Stjórnarfundur 4.10.2013

Stjórnarfundur Héraðsskjalasafnsins 4. október 2013
Fundurinn var haldinn í Safnahúsinu á Egilsstöðum og hófst kl. 16:00.

Mætt voru: Ólafur Valgeirsson, Ragnhildur Rós Indriðadóttir, Pétur Sörensson og Bára Stefánsdóttir.

Formaður stjórnar, Ólafur Valgeirsson, stjórnaði fundi og Bára Stefánsdóttir ritaði fundargerð. Þetta var fyrsti stjórnarfundur síðan hún tók við sem forstöðumaður.

Dagskrá:
1. Ársreikningur og endurskoðunarskýrsla 2012
Fyrir fundinum lá ársreikningur og endurskoðunarskýrsla frá KPMG. Ársreiknigurinn var samþykktur og undirritaður. Báru var falið að gera athugasemdir við endurskoðunarskýrslu.

Báru falið að hafa samband við skoðunarmenn reikninga vegna áritunar. Þeir eru Sigurjón Jónasson og Ómar Bogason (sbr. aðalfund 2012).

Lagt fram ráðningarbréf frá KPMG vegna áframhaldandi endurskoðunar. Á aðalfundi 2012 kom fram:
Nokkur umræða varð um endurskoðun og kostnað safnsins við hana. Lagt til að KPMG fari áfram með endurskoðun ársreikninga safnsins. Stjórn falið að fara yfir fyrirkomulag og kostnað við bókhald og endurskoðun ársreikninga safnsins. Samþykkt einróma.
Báru falið að fá sundurliðun á kostnaði við þjónustu KPMG. Ragnhildur og Ólafur ætla að kanna skyldur gagnvart sveitarfélögum, hvort nóg sé að fá áritun löggilts endurskoðenda á reikninga byggðasamlagsins í stað endurskoðunar.

2. Fjárhagsáætlun Héraðsskjalasafnsins fyrir árið 2014
Rekstraryfirlit frá fyrri hluta ársins kemur vel út og sýnir 2,5 millj. hagnað. Yfirlit yfir kostnaðarliði Safnahúss jan.-sept. 2013 og skipting kostnaðar milli safna í húsinu lagt fram. Gerð var athugasemd við liðinn „HT hús v. Svalir nýframkv. 1.398.000.“ Um er að ræða svalir sem Fljótsdalshérað lét setja yfir inngang í kjallara. Báru falið að hafa samband Úlfar framkvæmda- og þjónustufulltrúa hjá bænum og kanna hver ákvað þessa framkvæmd, hver samþykkti hana fyrir hönd byggðasamlagsins og hver á að greiða kostnaðinn.

Lögð fram drög að launaáætlun. Skjalið verður unnið áfram með launafulltrúa Fljótsdalshéraðs. Bára bíður eftir svari frá Sambandi íslenskra sveitarfélaga um skatttekjur einstakra sveitarfélaga í Múlasýslum á árinu 2012. Samþykkt að ganga út frá 4% hækkun á rekstrarliðum og 4% á tekjuliðum.

Hrafnkell Lárusson, fyrrverandi forstöðumaður, hefur boðist til að aðstoða við gerð fjárhagsáætlunar fyrir næsta ár. Stjórn samþykkir að greiða fyrir þá vinnu.

3. Aðalfundur 2014
Á síðasta aðalfundi var ákveðið að aðalfundur 2014 færi fram á Fljótsdalshéraði. Áætlaður fundartími verður fimmtud. 21. nóv. kl. 14. Ragnhildi falið að finna fundarstað og fundarstjóra.

4. Safnahúsið, erindi frá bæjarstjóra Fljótsdalshéraðs
Fyrir fundinum lá bréf sem bæjarstjóri Fljótsdalshéraðs sendi til stjórnarformanns. Í viðhengi með bréfinu var skjalið Málefni Safnahússins á Egilsstöðum, breyting á eignarhaldi, minnisblað frá KPMG. Ólafur óskaði eftir að tilmæli bæjarstjórans væru tekin til umræðu og kynningar á fundinum. Í bréfi Björns kemur fram:

Sendi hér með samantekt frá KPMG, dags. 18. september 2013, þar sem farið er yfir hvernig færa megi eignarhald Safnahússins á Egilsstöðum yfir á eina hendi með því að sveitarfélagið Fljótsdalshérað leysi til sín eingarhluti byggðasamlaganna um Minjasafn Austurlands, annars vegar, og um Héraðsskjalasafn Austurlands, hins vegar.

Hér með er óskað eftir því að stjórn byggðasamlagsins taki hugmyndir þessar til umfjöllunar og taki afstöðu til þeirra. Jafnframt er óskað eftir því að stjórn byggðasamlagsins taki afstöðu til þeirra hugmynda sem ræddar voru á sameiginlegum fundi stjórna Minjasafns og Héraðsskjalasafns með bæjarráði Fljótsdalshéraðs miðvikudaginn 26. júní sl. þar sem viðraðar voru hugmyndir að sameiginlegri forstöðumennsku fyrir þeim stofnunum sem starfræktar eru í Safnahúsinu.

Ljóst er að þetta minnisblað hefur ekki borist til bæjarstjóra Fjarðabyggðar eða Vopnafjarðar. Það er mat fundarmanna að stjórnin hafi ekki umboð til að ákveða um eignarhald sveitarfélaga í húsinu. Eftirfarandi bókun verður send til bæjarastjóra:

Hvað varðar samantekt frá KPMG þakkar stjórnin kynningu á málinu en telur sig ekki hafa umboð til að taka efnislega afstöðu til þeirra hugmynda sem þar eru til umfjöllunar. Stjórnin telur að þetta erindi þurfi að fara til umfjöllunar hjá eigendum byggðasamlagsins og telur eðlilegt að Fljótsdalshérað sendi það til þeirra.

Varðandi hugmyndir sem fram komu á óformlegum fundi 26. júní sl. ítrekar stjórnin fyrri bókun um að ekki sé unnt að leggja mat á hugmyndir um mögulegt hagræði af breyttri rekstrarstjórn safnanna í Safnahúsinu fyrr en að undangenginni athugun á núverandi starfsemi safnanna og markmiðssetningu varðandi fyrirhugaðar breytingar. Tryggja þarf að slík athugun verði gerð á faglegan hátt með skýrum markmiðum og þarfagreiningu.

5. Önnur mál
a)    Arndís óskar eftir því að vera áfram í 20% starfi. Því var vel tekið.
b)    Dagar myrkurs í nóvember: Safnið verður með ljósmyndasýningu í anddyri Safnahúss í samvinnu við Þjóðminjasafn. Einnig verður kvikmyndin Austurland eftir Eðvarð Sigurgeirsson sýnd í Sláturhúsinu og í Hlymsdölum.
c)    Bára sagði frá MA-námi sínu í Hagnýtri menningarmiðlun við Háskóla Íslands.

Fleira ekki tekið fyrir, fundi slitið kl. 18:30.

Ólafur B. Valgeirsson [sign]
Ragnhildur Rós Indriðadóttir [sign]
Pétur Sörensson [sign]
Bára Stefánsdóttir [sign]