Stjórnarfundur 19. október 2023

Fundur í stjórn Héraðsskjalasafns Austfirðinga

Haldinn í húsnæði safnsins 19. október 2023 kl. 13:30

Mætt voru: Bjartur Aðalbjörnsson (Vopnafjarðarhreppur), Gunnþórunn Ingólfsdóttir (Fljótsdalshreppur), Jón Björn Hákonarson, formaður (Fjarðabyggð) og Þórhallur Borgarsson (Múlaþing). Stefán Bogi Sveinsson héraðsskjalavörður sat fundinn og ritaði fundargerð.

Formaður setti fundinn og gengið var til svohljóðandi dagskrár:

1. Kjör varaformanns

Formaður stjórnar var kjörinn á síðasta fundi stjórnar. Þar láðist hins vegar að kjósa varaformann, líkt og gert er ráð fyrir í gildandi stofnsamningi safnsins.

Héraðsskjalavörður lagði fram þá tillögu að Þórhallur Borgarsson yrði kjörinn varaformaður og var það samþykkt samhljóða.

2. Fundaáætlun

Rætt um fundi stjórnar út árið, sem og tíðni stjórnarfunda almennt. Gert er ráð fyrir einum öðrum fundi í haust, til að afgreiða mál fyrir aðalfund.

Samþykkt að var sá fundur yrði fjarfundur gegnum Teams og miðað við að hann verði boðaður þriðjudaginn 14. nóvember nk. kl. 8:00.

Rætt um að í framhaldi sé rétt að gera ráð fyrir að halda einn stjórnarfund að vori (t.d. í apríl) og tvo að hausti (annan í ágúst/september og hinn í Október/Nóvember).

3. Starfsmannamál

Fram kom að skjalavörður í fullu starfi hyggst hefja töku lífeyris um áramót. Héraðsskjalavörður gerði grein fyrir því að hann stefndi að því að auglýsa starf skjalavarðar á næstu dögum og miða við ráðningu frá áramótum. Jafnframt að hann stefni á að fráfarandi skjalavörður verði ráðinn í hálft starf í 2-4 mánuði til að sinna tilteknum sérverkefnum og aðstoða við að setja nýjan skjalavörð inn í starfið.

Héraðsskjalavörður gerði einnig grein fyrir því að starfsmaður hefði verið ráðinn sem almennur verkamaður á safninu. Viðkomandi vinnur 2 tíma á daga 2 daga í viku. Um þetta starf var gerður samningur við Vinnumálastofnun og endurgreiðir stofnunin sem nemur 75% af launum starfsmannsins fyrstu tvö árin.

Þessar vikurnar er verktaki að störfum inni á safninu við að færa ljósmyndaðar skjalabækur inn á birtingarvef safnsins. Var tækifærið nýtt á meðan safnvörður er í leyfi og nýtir verktakinn vinnuaðstöðu safnvarðar á meðan.

4. Fjármál 2023

Héraðsskjalavörður gerði grein fyrir stöðu fjármála. Þrátt fyrir áform þar um hefur ekki náðst að grynnka á yfirdráttarheimild sem fengin var snemma árs 2022 að fjárhæð kr. 3.500.000. Kalla má það svo að rekstur safnsins sé í járnum. Vonir eru um að eitthvað náist að greiða niður þennan yfirdrátt fyrir árslok.

Innan stjórnar var bent á að það fylgir því óneitanlega mikill kostnaður að vera með yfirdráttarlán til langs tíma.

Stjórn samþykkir að fela formanni, í samstarfi við héraðsskjalavörð. Að leita leiða til að greiða yfirdráttinn niður, og leggja tillögur þess efnis fyrir næsta stjórnarfund.

5. Fjárhagsáætlun 2024

Héraðsskjalavörður kynnti drög að fjárhagsáætlun fyrir árið 2024. Áætlunin gerir ráð fyrir hóflegri hækkun grunnrekstrarframlaga sveitarfélaganna sem að safninu standa, og er gert ráð fyrir að þau standi undir nokkru minna af launakostnaði safnsins en verið hefur undanfarin 2 ár. Þá er gert ráð fyrir nokkrum sértekjum af samningum, styrkjum úr samkeppnissjóðum og aukaframlögum. Niðurstaða áætlunarinnar er nálægt núlli.

Að loknum umræðum um forsendur áætlunarinnar og fyrirkomulag á fjármögnun rekstrarins samþykkti stjórnin drögin óbreytt fyrir sitt leyti og jafnframt að aðildarsveitarfélögum safnsins verði send beiðni um grunnrekstrarframlag og sérframlög í samræmi við drögin. Jafnframt var héraðsskjalaverði falið að ganga frá áætluninni til framlagningar á aðalfund.

6. Aðalfundur 2023

Rætt um komandi aðalfund. Stjórn samþykkir að boðað verði til aðalfundar safnsins 28. nóvember nk. og að hann verði haldinn í Neskaupstað. Héraðsskjalaverði falið að undirbúa fundinn í samráði við formann.

7. Stofnsamningur Héraðsskjalasafns Austfirðinga

Héraðsskjalavörður og formaður kynntu í sameiningu drög að breytingum á stofnsamningi safnsins sem verið hafa til umræðu um nokkurt skeið á vettvangi safnsins.

Að lokinni kynningu fól stjórn formanni og héraðsskjalaverði að vinna málið áfram og að málið verði tekið fyrir á ný á næsta stjórnarfundi.

8. Starfshópur ráðherra

Héraðsskjalavörður gerði grein fyrir því að hann hefði verið tilnefndur af hálfu Sambands íslenskra sveitarfélaga, samkvæmt ósk héraðsskjalavarða á landinu, í starfshóp á vegum menningar- og viðskiptaráðherra sem fjallar um framtíðarfyrirkomulag skjalasafna og mótun stefnu um rafræna langtímavörslu skjala.

Hópurinn er enn að störfum.

9. Miðstöð héraðsskjalasafna um rafræna skjalavörslu

Héraðsskjalavörður fór stuttlega yfir stöðu mála í samvinnuverkefni héraðsskjalasafna á landinu um móttöku rafrænna skjala, sem nefnist Miðstöð héraðsskjalasafna um rafræna skjalavörslu (MHR). Fram kom að Héraðsskjalasafn Árnesinga hefur riðið á vaðið og tekið á móti sinni fyrstu afhendingu. Fleiri afhendingar eru í farvatninu og vonast er til að Héraðsskjalasafn Austfirðinga geti tekið við sinni fyrstu afhendingu á næsta ári.

Talsverð vinna er framundan í tengslum við þetta verkefni, meðal annars uppsetningu og eignarhald þess til frambúðar.

10. Vísnasafn Austfirðinga

Héraðsskjalavörður kynnti hugmynd um að skrá vísur og ljóð sem er að finna í handritum í vörslu safnsins inn á sérstakan vef. Rætt hefur verið við Árnastofnun, sem rekur óðfræðivefinn Braga, en samhliða hafa orðið til nokkrir landshlutabundnir vefir sem héraðsskjalasöfn hafa meðal annars haft í sinni umsjá. Stofnkostnaður á slíkum vef er sáralítill, en meginkostnaður felst í því að slá inn efni á hann. Stefnt er að því að afla styrkja til að standa straum af kostnaði við verkefnið. Gert er ráð fyrir að nýr vísnavefur verði til fljótlega og að hann fái nafnið Sópurinn – Vísnasafn Austfirðinga. Nafngiftin er til heiður Sigurði Ó. Pálssyni, fyrrum héraðsskjalaverði, en hann sýndi söfnun handrita með kveðskap sérstakan áhuga, bæði á starfstíma sínum en einnig fyrr og síðar, og mörg handritanna sem stefnt er að því að slá inn á vefinn eru í safnkostinum fyrir hans tilstilli.

11. Verkefni í skönnun og miðlun 

Undanfarin ár hefur verið unnið að því að ljósmynda og færa inn á miðlunarvef, hreppsbækur sveitarfélaganna á Austurlandi. Héraðsskjalavörður sagði frá því að um þessar mundir væri verið að gera skurk í að ljúka því verkefni og að færa sig yfir í næsta verkefni á þessu sviði, sem eru handskrifuð sveitarblöð í safnkostinum. Þjóðskjalasafn Íslands hefur veitt miðlunarstyrk undanfarin ár til að sinna þessum verkefnum en jafnframt sótti héraðsskjalasafnið nú um styrk í Uppbyggingarsjóð Austurlands til þess að slá inn og birta samhliða ljósmyndunum, innsleginn og leitarbæran texta þessara blaða. Alls er um að ræða ríflega 3.000 síður af efni en blöðin sem sótt er um að koma á vefinn komu út á árabilinu 1892 til 1960.

12. Sumarsýning 2024

Héraðsskjalasafnið hefur leitast við að stilla upp smærri sýningum úr safnkostinum þegar tækifæri hafa gefist til þess. Nú var ákveðið að sækja um styrk úr Uppbyggingarsjóði Austurlands til þess að setja upp stærri sýningu sumarið 2024 og er það gert í tengslum við fyrirhugaða ráðstefnu um kvenna- og kynjasögu sem haldin verður á Seyðisfirði og á Egilsstöðum í júní. Hugmyndin er að gera ævi og störfum Margrétar Sigfúsdóttur frá Skjögrastöðum skil á sýningunni. Einnig er skjalasafnið í samstarfi við Minjasafn Austurlands og Tækniminjasafn Austurlands sem hyggja sömuleiðis á sýningarhald af þessu tilefni.

13. Nýr vefur

Héraðsskjalavörður notaði tækifærið og opnaði formlega nýjan vef safnsins, en á vordögum kom í ljós að nauðsynlegt var orðið að uppfæra vefinn. Austurnet á Egilsstöðum annaðist uppsetningu vefsins og yfirfærslu efnis af þeim gamla. Reikna má með að einhvern tíma taki að slípa alla vankanta af og uppfæra efnið á hinum nýja vef og mun verða unnið að því samhliða öðrum verkefnum á næstu vikum. Nýi vefurinn er sambærilegur að gerð og hinn eldri, en er nú t.a.m. þjálli viðureignar þegar farið er inn á hann á snjalltækjum. Slóðin er hin sama og var - heraust.is.

14. Önnur mál

Engin önnur mál komu fram.

Fundi slitið kl. 15:30

- Héraðsskjalaverði var falið að ganga frá fundargerð og senda til staðfestingar.