Stjórnarfundur 23.10.2013 og 28.10.2013
Stjórnarfundur Héraðsskjalasafnsins 23. október 2013
Fundurinn var símafundur og hófst hann kl. 15:30.
Mætt voru: Ólafur Valgeirsson, Ragnhildur Rós Indriðadóttir, Pétur Sörensson og Bára Stefánsdóttir.
Formaður stjórnar, Ólafur Valgeirsson, stjórnaði fundi og Bára Stefánsdóttir forstöðumaður ritaði fundargerð.
Dagskrá:
1. Launaáætlun Héraðsskjalasafns fyrir árið 2014
Í nýrri launaáætlun leggur forstöðumaður til að starfshlutfall fastra starfsmanna safnsins verði aukið úr 1,95 stöðugildum í tvö stöðugildi. Starfsmaður í skjalaskráningu fari úr 75% starfi í 80% starf, starfsmaður ljósmyndasafns verði áfram í 20% starfi og forstöðumaður í 100% starfi. Stjórn samþykkir þessa breytingu.
2. Fjárhagsáætlun Héraðsskjalasafns fyrir árið 2014
Fyrir fundinum lá uppfærð útgáfa af fjárhagsáætlun sem var til umræðu 4. október. Gert er ráð fyrir að safnið verði rekið með 2.654 kr. hagnaði á næsta ári. Laun og launatengd gjöld hækka um 236.492 kr. til samræmis við nýja launaáætlun.
Gjaldaliðurinn Rekstrarfélag Laufskóga 1 er hækkaður upp í 1.680 þús. Undir þann lið fellur launakostnaður vegna ræstingar, kaup á hreinlætisvörum, hiti og rafmagn, brunatrygging hússins, sorphreinsun, snjómokstur, rekstur bruna- og öryggiskerfis auk aðkeyptrar vinnu vegna eftirlits og viðgerða.
Óverulegar breytingar urðu á öðrum liðum í fjárhagsáætlun. Afgreiðslu málsins er frestað þar til síðar á fundinum.
3. Áætluð skipting kostnaðar á sveitarfélög 2014
Áætlunin gerir ráð fyrir 18.850 þús. kr. framlagi frá aðildarsveitarfélögum til reksturs héraðsskjalasafns. Afgreiðslu málsins er frestað og næsti liður tekinn á dagskrá.
4. Fjárfestinga- og viðhaldsáætlun Safnahúss 2013-2019
Bára gerir grein fyrir skjalinu Fjárfestinga- og viðhaldsáætlun Safnahúss 2013-2019. Það er unnið af Úlfari Þórðarsyni, framkvæmda- og þjónustufulltrúa Fljótsdalshéraðs, í samvinnu við forstöðumenn safna í húsinu; Báru hjá Héraðsskjalasafni, Unni Karlsdóttur hjá Minjasafni Austurlands og Jóhönnu Hafliðadóttur hjá Bókasafni Héraðsbúa. Óðinn Gunnar Óðinsson, atvinnu-, íþrótta- og menningarfulltrúi Fljótsdalshéraði, gaf ráð við vinnuna.
Skjalið er að grunni til byggt á plagginu Yfirlýsing um verkáætlun fyrir Safnahúsið Laufskógum 1 á Egilsstöðum 2013 sem Úlfar undirritaði 1. október sl. ásamt safnstjóra Minjasafns fyrir hönd húsfélagsins Laufskógum 1 án samráðs við aðra forstöðumenn í húsinu og án þess að samþykki stjórnar eða nauðsynlegt fjármagn lægi fyrir. Þá var búið að setja upp svalir við inngang á jarðhæð og fleiri framkvæmdir áætlaðar. Bára gerði athugasemd við þetta verklag þar sem hún taldi Fljótsdalshérað vera að ráðast í þessar framkvæmdir á eigin kostnað. Í framhaldinu héldu forstöðumenn safnanna húsfund þar sem nauðsynlegum viðhalds- og öryggisverkefnum var forgangsraðað.
Þann 14. október héldu forsvarsmenn Fljótsdalshéraðs óformlegan fund um safnahúsið með forstöðumönnum og stjórnarformönnum safnanna. Niðurstaða þess fundar var að Fljótsdalshérað bíður með að innheimta kostnað við hönnun og uppsetningu fyrrnefndra svala sem kosta skjalasafnið 526.000 kr. Ætlunin var að setja snjóplóg yfir inngang á jarðhæð en sérfræðingar töldu það ekki duga til að hindra hrun af þakinu. Á árinu 2014 þarf að endurnýja þak yfir munageymslu á jarðhæð vegna viðvarandi leka. Hlutur skjalasafns í þeirri nýframkvæmd er 2.630 þús.
Í sumar þurfti að bregðast við auknum vatnsleka í skjalageymslu og leka við rafmagnstöflu sem skapaði íkveikjuhættu. Eftir er að laga þakrennur en leki úr þeim átti þátt í þessum vanda. Einnig þarf að setja nýja síu við rakatæki og færa hitanema við bókasafn. Áætlaður hlutfallskostnaður skjalasafnsins vegna þessa viðhalds á árinu 2013 er 150.170 kr. Stjórn felur Báru að óska eftir að aðildarsveitarfélög greiði kostnað við þessar óhjákvæmilegu bráðaviðgerðir.
Á næsta ári þarf að setja upp hitaveituofna í vinnurými starfsfólks á skjala- og minjasafni. Fólkið vinnur í bráðabirgða vinnurými sem ætlað er fyrir muna- og skjalageymslur þegar byggingu safnahúss verður framhaldið. Nota þarf sömu hita- og rakastilling í öllu rýminu á jarðhæð en með uppsetningu ofna er hægt að hafa kjörhita í geymslum og hækka hita í vinnurými starfsfólks sem hefur farið allt niður í 17 gráður. Auk þess þarf að setja snjóplóg á þak miðhæðar til að draga úr slysahættu við inngang. Ásamt öðrum minni háttar framkvæmdum verður viðhaldskostnaður skjalasafns á árinu 2014 kr. 374.160.
Áætluð kostnaðarskipting milli eigenda hússins er ekki fullunnin. Verið er að kanna hvort Skeggjastaðahreppur (nú Langanesbyggð) á enn 0,68% hlut í Safnahúsi en hann sagði sig úr Héraðsskjalasafninu í nóvember 2006.
Stjórn felur Báru að gera nýja fjárhagsáætlun með tilliti til þessara viðhalds- og nýframkvæmda þar sem gert er ráð fyrir viðbótarframlagi frá sveitarfélögum á árinu 2014.
5. Önnur mál
Forstöðumaður verður fjarverandi næstu tvo daga en sendir uppfærð skjöl ásamt greinargerð til stjórnarmanna um helgina.
Fleira ekki tekið fyrir. Fundi var frestað kl. 16:30. Framhaldsstjórnarfundur fer fram 28. október kl. 17.
Ólafur B. Valgeirsson [sign]
Ragnhildur Rós Indriðadóttir [sign]
Pétur Sörensson [sign]
Bára Stefánsdóttir [sign]
Framhaldsstjórnarfundur 28. október 2013
Fundurinn var símafundur og hófst hann kl. 17.
Mætt voru: Ólafur Valgeirsson, Ragnhildur Rós Indriðadóttir, Pétur Sörensson og Bára Stefánsdóttir.
Ólafur formaður stjórnaði fundi og Bára ritaði fundargerð.
Dagskrá:
1. Gögn fyrir aðildarsveitarfélög
Fyrir fundinum lágu ný Drög að fjárhagsáætlun Héraðsskjalasafns Austfirðinga árið 2014 og Áætluð skipting kostnaðar á sveitarfélög árið 2014. Þar er gert er ráð fyrir viðbótarframlagi frá aðildarsveitarfélögum í samræmi við Fjárfestinga- og viðhaldsáætlun Safnahúss 2013-2019. Stjórn felur Báru að senda þessi skjöl til aðildarsveitarfélaganna. Í bréfi sem fylgir skjölunum er gerð nánari grein fyrir forsendum þessara áætlana.
2. Önnur mál
a) Fundarmenn ræddu leigukostnað vegna geymslu í Arion banka. Bára tekur að sér að kanna hvaða gögn eru í geymslunni. Skjalageymsla í safnahúsi er að fyllast og nauðsynlegt að hafa aðra geymslu tiltæka.
b) Samþykkt að reyna að lækka kostnað vegna endurskoðunar og bóhalds. Báru falið að leita tilboða hjá KPMG, núverandi endurskoðanda, og hjá öðrum viðurkenndum aðilum á svæðinu. Einnig verður kannaður verðmunur á milli áritunar og endurskoðunar ársreiknings.
c) Báru falið að skila áritun óháðra endurskoðenda, stjórnar og forstöðumanns á ársreikning 2012 til KPMG.
d) Samþykkt að á dagskrá aðalfundar í nóvember verði eftirfarandi mál, auk fastra dagskrárliða:
• Safnahús, fjárfestinga- og viðhaldsáætlun 2013-2019
• Eignarhald Safnahúss; kynning á hugmyndum Fljótsdalshéraðs um breytt eignarhald.
Fleira ekki tekið fyrir, fundi slitið kl. 18:30.
Ólafur B. Valgeirsson [sign]
Ragnhildur Rós Indriðadóttir [sign]
Pétur Sörensson [sign]
Bára Stefánsdóttir [sign]