Stjórnarfundur 17. ágúst 2022

Fundur í stjórn Héraðsskjalasafns Austfirðinga
Haldinn á Teams 17. ágúst 2022 kl. 13:00

Mætt voru: Anna M. Birgisdóttir, formaður, sem stýrði fundi, Bjartur Aðalbjörnsson, Gunnþórunn Ingólfsdóttir og Stefán Bogi Sveinsson, forstöðumaður, sem ritaði fundargerð.
Fyrir sumarleyfi hafði verið áformað að hafa lengri staðfund þennan dag, en vegna aðstæðna hjá formanni og forstöðumanni varð því ekki við komið. Því var ákveðið að halda stuttan fjarfund með það í huga að halda staðfund innan skamms.

1. Skýrsla forstöðumanns
Forstöðumaður fór yfir helstu mál úr rekstrinum. Fjárhagur er í samræmi við það sem lagt var upp með á síðasta stjórnarfundi og hefur yfirdráttarheimild sem þá var samþykkt verið lækkuð og mun lækka næst í byrjun september. Stefnt er að því að í árslok verði heimildin ekki hærri en var í ársbyrjun og bendir flest til þess að því takmarki verði náð.
Gengið hefur verið frá samningi við Múlaþing um skráningu og frágang skjala frá Seyðisfirði gegn viðbótarframlagi. Þá fékkst einnig framlag frá Múlaþingi til ljósmyndaverkefna safnsins og unnið er að frekari samningum um verkefni.
Tveir verkefnastyrkir fengust frá Þjóðskjalasafni að þessu sinni og vinnur forstöðumaður nú að uppgjöri verkefnis fyrra árs til að fá lokagreiðslu vegna þess og innborgun á verkefni ársins. Stefnt er að því að þessu verði lokið í byrjun september.

Þau sérverkefni sem safnið fær fjárframlög til eru að mestu unnin af núverandi starfsfólki, en stöðugildi frá 1. maí sl. eru þrjú. Þó er nokkur hluti af skönnunarverkefnum skjala unninn af verktaka í Neskaupstað.
Fram kom að haustráðstefna Félags héraðsskjalavarða fer fram á Dalvík 6. Og 7. október og verður safnið lokað þá daga.

Forstöðumaður hefur sótt og mun sækja fundi og viðburði á vegum Þjóðskjalasafns, annarra héraðsskjalasafna og skyldra stofnana eins og kostur er. Jafnframt er stefnt að því að nýta næstu Reykjavíkurferð til að fá afhent skjöl sem einstaklingar þar hyggjast afhenda safninu. Tvær slíkar afhendingar eru í farvatninu.

GI spurði um stöðu mála hvað varða viðbyggingu við Safnahúsið á Egilsstöðum. Forstöðumaður gat upplýst að hreyfing er að komast á starf byggingarnefndar á ný hvað varðar Safnahúsið en nefndin hafði áður ákveðið að fresta vinnu fram yfir sveitarstjórnarkosningar en einbeita sér að því að láta klára vinnu í Sláturhúsinu. Nú hyllir undir verklok þar auk þess sem skýr afstaða liggur fyrir um framhald verkefnisins að því er snýr að Safnahúsinu. Formaður byggingarnefndar kom til fundar við forstöðumann nýverið og forstöðumenn safnanna í húsinu hafa tvívegis áður fundað með byggingarnefnd. Forstöðumenn hafa rætt sín á milli um mikilvægi þess að halda áfram að þrýsta á um að ráðist verði í framkvæmdir sem fyrst og að starfsfólk í húsinu hafi aðkomu að hönnunarferli viðbyggingarinnar.
 
2. Aðalfundur 2022
Unnið er að fjárhagsuppgjöri liðins árs og ætti það að geta legið fyrir innan skamms. Núverandi stjórn mun leggja fram reikninga síðasta árs á aðalfundi en kjörtímabili hennar lýkur þar og mun ný stjórn verða kosin.
Fram kom að á fundinum verða lagðar fram ársskýrslur tveggja ára, en forstöðumanni hefur ekki lánast að ljúka ársskýslu 2020, en gengið verður frá henni samhliða skýrslu ársins 2021.
Forstöðumaður telur rétt að stefna að því að fundurinn verði heldur fyrr á árinu en í fyrra. Stjórn er sammála um að stefna á að aðalfundur verði haldinn 21. október.

3. Næsti fundur stjórnar
Samþykkt að næsti fundur stjórnar verði staðfundur og haldinn þriðjudaginn 6. september kl. 13 í Safnahúsinu á Egilsstöðum. Forstöðumaður hvatti fulltrúa í stjórn til að setja sig í samband og láta vita ef einhverra sérstakra gagna væri óskað fyrir fundinn.

4. Önnur mál
Enginn önnur mál voru borin upp. Fleira var því ekki tekið fyrir.

Fundi slitið kl. 18:30.

Fundargerðin var send út og staðfest með tölvupósti. Verður hún birt á heimasíðu safnsins.

Anna Margrét Birgisdóttir [sign]
Bjartur Aðalbjörnsson [sign]
Gunnþórunn Ingólfsdóttir [sign]
Stefán Bogi Sveinsson [sign]