Stjórnarfundur 21. desember 2023

Fundur í stjórn Héraðsskjalasafns Austfirðinga

Haldinn gegnum Teams 21. desember 2023 kl. 9:00

Mætt voru: Bjartur Aðalbjörnsson (Vopnafjarðarhreppur), Gunnþórunn Ingólfsdóttir (Fljótsdalshreppur), Jón Björn Hákonarson, formaður (Fjarðabyggð) og Þórhallur Borgarsson (Múlaþing). Stefán Bogi Sveinsson héraðsskjalavörður sat fundinn og ritaði fundargerð.
Formaður setti fundinn og gengið var til svohljóðandi dagskrár:

1. Fjármál 2023
Héraðsskjalavörður gerði grein fyrir stöðu fjármála. Góð niðurstaða náðist í viðræðum við Múlaþing um greiðslur fyrir sérverkefni á árinu. Þá var einnig innheimt greiðsla fyrir óunnin sérverkefni fyrir Sigfúsarstofu, sem unnin verða á fyrri hluta næsta árs.
Allt útlit er fyrir að unnt verði að lækka yfirdráttarheimild safnsins nokkuð í janúar en staðan um áramót verður líklega um tvær milljónir í mínus á reikningi safnsins. Líklegt er að rekstrarniðurstaða ársins verði nærri núlli.

2. Ársreikningur 2022
Drög að ársreikningi liggja fyrir og munu verða staðfest af endurskoðanda í dag. Tap var á rekstri safnsins upp á rúmar 7,6 milljónir á árinu. Þar af dragast 5,8 milljónir sem eru ógreidd húsaleiga og því er eiginleg rekstrarniðurstaða neikvæð upp á 1,8 milljónir.
Lítilsháttar breytingar eru gerðar á framsetningu reikningsins hvað varðar framlög til bókasafns og ljósmyndasafns sem miða að því að draga fram skýrari mynd af kostnaði við þessi verkefni.

Stjórn staðfestir ársreikninginn fyrir sitt leyti, með fyrirvara um staðfestingu endurskoðanda, og vísar honum til aðalfundar 2023.

3. Aðalfundur 2023
Ekki gat orðið af boðun aðalfundar í samræmi við bókun stjórnar á síðasta fundi.
Aðalfundur verður haldinn í fjarfundi föstudaginn 22. desember kl. 9:00. Gert er ráð fyrir að bæjar- og sveitarstjórar, staðgenglar þeirra eða oddvitar sveitarfélaga sæki fundinn og staðfesti lögmæti hans.

4. Starfsmannamál
Sjö umsóknir bárust um stöðu skjalavarðar. Héraðsskjalavörður bauð öllum umsækjendum stutt viðtal gegnum Teams og í framhaldi voru tveir umsækjendur boðaðir í framhaldsviðtal. Niðurstaðan varð sú að ráða Eystein Ara Bragason þjóðfræðing í starfið. Mun hann hefja störf 1. febrúar. Gert er ráð fyrir að fráfarandi skjalavörður verði í hálfu starfi frá þeim tíma í 2-3 mánuði áður en hún lætur af störfum.

5. Önnur mál
Engin önnur mál voru borin upp.

Fundi slitið kl. 9:45
- Í lok fundar var fundargerðin staðfest og verður hún birt á vef safnsins.