Stjórnarfundur 13. desember 2022
Fundur í stjórn Héraðsskjalasafns Austfirðinga
Haldinn á Teams 13. desember 2022 kl. 15:00
Mætt voru: Bjartur Aðalbjörnsson (Vopnafjarðarhreppur), Gunnþórunn Ingólfsdóttir (Fljótsdalshreppur), Jón Björn Hákonarson (Fjarðabyggð) og Þórhallur Borgarsson (Múlaþing). Stefán Bogi Sveinsson héraðsskjalavörður sat fundinn og ritaði fundargerð.
Um er að ræða fyrsta fund stjórnar sem kjörin var á aðalfundi safnsins í nóvember.
Héraðsskjalavörður setti fundinn og var gengið til dagskrár.
- Stjórn skiptir með sér verkum
Héraðsskjalavörður bar upp þá tillögu að Jón Björn Hákonarson yrði kjörinn formaður. Var það samþykkt samhljóða. Jón Björn tók því næst við stjórn fundarins.
- Skýrsla forstöðumanns
Héraðsskjalavörður gerði munnlega grein fyrir starfsemi og verkefnum safnsins undanfarna mánuði.
Stjórn var upplýst um viljayfirlýsingu sem héraðsskjalaverðir landsins hafa undirritað um samstarfsverkefni um móttöku rafrænna skjala. Gert er ráð fyrir að söfnin sameinist um móttöku skjalanna en hvert og eitt varðveiti síðan sín rafrænu skjöl og afgreiði úr þeim líkt og pappírsskjölum. Samstarfsverkefnið byggir á samkomulagi tveggja héraðsskjalasafna, á Selfossi og í Kópavogi, við NEA sem heldur utan um rafræna skjalavörslu fyrir sveitarfélög í Danmörku og þeirra skjalasöfn.
Héraðsskjalavörður fór yfir yfirstandandi vinnu við tilfærslu í húsnæði safnsins. Markmiðið er að opna húsnæðið og gera það þannig úr garði að það taki betur á móti gestum. Einnig verði skýrari skil milli vinnusvæða skjala- og safnvarða og þess hluta sem gestir hafa almennt aðgang að. Þá er verið að bæta les- og vinnuaðstöðu gesta með breytingunum. Í þessu felst talsverð vinna við að pakka niður hluta af bókasafni Héraðsskjalasafnsins, einkum tímaritum sem lítið er leitað eftir og eru jafnvel aðgengileg á vefnum. Áfram verður unnið að breytingum á næstu vikum.
Þá gerði héraðsskjalavörður grein fyrir stöðu fjármála. Yfirdráttarheimild sem samið var um snemma árs er enn við líði en vonir standa til að hægt verði að greiða hana niður, m.a. þegar styrkir sem safnið hefur fengið úthlutað skila sér í hús.
Að lokum gerði héraðsskjalavörður nýrri stjórn grein fyrir því að hann hefur undanfarin misseri verið við fjarnám í Háskóla Íslands samhliða störfum sínum. Gert er ráð fyrir að hann ljúki diplómanámi í hagnýtri skjalfræði vorið 2023, en einnig hefur hann numið sagnfræði.
- Önnur mál
Fram kom fyrirspurn um stöðu mála varðandi viðbyggingu við Safnahúsið á Egilsstöðum. Héraðsskjalavörður gerði grein fyrir þeim upplýsingum sem fyrir liggja um stöðu málsins, en fyrir liggur að samkvæmt samningi sveitarfélagsins við ríkið á að ráðast í viðbyggingu við Safnahúsið auk framkvæmda við Sláturhúsið á Egilsstöðum sem nú er lokið.
Enginn önnur mál komu fram.
Fundi slitið kl. 16:15.
Héraðsskjalaverði var falið að ganga frá fundargerð og senda hana stjórn til staðfestingar.