Stjórnarfundur 4.1. 2012

Stjórnarfundur Héraðsskjalasafnsins 4. janúar 2012

Fundurinn var haldinn í húsnæði Héraðsskjalasafnsins í Safnahúsinu Laufskógum 1 á Egilsstöðum og hófst hann kl. 13:00.
Fundargerð ritaði Hrafnkell Lárusson.

Mætt voru: Ólafur Valgeirsson, Ragnhildur Rós Indriðadóttir, Pétur Sörensson og Hrafnkell Lárusson.

Aldursforseti, Ólafur Valgeirsson, setti fund og bauð fundarmenn velkomna.
Ný stjórn tekur nú við samkvæmt nýjum stofnsamningi sem tók gildi 1. janúar sl.

Dagskrá:

1. Verkaskipting stjórnar
Með nýjum stofnsamningi Héraðsskjalasafnsins, sem tók gildi 1. janúar sl., varð sú breyting að stjórnarmönnum fækkaði úr fimm í þrjá. Samkvæmt nýja stofnsamningnum er verkaskipting stjórnar þannig: Formaður, varaformaður og meðstjórnandi.

Eftirfarandi tillaga að verkaskiptingu stjórnar lögð fram:
Formaður: Ólafur Valgeirsson
Varaformaður: Pétur Sörensson
Meðstjórnandi: Ragnhildur Rós Indriðadóttir

Samþykkt einróma.

Nýkjörinn formaður þakkaði traustið og tók við stjórn fundarins.

2. Fjárhagsstaða Héraðsskjalasafnsins
HL gerði grein fyrir væntanlegum rekstrarniðurstöðum ársins 2011. Rekstur safnsins var mjög erfiður á árinu 2011 bæði vegna lægri framlag og almennra verðlags- og launahækkana. Þrátt fyrir að gripið hafi verið til sparnaðaraðgerða á síðari hluta ársins var óhjákvæmilegt að leita tímabundins yfirdráttarláns hjá viðskiptabanka safnsins, Arion banka. Forstöðumaður, í samráði við þáverandi stjórn Héraðsskjalasafnsins, fékk þann 19. desember sl. yfirdráttarheimild að upphæð 2 milljónir króna á tékkareikning safnsins. Gildir sú heimild til 29. febrúar nk. Vextir af heimildinni eru aðeins af notkun.

Fjárhagsáætlun ársins 2012 gerir ráð fyrir að rekstur safnsins verði í járnum. HL kynnti hugmyndir að mögulegum leiðum til hagræðingar í rekstri safnsins.
Ræddar voru ýmsar hugmyndir að sparnaði og tekjuöflun. 

3. Breyting á starfslýsingu forstöðumanns
Á aðalfundi fulltrúaráðs Héraðsskjalasafns Austfirðinga sem haldinn var 25. nóvember 2011 var samþykkt að beina því til stjórnar safnsins að gera breytingu á starfslýsingu forstöðumanns. Umrædd breyting er þess efnis að forstöðumaður skuli hafa samráð við formann stjórnar þegar kemur að ráðningu starfsmanna safnsins.

Fram kom tillaga um að sú grein starfslýsingar forstöðumanns sem fjallar um ráðningu annarra starfsmanna safnsins hljóði svo:
[Forstöðumaður] „sér um ráðningu annarra starfsmanna Héraðsskjalasafnsins, í samráði við formann stjórnar, og hefur með höndum málefni einstakra starfsmanna.“

Samþykkt einróma.

4. Önnur mál
a) HL skýrði frá því að Alþingi hafi ákveðið við fjárlagagerð í desember sl. að verja 15 milljónum króna á árinu 2012 til verkefnis við skráningu og skönnun ljósmynda. Um er að ræða framhald þess verkefnis sem var unnið að hjá þremur héraðsskjalasöfnum á árinu 2011. Héraðsskjalasafn Austfirðinga fær þriðjung upphæðarinnar í sinn hlut. Þeir starfsmenn sem störfuðu að verkefninu síðari hluta árs í fyrra hafa verið endurráðnir og hefja þeir störf bráðlega.  
b) HL greindi frá því að sjö af átta aðildarsveitarfélögum safnsins hefðu staðfest nýjan stofnsamning Héraðsskjalasafnsins og tók hann því gildi 1. janúar sl. Þau sveitarfélög sem hafa staðfest stofnsamninginn höfðu yfir að ráða 97,2% atkvæða á síðasta aðalfundi safnsins, en til að samningurinn öðlaðist gildi þurftu sveitarfélög sem hafa yfir að ræða 2/3 atkvæða á aðalfundi að staðfesta hann.
c) HL gerði grein fyrir breyttum opnunartíma safnsins frá nýliðnum áramótum. Safnið verður opið frá kl. 12-16 mánudaga til fimmtudaga en verður lokað á föstudögum. Um er að ræða verulega skerðingu á opnunartíma því undanfarin ár hefur safnið verið opið frá kl. 12-18 alla virka daga. Ástæða þess að gripið er til þessa úrræðis er samdráttur í rekstri safnsins sem orsakast af því að tekjur hafa ekki fylgt verðlagshækkunum.

Fleira ekki tekið fyrir, fundi slitið kl. 15:10.

Ólafur B. Valgeirsson [sign]
Ragnhildur Rós Indriðadóttir [sign]
Pétur Sörensson [sign]
Hrafnkell Lárusson [sign]