Aðalfundur 25.11. 2011

Aðalfundur fulltrúaráðs Héraðsskjalasafns Austfirðinga árið 2011

Haldinn í fundarsal íþróttamiðstöðvarinnar á Seyðisfirði 25. nóvember 2011.
Fundur hófst kl. 14:00.

Formaður stjórnar (og heimamaður) Ólafur Sigurðsson setti fund, bauð fundarmenn velkomna og bar viðstöddum kveðjur bæjarstjóra Seyðisfjarðarkaupstaðar.

Samþykkt var að Hrafnkell Lárusson riti fundargerð.
Mæting á fundinn er 100% af magni atkvæða.

1. Skýrsla stjórnar (fyrir árin 2010 og 2011)
Ólafur Sigurðsson formaður las skýrslu stjórnar. Hann ræddi þá venju á fyrri aðalfundum fulltrúaráðs að skýrsla stjórnar sem þar er lesin eigi við næsta reikningsár á undan en ekki það starfsár sem er að ljúka. Taldi Ólafur þörf á að breyta þessu og fjalli skýrsla hans því um bæði árin 2010 og 2011, þó einkum um síðartalda árið sem er hans starfsár sem formaður stjórnar.
Árið 2010 voru haldnir fjórir stjórnarfundir. Starfsár stjórnar einkenndist af hefðbundum verkefnu en þó einnig mjög af málefnum Bókasafns Halldórs og Önnu Guðnýjar sem voru til umfjöllunar á öllum fundum stjórnar á árinu. Ólafur gerði grein fyrir lyktum þess máls á aðalfundi fulltrúaráðs árið 2010. Á þeim aðalfundi var ný stjórn safnsins kosin og urðu þar nokkrar mannabreytingar. Í stjórn voru kosin: Páll Baldursson, Pétur Sörensson, Ólafur Sigurðsson, Ólafur Valgeirsson og Ragnhildur Rós Indriðadóttir. Varamenn voru kjörnir: Sigmar Ingason og Ólafur Eggertsson.
Fimm stjórnarfundir voru á árinu 2011, þar af tveir símafundir. Ákveðið var á fyrsta fundi stjórnar á árinu að hætta að boða varamenn á stjórnafundi nema forföll væru meðal aðalmanna. Hvort tveggja er gert í sparnaðarskyni. Fyrirferðarmest í starfi stjórnar á árinu var vinna við endurskoðun stofnsamnings Héraðsskjalasafnsins. Stjórn samþykkti breytingar á stofnsamningnum á fundi sínum í október og liggja þær hér fyrir aðalfundi. Fjárhagur safnsins hefur verið erfiður á árinu og valda þar ýmsar ytri aðstæður, einkum lægri tekjur og hækkanir á verðlagi og launum. Formaður og forstöðumaður hafa gert forsvarsmönnum sveitarfélaganna grein fyrir þessum erfiðleikum í rekstri safnsins. Ljóst er að draga verður saman í rekstri safnsins á næsta ári til að rekstur þess verði í járnum. Að lokum þakkaði Ólafur stjórn og starfsfólki safnsins samstarfið og tilkynnti að hann hygðist draga sig í hlé frá stjórnarsetu vegna breytinga á sínum persónulegu högum.
Skýrslu stjórnar var svo dreift til fundarmanna.

Ársskýrsla Héraðsskjalasafnsins árið 2010
Hrafnkell Lárusson forstöðumaður fór yfir ársskýrslu safnsins fyrir árið 2010. 
Gestir í safninu voru 1645 á árinu, erindi sem bárust voru 329 og skjala- og myndbeiðnir í lestrarsal voru 237. Skjala- og myndaafhendingar voru 63 á árinu.
Fjöldi fastra starfsmanna var óbreyttur frá fyrra ári, alls 3 í 2,75 stöðugildum. Manntalsskráningarverkefni var framhaldið á árinu og störfuðu að jafnaði fjórir starfsmenn við það verkefni, allir í hlutastörfum. Einn starfsmaður var ráðinn á haustdögum í átaksverkefni með tilstyrk Vinnumálastofnunar. Alls störfuðu 10 manns hjá Héraðsskjalasafninu á árinu, flestir 9 samtímis.
Aðgangur að bókum og tímaritum safnsins hefur batnað til muna með tiltekt og endurskipulagningu safnkostsins og bættum merkingum á tímaritahylkjum. Umskipti urðu í geymslumálum safnsins á árinu þegar safnið tók á leigu skjalageymslu í húsnæði Arion banka á Egilsstöðum. Kemur sú geymsla í stað fjargeymslu safnsins á Lyngási 12 sem nauðsynlegt var að rýma þar sem húseigandi hugðist taka rýmið til annarra þarfa. Gott samstarf milli héraðsskjalasafna landsins hélt áfram á árinu og skilar það þekkingu inn í starfsemina. Samskipti við aðildarsveitarfélögin voru góð og heimsótti forstöðumaður þau öll á árinu. Viðburðir og sýningahald safnsins var í hefðbundnu formi. Þrjár myndasýningar voru setta á vefsíðu safnsins á árinu. Málefni Bókasafnsins voru fyrirferðarmikil, en breytingar á reglum þess voru tímafrekar og stóðu yfir allt árið.   

Umræður:
Sigmar spurði um geymsluhúsnæði safnsins og endingu á því. Forstöðumaður taldi líkur á að núverandi húsnæði myndi duga í fjögur ár í viðbót miðað við áætluð skjalaskil.

Skýrsla formanns og ársskýrsla bornar undir atkvæði.
Samþykkt einróma.

2. Afgreiðsla ársreiknings 2010
Forstöðumaður fór yfir endurskoðunarskýrslu og ársreikning ársins 2010 og greindi frá helstu liðum.
Rekstrartekjur samtals: 19.113.873,-
Rekstrargjöld samtals: 21.046.136,-
Hreinar fjármunatekjur: 17.130,-
Tap ársins: 1.915.133,-
Handbært fé samkvæmt efnahagsreikningi: 2.210.073,-
Fjárhagsáætlun ársins 2010 gerði ráð fyrir tapi upp á kr. 1.692.551,-
Rekstrarniðurstöður ársins eru því rúmum 200 þúsundum lakari en ráð var fyrir gert.

Umræður:
Björn benti á að safnið hefði greitt fulltrúaráðsmönnum fyrir ferðakostnaði vegna aðalfundar árið 2009 en fyrir hann eigi fulltrúaráðsmenn að rukka sín sveitarfélög.
Sigrún og Ólafur Eggertsson ræddu um framlög sveitarfélaganna.

Ársreikningurinn borin undir atkvæði.
Samþykktur einróma.

3. Afgreiðsla fjárhagsáætlunar 2012
Forstöðumaður fór yfir tölur og forsendur og rakti í stuttu máli samskipti sín og formanns við forsvarsmenn aðildarsveitarfélaganna. Ljóst er að áætlaðar tekjur fyrir árið 2012 standa ekki undir óbreyttum rekstri. Brugðist verður við því með samdrætti í mannahaldi og almennum sparnaði.
 
Umræður:
Björn spurði um skjalaskráningarverkefni. Hann gerði einnig athugasemdir við færslu á tekjum og gjöldum ljósmyndasafnsins. Formanni og forstöðumanni falið að athuga hvort rétt sé fært.

Fjárhagsáætlunin samþykkt einróma.

4. Breytingar á stofnsamningi Héraðsskjalasafnsins
Á aðalfundi fulltrúaráðs Héraðsskjalasafnsins árið 2010 var samþykkt tillaga þáverandi stjórnarformanns, Björns Aðalsteinssonar, þess efnis að aðalfundur beindi því til stjórnar að endurskoða stofnsamning Héraðsskjalasafnsins. Stjórn hófst handa snemma árs og leitaði m.a. eftir tillögum að breytingum frá þeim fulltrúaráðsmönnum sem eru utan stjórnar. Fyrir aðalfundinum liggur tillaga að nýjum stofnsamningi sem samþykktur var á stjórnarfundi þann 26. október 2011. Fundarmenn fóru yfir nýja stofnsamninginn lið fyrir lið.

Umræður:
Rætt var um stöðu Bókasafns Halldórs og Önnu Guðnýjar, samkvæmt 2. grein samningsins. 
Töluverð umræða varð um fyrirkomulag stjórnarkosningar samkvæmt 3. grein nýs stofnsamnings. Björn, Sigmar og Ólafur Eggertsson gerðu athugasemdir við þessa grein í nýjum stofnsamningi. Stjórnarmenn og forstöðumaður skýrðu þá hugsun sem liggur að baki greininni og hvaða fyrirmynda er litið til.
Rætt var um 7. grein og komu samhljóða athugasemdir varðandi hana og fram komu um 3. grein.
Í umræðu um 8. grein lagði Ólafur Eggertsson til að í starfslýsingu forstöðumanns komi fram að hann skuli hafa samráð við formann stjórnar um ráðningu starfsmanna. Fundurinn samþykkir að vísa því til stjórnar að gera þessa breytingu á starfslýsingu forstöðumanns.
Varðandi 9. grein lagði Björn fram beiðni frá Borgarfjarðarhreppi þess efnis að það sveitarfélag verði undanþegið þátttöku í 30% greiðsluhluta sveitarfélaganna.
Tillaga Björns þessa efnis var samþykkt einróma.
Ólafur Eggertsson lagði til orðalagsbreytingu á 9. grein.
Samþykkt einróma.  
Rætt var um gildistöku samningsins. Björn, Sigmar og Ólafur Eggertsson gerðu athugasemdir við að samningurinn eigi að taka gildi í dag.
Lögð var fram tillaga um að gildistími samningsins verði 1. janúar 2012.
Samþykkt samhljóða.
Lögð var fram tillaga um að aftan við bráðabirgðaákvæði nýs stofnsamnings bætist eftirfarandi setning: „Fram að gildistöku nýs stofnsamnings sitji núverandi stjórn Héraðsskjalasafnsins.“
Samþykkt samhljóða.

Formaður bar nýjan stofnsamning upp til samþykktar:
Óskaði var eftir nafnakalli.

Atkvæðagreiðsla:
Páll Baldursson segir já.
Ólafur Valgeirsson segir já.
Sigmar Ingason greiðir ekki atkvæði.
Björn Aðalsteinsson segir nei (vegna andstöðu við 3. og 7. grein).
Sigrún Blöndal segir já.
Pétur Sörensson segir já.
Ólafur Eggertsson segir já við samningnum í heild, en kveðst persónulega andsnúinn 3. og 7. grein.
Ólafur Sigurðsson segir já.
 
Nýr stofnsamningur samþykktur með 34 atkvæðum gegn einu.

Nýr samningur tekur gildi 1. janúar 2012. Samkvæmt gamla stofnsamningnum þurfa breytingar á stofnsamningi Héraðsskjalasafnsins að hljóta staðfestingu aðildarsveitarfélaga sem hafa yfir að ráða a.m.k. 2/3 hluta atkvæða á aðalfundi til að hann öðlist gildi. 

5. Kjör stjórnar og varastjórnar
Þessi liður fellur niður vegna samþykktar á breytingartillögu við nýjan stofnsamning Héraðsskjalasafnsins. Sitjandi stjórn mun sitja þar til nýr stofnsamningur tekur gildi.

6. Kjör tveggja fulltrúa í stjórn Bókasafns Halldórs Ásgrímssonar og Önnu Guðnýjar Guðmundsdóttur
Þessi liður fellur niður vegna samþykktar á breytingartillögu við nýjan stofnsamning Héraðsskjalasafnsins. Sitjandi stjórn mun sitja þar til nýr stofnsamningur tekur gildi.

7. Kjör endurskoðenda
Lagt til að KPMG fari áfram með endurskoðun ársreikninga safnsins.
Samþykkt einróma.

Sigurjón Jónasson og Ómar Bogason endurkjörnir skoðunarmenn reikninga safnsins.

8. Önnur mál
a) Ólafur Valgeirsson bauð til næsta aðalfundar Héraðsskjalasafnsins á Vopnafirði að ári. Var því boði vel tekið.

Fundargerð lesin.
Fundi slitið kl. 17:50.

Ólafur Sigurðsson [sign]
Páll Baldursson [sign]
Sigrún Blöndal [sign]
Sigmar Ingason [sign]
Björn Aðalsteinsson [sign]
Ólafur Valgeirsson [sign]
Pétur Sörensson [sign]
Ólafur Eggertsson [sign]
Hrafnkell Lárusson [sign]