Haustfundur skjalavarða

Dagana 5. og 6. nóvember sl. hittust skjalaverðir frá Þjóðskjalasafni Íslands og héraðsskjalasöfnum landsins á fundi í fundarsal Þjóðskjalasafns. Um var að ræða reglulegan fund skjalavarða, en síðast var slíkur fundur haldinn á Egilsstöðum 29. og 30. apríl sl. Þó fundurinn teygði sig á tvo daga var dagskrá hans þétt enda margvísleg verkefni sem skjalasöfnin takast á við, bæði ný og gömul, og var því af nægum umræðuefnum að taka.

Meðal helstu umræðuefna á fundinum má nefna nýjar reglur um skil á rafrænum skjölum og hvernig staðið verður að móttöku þeirra. Með nýlegri breytingu á lögum um Þjóðskjalasafn Íslands var opnað á að hið opinbera og stofnanir þess geti skilað skjölum rafrænt til skjalasafna. Í kjölfarið voru samdar reglur um skil á rafrænum skjölum og tóku þær gildi sl. sumar. Á fundinum í Þjóðskjalasafni var rætt um framkvæmd skila afhendingarskyldra aðila á rafrænum skjölum en ljóst að hér er bæði um að ræða flókið og viðamikið verkefni sem deildar meiningar eru um hvort að óbreyttu önnur söfn en Þjóðskjalasafnið ráði almennt við.

Annað veigamikið mál sem fundurinn fjallaði um var það eftirlitshlutverk sem skjalasöfnunum, bæði Þjóðskjalasafni og héraðsskjalasöfnum, ber að hafa gagnvart afhendingarskyldum aðilum, er þar vísað til ríkisins (og stofnana þess) og sveitarfélaganna og undirstofnana þeirra. Lengi hefur verið ákveðin óvissa um hvort eftirlitshlutverk með skjalavörslu sveitarfélaga og stofnana þeirra lægi hjá Þjóðskjalasafni eða því héraðsskjalasafni sem viðkomandi sveitarfélag heyrir undir. Í nýlegum úrskurði menntamálaráðuneytisins um þetta efni eru tekin af tvímæli um að þetta en þar kemur fram að hvert héraðsskjalasafn skuli sjá um eftirlit með skilaskyldum aðilum á sínu svæði. Þetta er stórt verkefni fyrir héraðsskjalasöfnin að fást við en jafnframt styrkir það stjórnsýslulega stöðu þeirra að nú sé ótvírætt að þessi ábyrgð hvíli á þeim.

Af öðrum málum má nefna að ný handbók um skjalavörslu sveitarfélaga er væntanleg í upphafi næsta árs og var hún kynnt á fundinum. Fékk handbókin jákvæð viðbrögð meðal fundarmanna. Einnig var rætt um aukna samvinnu Þjóðskjalasafns og héraðsskjalasafna á ýmsum sviðum en þörfin fyrir margháttaða samvinnu er brýnni nú en oft áður vegna þess niðurskurðar á fjárveitingum sem söfnin þurfa að takast á við.

Nýafstaðinn skjalavarðafundur þótti takast vel og fékk undirbúningshópur hans þakkir frá fundarmönnum, en hópinn skipuðu Þorsteinn Tryggvi Másson (Héraðsskjalasafni Árnesinga), Aðalbjörg Sigmarsdóttir (Héraðsskjalasafnið á Akureyri) og Njörður Sigurðsson (Þjóðskjalasafn Íslands). Næsti skjalavarðafundur er fyrirhugaður á Höfn í Hornafirði á komandi vori.