Aðalfundur 21.11.2013
Aðalfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga árið 2013
Haldinn í Gistihúsinu Egilsstöðum fimmtudaginn 21. nóvember. Fundur hófst kl. 14:00.
Formaður stjórnar, Ólafur B. Valgeirsson, setti fund og bauð fundarmenn velkomna. Ólafur stakk upp á að Óðinn Gunnar Óðinsson yrði fundarstjóri og var sú tillaga samþykkt. Báru Stefánsdóttur falið að rita fundargerð.
Mæting á aðalfundinn var 100% af magni atkvæða. Hrafnkell Lárusson, fyrrverandi forstöðumaður, var gestur á fundinum.
Dagskrá:
1. Skýrsla stjórnar
Ólafur B. Valgeirsson flutti skýrslu um störf stjórnar milli aðalfunda árin 2012 og 2013. Á þessu tímabili hélt stjórnin átta stjórnarfundi, þar af voru þrír símafundir. Tveir þeirra dreifðust yfir tvo daga.
Ársskýrsla Héraðsskjalasafnsins árið 2012
Bára Stefánsdóttir fór yfir ársskýrslu safnsins fyrir árið 2012. Hún var unnin af Hrafnkeli Lárussyni, fráfarandi forstöðumanni. Þar segir frá reglubundinni starfsemi og sérverkefnum.
Skýrsla formanns og ársskýrsla voru samþykktar einróma.
2. Afgreiðsla ársreiknings 2012
Forstöðumaður fór yfir endurskoðunarskýrslu og ársreikning ársins 2012 og greindi frá helstu liðum.
Rekstrartekjur voru samtals: 26.405.993,-
Rekstrargjöld voru samtals: 14.637.101,-
Niðurstaða rekstrarreiknings Héraðsskjalasafnsins fyrir árið 2012 er því að hagnaður varð af rekstrinum alls að upphæð 11.777.954,-
Handbært fé í árslok samkvæmt efnahagsreikningi var: 1.722.573,-
Ársreikningur var samþykktur einróma.
3. Afgreiðsla fjárhagsáætlunar 2014
Forstöðumaður fór yfir tölur og gerði grein fyrir forsendum fjárhagsáætlunarinnar.
Rekstrartekjur verði: 25.241.000,-
Rekstrargjöld verði: 25.253.346,- með afskriftum
Fjármunatekjur verði: 15.000,-
Héraðsskjalasafnið verði rekið með 2.654 kr. hagnaði á árinu 2014.
Gert er ráð fyrir að aðildarsveitarfélögin greiði 18.850 þús. í rekstrarframlag, 3.156 þús. í byggingarframlag og 350 þús. til viðhalds.
Fjárhagsáætlun var samþykkt einróma
4. Safnahús, fjárfestinga- og viðhaldsáætlun 2013-2019
Forstöðumaður gerði grein fyrir skjalinu, sem er unnið af forstöðumönnum safnanna þriggja í húsinu með ráðgjöf frá Fljótsdalshéraði.
Á árinu 2014 er gert ráð fyrir ýmsum verkefnum í Safnahúsi, kostnaður vegna þeirra kom fram í fjárhagsáætlun.
Áætlunin var samþykkt einróma.
5. Kjör löggilts endurskoðanda
Á síðasta aðalfundi var því beint til stjórnar að fara yfir fyrirkomulag og kostnað við bókhald og endurskoðun ársreikninga safnsins. Stjórn óskar eftir leyfi fundar til að leita fleiri tilboða og velja fyrir áramót hagstæðasta möguleikann.
Málið var rætt en með tilliti til dagskrár og stofnsamnings byggðasamlagsins þarf aðalfundur að kjósa endurskoðanda.
Lagt til að Magnús Jónsson endurskoðandi hjá KPMG verði kjörinn endurskoðandi. Tillagan var samþykkt einróma, einn sat hjá.
6. Kjör skoðunarmanna reikninga
Stjórn leggur til að Sigurjón Jónasson og Ómar Bogason verði endurkjörnir skoðunarmenn reikninga safnsins.
Samþykkt einróma.
7. Safnahús, kynning á hugmyndum Fljótsdalshéraðs um breytt eignarhald.
Björn Ingimarsson, bæjarstjóri Fljótsdalshéraðs, kynnir tilurð minnisblaðs KPMG um breytt eignarhald á Safnahúsi. Í umræðum forsvarsmanna sveitarfélaga hefur komið fram sú skoðun að skynsamlegt sé að koma þessu eignarhaldi á eina hendi. Tillagan var send til stjórnar minja- og héraðsskjalasafns og síðar til sveitarfélaganna. Hún gerir ráð fyrir að Fljótsdalshérað leysi til sín alla eignarhluta og að söluverðið verði greitt upp í formi leigugreiðslna til 12 ára.
Eftir nokkrar umræður var eftirfarandi ályktun lögð fram:
Aðalfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga samþykkir að fela stjórn Héraðsskjalasafnsins að boða til aukaaðalfundar til að fjalla um og taka afstöðu til tillagna að breytingu á eignarhaldi Safnahússins á Egilsstöðum. Aukaaðalfundur verði haldinn í framhaldi af samráðsfundi fulltrúa sveitarfélaganna.
Ályktunin var samþykkt einróma.
8. Önnur mál
Bára Stefánsdóttir lýsti ánægju sinni með hve safnið nýtur mikillar velvildar í samfélaginu. Einnig þakkaði hún Hrafnkeli fyrir hve vel hann kom henni inn í starfið.
Gauti Jóhannesson bauð til aðalfundar 2014 á Djúpavogi.
Fundarmenn þáðu kaffiveitingar í boði Fljótsdalshéraðs.
Fundargerð lesin. Fundi slitið kl. 16:20
Björn Ingimarsson [sign]
Jón Þórðarson [sign]
Sigríður Bragadóttir [sign]
Vilhjálmur Jónsson [sign]
Sigrún Júlía Geirsdóttir [sign]
Sigmar Ingason [sign]
Gauti Jóhannesson [sign]
Páll Baldursson [sign]
Ragnhildur Indriðadóttir [sign]
Pétur Sörensson [sign]
Ólafur Valgeirsson [sign]
Óðinn Gunnar Óðinsson [sign]
Bára Stefánsdóttir [sign]