
Forstöðumaður setti fund og bauð fundarmenn velkomna. Í upphafi fundar var farið yfir boðun fundarins, en hann var ekki boðaður með þeim fyrirvara sem tilgreindur er í stofnsamningi. Í 5. mgr. 6. gr. stofnsamningsins er þó gert ráð fyrir að aðalfundur sé löglegur séu fulltrúar allra aðildarsveitarfélaga mættir til fundar og staðfesti lögmæti hans. Kallaði forstöðumaður eftir því hvort gerðar væru athugasemdir við lögmæti fundarins. Enginn gerði athugasemd og telst lögmæti fundarins því staðfest með vísan til framangreinds ákvæðis stofnsamningsins.

Einnig fór forstöðumaður yfir atkvæðavægi hvers fulltrúa sbr. það sem að framan greinir í fundargerð þessari.

Að þessu loknu lagði forstöðumaður til að Óðinn Gunnar stýrði fundi og að Stefán Bogi ritaði fundargerð. Engin athugasemd var gerð við það.

Óðinn Gunnar tók því næst við stjórn fundarins.

2) Skýrsla um starfsemi safnsins
Forstöðumaður flutti munnlega skýrslu um helstu þætti starfseminnar undanfarin misseri.

Í máli hans kom fram að mikill tími hefði farið í samstarf héraðsskjalasafna á landsvísu og sameiginleg verkefni, en ákvörðun borgarstjórnar Reykjavíkur og bæjarstjórnar Kópavogs um að leggja niður héraðsskjalasöfn þessara sveitarfélaga er mikið áfall fyrir öll héraðsskjalasöfn í landinu. Stór hluti sameiginlegra verkefna safnanna snýr að rafrænni skjalavörslu sem nánar verður farið yfir undir önnur mál í þessari fundargerð.

Þá nefndi forstöðumaður að talsverð samskipti hefðu verið við Múlaþing í tengslum við almenn skjalaskil, skil á skjölum sveitarfélaga sem sameinuðust í Múlaþing, rafræn skil og sérverkefni. Einnig hefði verið rætt við Fjarðabyggð um skjalaskil og frágang á komandi ári, sem og við Fljótsdalshrepp þar sem forstöðumaður fundaði með sveitarstjóra og forstöðumanni Gunnarsstofnunar um mögulegt samstarf um slíkt verkfni. Minnst samtal hefði á árinu verið við Vopnafjarðarhrepp en þó nokkuð í tengslum við ljósmyndaverkefni sem unnið er að þar.

Að öðru leyti hefur starfsemin verið með hefðbundnu sniði. Alltaf er nokkuð um afhendingar á einkaskjölum af ýmsu tagi. Leitast er við að skrá afhendingar jafnóðum en þaulskráning afhendinga hefur dregist nokkuð og þarf að bæta úr því.

Að lokinni yfirferð gaf fundarstjóri orðið laust.

HG nefndi að hugur væri í Fljótsdalshreppi um afhendingu skjala og að fjármunir væru ætlaðir til þess á fjárhagsáætlun.

JÁÞ þakkaði yfirferðina og tók fram að hún hefði orðið þess vör að nokkur orka hefði farið í vinnu á landsvísu vegna þeirra hræringa sem verið hafa í rekstrarumhverfi safnanna.

ÓGÓ spurði nánar út í stöðu rafrænna skjalaskila, hvort ástæða væri til meira samstarfs milli sveitarfélaga á svæðinu þar um og hvenær safnið væri tilbúið til að taka á móti rafrænum afhendingum.

Forstöðumaður brást við hverjum og einum. Varðandi síðustu spurninguna taldi hann safnið tilbúið að taka við, eða í það minnsta tilbúið að hefja þann feril að taka við rafrænum afhendingum. Fram kom að gera þarf ráð fyrir kostnaði skjalamyndara af því að útbúa og ganga endanlega frá vörsluútgáfu skjala þeirra. Að hans mati er sumpart æskilegt að byrjað verði á einu sveitarfélagi, eða stakri afhendingu til að prófa sig áfram en að mikilvægt væri að sveitarfélögin fylgdust vel með þeirri vinnu sem komin væri í gang.

3) Ársreikningur 2022
Forstöðumaður kynnti fyrirliggjandi ársreikning, en hann var samþykktur á stjórnarfundi 21. desember og vísað til aðalfundar til afgreiðslu. Ársreikningurinn er settur saman af KPMG og jafnframt fylgir með honum endurskoðunarskýrsla sem lá fyrir fundinum.

Helstu niðurstöður ársreiknings eru rekstrartap að fjárhæð kr. 7.627.709. Þar af er reiknuð húsaleiga sem ekki kemur til greiðslu kr. 5.822.781 og eiginlegt rekstrartap ársins því kr. 1.804.928. Það er um 1,7 milljóna króna betri niðurstaða en árið á undan. Ekki eru gerðar neinar athugasemdir í endurskoðunarskýrslu fyrir árið 2022.

Að lokinni kynningu gaf fundarstjóri orðið laust. Enginn kvað sér hljóðs og bar fundarstjóri því næst ársreikninginn upp til samþykktar og var hann samþykktur samhljóða með handauppréttingu.

4) Fjárhagsáætlun 2024
Forstöðumaður kynnti fyrirliggjandi drög að fjárhagsáætlun. Áætlunin var samþykkt á fundi stjórnar 19. október og í framhaldinu send sveitarfélögunum sem höfðu hana til hliðsjónar vegna framlags til safnsins við gerð eigin fjárhagsáætlana.

Helstu forsendur áætluninnar eru að grunnrekstrarframlag sveitarfélaganna verði kr. 40.226.044 (nettó, vegna samnings um framlög til Skjala- og myndasafns Norðfjarðar, kr. 37.369.995). Rekstrarframlag ríkisins verði kr. 1.000.000 og aðrar tekjur og framlög til starfseminnar samtals kr. 9.720.000.

Áætluð rekstrarniðurstaða ársins verði neikvæð um kr. 5.668.984 en að frádreginni reiknaðri húsaleigu sem ekki kemur til greiðslu verði niðurstaðan jákvæð um kr. 153.797.

Fundarstjóri gaf orðið laust um áætlunina. Enginn kvað sér hljóðs og bar fundarstjóri áætlunina því næst upp til atkvæða og var hún samþykkt samhljóða með handauppréttingu.

5) Kjör löggilts endurskoðanda
Forstöðumaður gerði þá tillögu að KPMG sjái áfram um endurskoðun, en í gildi er samningur við sama aðila um bókhaldsvinnu.

Fundarstjóri bar tillöguna upp og var hún samþykkt samhljóða með handauppréttingau.

6) Önnur mál
A) Staða rafrænnar skjalavörslu
Forstöðumaður fór stuttlega yfir stöðu mála varðandi Miðstöð héraðsskjalasafna um rafræna skjalavörslu (MHR) og samstarf héraðsskjalasafnanna við dönsku miðstöðina NEA. Studdist hann við glærur frá Þorsteini Tryggva Mássyni, forstöðumanni Héraðsskjalafns Árnesinga, sem hann hafði lagt fyrir sameiginlegan fund opinberu skjalasafnanna á Íslandi í byrjun mánaðar. Fram kom að hafið er samtal við menningar- og viðskiptaráðuneytið um að koma að fjármögnun verkefnisins, en til stendur að stofna formlega félag utan um MHR í ársbyrjun.

B) Nýr skjalavörður
Forstöðumaður kynnti ráðningu nýs skjalavarðar til safnsins, en Magnhildur Björnsdóttir skjalavörður hyggst láta af störfum fljótlega á nýju ári. Starfið var auglýst síðla nóvember og sóttu sjö um. Að loknu ráðningarferli var ákveðið að ráða Eystein Ara Bragason þjóðfræðing til starfa og mun hann koma til vinnu 1. febrúar.

C) Sópurinn – Vísnasafn Austfirðinga
Forstöðumaður kynnti stuttlega nýtt miðlunarverkefni. Árnastofnun hefur um árabil haldið úti óðfræðivefnum Braga og í tengslum við hann hafa nokkrir svæðisbundnir vísnavefir verið settir á laggirnar. Ákveðið var að setja á fót slíkan vef með það að markmiði að skrá einkum vísur og ljóð sem er að finna í handritum í Héraðsskjalasafni Austfirðinga og hugsanlega hvergi annarsstaðar. Vefurinn hefur fengið nafnið Sópurinn – Vísnasafn Austfirðinga. Er það til heiðurs Sigurði Óskari Pálssyni, sem var héraðsskjalavörður um árabil og safnaði mörgum þeirra handrita sem um ræðir. Sigurður notaðist við skammstöfunina SÓP og var í munni heimamanna oft fyrir vikið nefndur Sópurinn. Vefurinn er kominn upp, en er aðeins aðgengilegur til skráningar enn sem komið er. Starfsfólk safnins mun vinna að því að skrá inn á hann og verður opnað fyrir umferð um hann þegar búið verður að skrá einhverja tugi vísna inn á hann.

Ekki komu fram fleiri önnur mál. Fundarstjóri lagði til að honum og fundarritara yrði í sameiningu falið að ganga frá fundargerð, undirrita hana og senda til aðildarsveitarfélaga. Ekki komu fram athugasemdir við það.

Fundi var slitið kl. 10.05.