Stjórnarfundur 18. október 2022
Fundur í stjórn Héraðsskjalasafns Austfirðinga
Haldinn í Safnahúsinu á Egilsstöðum 18. október 2022 kl. 13:00
Mætt voru: Anna M. Birgisdóttir, formaður, sem stýrði fundi, Bjartur Aðalbjörnsson, Helgi H. Bragason og Stefán Bogi Sveinsson, forstöðumaður, sem ritaði fundargerð.
1. Skýrsla forstöðumanns
Forstöðumaður flutti munnlega skýrslu um helstu verkefni og viðburði undanfarnar vikur. Fór hann yfir nýliðnar ráðstefnur safnafólks, en héraðsskjalaverðir komu saman á Dalvík og safnafólk af öllu landinu á Hallormsstað. Einnig fór hann yfir væntanlegt verkefni varðandi ljósmyndir á Vopnafirði, en framundan eru fundir sem tengjast því og bauð Bjartur fram aðstoð sína því tengt, verkefni tengd Sigfúsarstofu, skráningu skjala frá Seyðisfirði, nýlegar afhendingar, starfsmannamál og fleira.
2. Stofnsamningur Héraðsskjalasafns Austfirðinga
Lagt fram til kynningar bréf frá innviðaráðuneytinu, dagsett 12. september, þar sem breytt stofnsamþykkt Héraðsskjalasafns Austfirðinga er staðfest er fyrir hönd ráðherra og tilkynnt um auglýsingu hennar í B-deild stjórnartíðinda.
3. Aðalfundur 2022
Stjórn samþykkir að boðað verði til aðalfundar Héraðsskjalasafns Austfirðinga þriðjudaginn 15. nóvember kl. 17:00 í Safnahúsinu á Egilsstöðum. Forstöðumanni er falið að boða fundinn.
Stjórnin felur forstöðumanni að móta og leggja fram á aðalfundi tillögu að reglum um þóknun stjórnar fyrir störf sín, en fyrir liggur að samkvæmt núgildandi reglum er þóknunin verulega lægri en fyrir sambærileg störf annarsstaðar.
4. Fjárhagsáætlun 2023
Forstöðumaður kynnti fyrir stjórn vinnu við gerð fjárhagsáætlunar fyrir árið 2023. Helstu forsendur við gerð áætlunar eru að gert er ráð fyrir óbreyttri reikniaðferð grunnrekstrarframlags, þó með þeirri undantekningu að gert er ráð fyrir 25% stöðu bókavarðar í stað 20% áður. Þá verði gert ráð fyrir 6,5% launahækkun á árinu. Aðrir rekstrarliðir verði uppfærðir eftir föngum miðað við rauntölur ársins 2022 eins og þær liggja fyrir, og að jafnaði verði rekstrarliðir hækkaðir um 3,5%.
Áætlun verði unnin miðað við óbreyttan starfsmannafjölda og sértekjur verði varlega áætlaðar. Er þá frekar gert ráð fyrir að ef auknar sértekjur verða á komandi ári geti það leitt til þess að bætt verði við starfsmanni.
Stjórn samþykkir þær forsendur sem kynntar voru og felur forstöðumanni að ljúka gerð fjárhagsáætlunar og leggja hana fyrir aðalfund.
5. Ársreikningur 2021
Fyrir fundinum liggur ársreikningur Héraðsskjalasafns Austfirðinga 2021 gerður af KPMG, ásamt endurskoðunarskýrslu.
Stjórn samþykkir ársreikninginn og vísar honum til aðalfundar, með fyrirvara um yfirferð skoðunarmanna. Komi fram athugasemdir frá þeim verður stjórn kölluð saman að nýju til að fara yfir þær.
6. Önnur mál
Forstöðumaður kynnti viljayfirlýsingu sem hann undirritaði, ásamt 14 öðrum héraðsskjalavörðum, þar sem fram kemur vilji til samstarfs um rafræna skjalavörslu og sameiginlegt móttökuver fyrir vörluútgáfur skjala úr tölvukerfum sveitarfélaga og stofnana þeirra.
Einnig kynnti forstöðumaður að á vettvangi héraðsskjalavarða hefði verið rætt að stofna samtök héraðsskjalasafna sem yrði sameiginlegur vettvangur til hagsmunagæslu fyrir héraðsskjalasöfnin í landinu.
Þá tilkynnti forstöðumaður að hann sæti áfram í stjórn Félags héraðsskjalavarða á Íslandi, en ný stjórn var kjörin á aðalfundi nýverið.
Fleira var ekki tekið fyrir.
Fundi slitið kl. 14:40.
Í lok fundar var farið yfir fundargerðina, hún staðfest og verður hún birt á heimasíðu safnsins.