Aðalfundur 15. nóvember 2022
Aðalfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga bs. árið 2022
Haldinn í Safnahúsinu á Egilsstöðum þriðjudaginn 15. nóvember kl. 17:00.
Fulltrúar sveitarfélaga á fundinum voru:
Fjarðabyggð: Jón Björn Hákonarson (16 atkvæði)
Fljótsdalshreppur: Helgi Gíslason (1 atkvæði)
Múlaþing: Þórhallur Borgarsson (15 atkvæði)
Vopnafjarðarhreppur: Sara Elísabet Svansdóttir (3 atkvæði) (gegnum fjarfundakerfi)
Eftirtaldir stjórnarmenn sátu fundinn:
Anna Margrét Birgisdóttir, stjórnarformaður
Aðrir fundarmenn voru:
Stefán Bogi Sveinsson, forstöðumaður
Gengið var til dagskrár:
1) Fundarsetning og kjör starfsmanna
Formaður stjórnar setti fund og bauð fundarmenn velkomna. Gerði hún tillögu um að Jón Björn Hákonarson yrði fundarstjóri og að Stefán Bogi Sveinsson ritaði fundargerð. Ekki komu fram aðrar tillögur og var það samþykkt samhljóða.
Jón Björn tók því næst við stjórn fundarins.
2) Kjörbréf og umboð
Fundarstjóri gerði grein fyrir fulltrúum sveitarfélaga á fundinum og atkvæðafjölda hvers og eins í samræmi við það sem að ofan greinir. Um atkvæðavægi fer skv. 7. gr. stofnsamnings byggðasamlagsins og er miðað er við íbúafjölda 1. janúar 2022 samkvæmt tölum Hagstofunnar.
Samkvæmt stofnsamningi skal bera fulltrúa og atkvæðavægi undir fundinn til afgreiðslu. Var það gert og samþykkt samhljóða.
Fundarstjóri kallaði einnig eftir því hvort gerðar væru athugasemdir við boðun fundarins eða lögmæti að öðru leyti. Engar slíkar athugasemdir komu fram.
3) Skýrsla um störf stjórnar
Anna Margrét Birgisdóttir stjórnarformaður (fulltrúi Fjarðabyggðar), gerði grein fyrir störfum stjórnar árið 2021. Auk hennar skipuðu stjórnina þau Bjartur Aðalbjörnsson (fulltrúi Vopnafjarðarhrepps), Gunnþórunn Ingólfsdóttir (fulltrúi Fljótsdalshrepps) og Helgi Hjálmar Bragason (fulltrúi Múlaþings).
Stjórnin hélt alls sjö fundi á árinu, sem er í meira lagi og skýrist af forstöðumannsskiptum á árinu. Anna Margrét gerði grein fyrir helstu málum sem komu til kasta stjórnar á árinu en fundargerðir stjórnar eru aðgengilegar á vef safnsins (heraust.is).
Fundarstjóri ákvað að gefa orðið laust fyrir fyrirspurnir um þennan lið undir lið 5.
4) Skýrsla um starfsemi safnsins
Forstöðumaður flutti munnlega skýrslu um helstu þætti starfseminnar frá því hann tók við starfinu sumarið 2021. Fór hann yfir stöðu starfsmannamála, en nú starfa þrír starfsmenn á safninu í fullu starfi eftir að hafa verið fjórir undanfarin misseri (þó lengst af 3,5 stöðugildi).
Í máli forstöðumanns var tæpt á skilum opinberra skjala og einkaskjala (þ.á.m. ljósmynda) og hvernig að þeim er staðið. Einnig var tæpt á starfsemi bókasafns og sýningum og fyrirlestrahaldi á vegum safnsins. Þá var farið stuttlega yfir fjármál safnsins, tilkynnt að nýr stofnsamningur hefði fengist staðfestur af ráðuneyti, tæpt á samstarfi héraðsskjalasafna og -varða og einnig minnst á nýtingu samfélagsmiðla í tengslum við starfsemina.
Fundarstjóri ákvað að gefa orðið laust fyrir fyrirspurnir um þennan lið undir lið 5.
5) Ársreikningur 2021
Forstöðumaður kynnti fyrirliggjandi ársreikning, en hann var samþykktur á stjórnarfundi 18. október og vísað til aðalfundar til afgreiðslu. Ársreikningurinn er settur saman af KPMG og jafnframt fylgir með honum endurskoðunarskýrsla sem lá fyrir fundinum.
Helstu niðurstöður ársreiknings eru rekstrartap að fjárhæð kr. 9.366.401. Þar af er reiknuð húsaleiga sem ekki kemur til greiðslu kr. 5.822.781 og eiginlegt rekstrartap ársins því kr. 3.543.620.
Að lokinni kynningu gaf fundarstjóri orðið laust um liði 3-5. Til máls tóku eftirtaldir:
Þórhallur Borgarsson spurði forstöðumann um stöðu hýsingarmála og gaf hann stutt yfirlit um hýsingu mismunandi gagna safnsins. Gagnagrunnur safnsins er hýstur innanhúss á nýrri hýsingarvél sem keypt var fyrir sérstök framlög sveitarfélaganna. Ljósmyndavefur, þar sem einnig má finna skannaðar skjalabækur, er hýstur hjá fyrirtæki á Selfossi. Kom það til í kjölfar samvinnu við Héraðsskjalasafn Árnesinga sem nú er verið að endurvekja.
Jón Björn Hákonarson spurði forstöðumann um framlag ríkisins til reksturs héraðsskjalasafna og gerði forstöðumaður grein fyrir því að framlagið sé um ein milljón króna árlega, eða rétt ríflega 2% af rekstrartekjum safnsins, sem honum þykir heldur rýrt.
Helgi Gíslason spurði stjórnarformann um helstu faglegu áskoranir í starfsemi safnsins og forstöðumann um leiðir til að rétta af fjárhag safnsins í ljósi slæmrar rekstrarniðurstöðu í ársreikningi. Stjórnarformaður nefndi að huga þyrfti að fleiri stöðugildum inn á safnið til að halda í við afhendingar á skjölum og reglubundna skráningu og frágang þeirra. Forstöðumaður kom einnig inn á faglega þáttinn og nefndi að það þyrfti að bæta í ráðgjöf og eftirlit með afhendingarskyldum aðilum, sveitarfélögum og stofnunum þeirra. Varðandi fjármál vísaði hann til þess að allt stefndi í betri útkomu í ár, starfsfólki hefði verið fækkað til að bregðast við taprekstri og jafnframt tók hann fram að sveitarfélögin stæðu um margt vel á bak við safnið fjárhagslega, borið saman við mörg önnur héraðsskjalasöfn.
Að umræðum loknum bar fundarstjóri ársreikninginn upp til samþykktar og var hann samþykktur samhljóða.
6) Fjárhagsáætlun 2023
Forstöðumaður kynnti fyrirliggjandi drög að fjárhagsáætlun. Helstu forsendur eru að grunnrekstrarframlag sveitarfélaganna verði kr. 38.513.515 (nettó, vegna samnings um framlög til Skjala- og myndasafns Norðfjarðar, kr. 35.779.056). Rekstrarframlag ríkisins verði kr. 1.000.000, sértekjur skjalasafns kr. 3.000.000 og sértekjur ljósmyndasafns kr. 5.500.000.
Áætluð rekstrarniðurstaða ársins verði neikvæð um kr. 4.636.307 en að frádreginni reiknaðri húsaleigu sem ekki kemur til greiðslu verði niðurstaðan jákvæð um kr. 1.186.474.
Fundarstjóri gaf orðið laust um áætlunina. Enginn kvað sér hljóðs og bar fundarstjóri áætlunina því næst upp til atkvæða og var hún samþykkt samhljóða.
Undir sama lið lagði forstöðumaður fram og fylgdi úr hlaði svohljóðandi tillögu um þóknun stjórnar fyrir störf sín og greiðslu ferðakostnaðar:
Aðalfundur samþykkir að stjórn fái greidd sömu þóknun fyrir störf sín og sagt er fyrir um í 9. gr. samþykktar um starfskjör kjörinna fulltrúa hjá Múlaþingi (Þóknun fyrir setu í öðrum nefndum, stjórnum og ráðum), sbr. 1. gr. sömu samþykktar. Þóknun skal greidd út í árslok fyrir árið í heild.
Jafnframt samþykkir aðalfundurinn að fyrir akstur fulltrúa í stjórn á eigin bifreið í tengslum við stjórnarfundi og önnur verkefni sem þeim eru falin á vettvangi stjórnar safnsins, verði greitt kílómetragjald samkvæmt gildandi reglum um akstur ríkisstarfsmanna á hverjum tíma.
Aðalfundur samþykkir einnig að gert verði upp við fráfarandi stjórn fyrir störf sín frá síðasta aðalfundi miðað við sömu reglur og að framan greinir.
Greinargerð:
Þóknun stjórnar Héraðsskjalasafns Austfirðinga hefur staðið í stað um langt árabil og er nú verulega mikið lægri en gengur og gerist hjá nefndum og ráðum sveitarfélaga og öðrum byggðasamlögum sem skoðuð voru til samanburðar. Mikilvægt og eðlilegt er að þau sem veljast til starfa innan stjórna byggðasamlaga fái sanngjarna þóknun fyrir.
Lagt er til að miðað verði við reglur Múlaþings, en það er til hægðarauka þar sem Múlaþing heldur utan um launaútreikning fyrir safnið og þess vegna handhægt að notast við sömu reglur og sveitarfélagið. Greiðsla aksturskostnaðar er í samræmi við það sem tíðkast hefur, en mikið hefur dregið úr þeim kostnaði með því að fjarfundir eru orðnir meginregla hjá stjórn safnsins.
Fundarstjóri gaf orðið laust um tillöguna og eftir stuttar umræður bar fundarstjóri tillöguna upp til atkvæða og var hún samþykkt samhljóða.
7) Kjör stjórnar
Samkvæmt stofnsamningi tilnefnir hvert aðildarsveitarfélag safnsins einn fulltrúa í stjórn og annan sem varamann. Eftirfarandi hafa verið tilnefndir og taka sæti í stjórn byggðasamlagsins í kjölfar aðalfundarins:
Fjarðabyggð – Jón Björn Hákonarson (til vara Gunnar Jónsson)
Fljótsdalshreppur – Gunnþórunn Ingólfsdóttir (til vara Róshildur Ingólfsdóttir)
Múlaþing – Þórhallur Borgarsson (til vara Ester Sigurðardóttir)
Vopnafjarðarhreppur – Bjartur Aðalbjörnsson (til vara Sigrún Lára Shanko)
8) Kjör löggilts endurskoðanda
Forstöðumaður gerði þá tillögu að KPMG sjái áfram um endurskoðun, en í gildi er samningur við sama aðila um bókhaldsvinnu.
Fundarstjóri bar tillöguna upp og var hún samþykkt samhljóða.
9) Önnur mál
A) Kynning á Ljósmyndasafni Austurlands
Forstöðumaður flutti stutta kynningu á Ljósmyndasafni Austurlands. Héraðsskjalasafn Austfirðinga sér um rekstur safnsins en að auki greiða Minjasafn Austurlands og Samband sveitarfélaga á Austurlandi hluta af rekstrarkostnaði. Heildartekjur safnsins er alls um kr. 5.500.000, þar af eru um tvær milljónir verkefnastyrkir frá Múlaþingi annars vegar og Vopnafjarðarhreppi hins vegar. Safnið hefur gert um 75.000 myndir aðgengilegar á vef sínum en alls telur safnið, með nýjustu viðbótum yfir 100.000 myndir.
B) Samstarf héraðsskjalavarða vegna rafrænnar skjalavörslu
Forstöðumaður kynnti viljayfirlýsingu héraðsskjalavarða frá 6. október og samstarfsyfirlýisingu frá 14. nóvember sem varðar fyrirkomulag skila sveitarfélaga á rafrænum skjölum til varðveislu á héraðsskjalasöfnum. Erindi vegna þessa hefur verið sent Sambandi sveitarfélaga, en á vettvangi þess er nú unnið að umfangsmiklu verkefni er varðar rafræna stjórnsýslu sveitarfélaga.
C) Þakkir til fráfarandi stjórnar
Forstöðumaður bar fram þakkir til fráfarandi stjórnar f.h. safnsins, og þá einkum til þeirra Önnu Margrétar Birgisdóttur og Helga Hjálmars Bragasonar sem nú láta af störfum í stjórn eftir að hafa setið þar frá árinu 2018.
Fundarstjóri lagði til að honum og forstöðumanni/fundarritara yrði í sameiningu falið að ganga frá fundargerð, undirrita hana og senda til aðildarsveitarfélaga. Ekki komu fram athugasemdir við það.
Ekki komu fram fleiri önnur mál.
Fundi var slitið kl. 18.55.