Stjórnarfundur 26.10. 2011

Stjórnarfundur Héraðsskjalasafnsins 26. október 2011

Fundurinn var haldinn í húsnæði Héraðsskjalasafnsins í Safnahúsinu Laufskógum 1 á Egilsstöðum og hófst hann kl. 15:00.
Fundargerð ritaði Hrafnkell Lárusson.

Mætt voru: Ólafur Sigurðsson, Páll Baldursson, Ragnhildur Rós Indriðadóttir, Pétur Sörensson, Ólafur Valgeirsson og Hrafnkell Lárusson.

Formaður setti fund og bauð fundarmenn velkomna.

Dagskrá:

1. Fjárhagsáætlun safnsins fyrir árið 2012
Fyrir fundinum lágu drög að fjárhagsáætlun Héraðsskjalasafnsins fyrir árið 2012. Forstöðumaður og formaður stjórnar hafa á haustmánuðum rætt við forsvarsmenn aðildarsveitarfélaga safnsins um fjárhagsstöðu þess og rekstrarhorfur til næstu ára. Ljóst er að Héraðsskjalasafnið mun á yfirstandandi ári fara fram úr fjárhagsáætlun og hefur forsvarsmönnum sveitarfélaganna verið gerð grein fyrir því. Fyrirliggjandi drög að fjárhagsáætlun taka mið af erfiðri fjárhagsstöðu sumra aðildarsveitarfélaga safnsins og gera því ráð fyrir sömu upphæð framlaga sveitarfélaga og raunframlög þeirra eru á yfirstandandi ári.
Rekstrartekjur alls: 19.902 þús
Rekstrargjöld alls:  19.784 þús
Fjármagnsliðir alls:       30 þús (í mínus)
Heildartölur:        88 þús (í plús)
 
Stjórn ræddi áætlunina og reifaðar voru hugmyndir að frekari tekjuöflun og sparnaði.

Fjárhagsáætlunin síðan samþykkt einróma.

2. Starfsmannahald árið 2012
HL kynnti hugmyndir um starfsmannahald Héraðsskjalsafnsins á árinu 2012, en ljóst er miðað við tekjuhorfur safnsins á komandi ári að draga verður saman í starfsmannahaldi. Fundarmenn ræddu málið. Samþykkt að fela forstöðumanni að leita lausna sem rúmist innan ramma fjárhagsáætlunar.

Fyrir fundinum lá bréf frá forstöðumanni, dags. 19. október 2011. Þar óskar hann launalauss leyfis frá störfum á árinum 2012 sem nemur 50% af starfshlutfalli. Leyfi forstöðumanns mun dreifast jafn yfir árið.

Stjórn samþykkir einróma að veita forstöðumanni umbeðið leyfi.

3. Drög að ársskýrslu safnsins fyrir árið 2010
HL gerði grein fyrir þeim drögum að ársskýrslu safnsins fyrir árið 2010 sem lágu fyrir fundinum. Fundarmenn ræddu ársskýrsluna. Endanleg gerð hennar verður lögð fyrir komandi aðalfund fulltrúaráðs Héraðsskjalasafnsins.

4. Endurskoðun á stofnsamningi Héraðsskjalasafnsins
Aðalfundur fulltrúaráðs Héraðsskjalasafnsins árið 2010 beindi því til stjórnar að endurskoða stofnsamning safnsins. Fyrir fundinum liggur tillaga að endurskoðuðum stofnsamningi fyrir Héraðsskjalasafnið. Er sú tillaga byggð á drögum sem stjórn fjallaði um á fundi sínum 27. apríl sl., en stjórnarmenn lögðu á þeim fundi fram nokkrar breytingartillögur sem tekið er tillit til í fyrirliggjandi tillögu.

Formaður lagði til að stjórn samþykki fyrir sitt leyti fyrirliggjandi tillögu að endurskoðuðum stofnsamningi og leggi hana fyrir komandi aðalfund fulltrúaráðs Héraðsskjalasafnsins. 

Samþykkt einróma.

5. Drög að starfslýsingu forstöðumanns safnsins
Fyrir fundinum lágu drög að starfslýsingu forstöðumanns Héraðsskjalasafnsins, en stjórnarfundur 27. apríl sl. ákvað að fela núverandi forstöðumanni að vinna slík drög.
Starfslýsingin rædd og gerðar á henni nokkrar breytingar.

Starfslýsingin síðan samþykkt einróma.

6. Önnur mál
a) Aðalfundur fulltrúaráðs Héraðsskjalasafnsins er fyrirhugaður á Seyðifirði þetta árið. Formanni og forstöðumanni falið að undirbúa fundinn.
b) HL greindi frá því að vegna fyrirsjáanlegs samdráttar í mannahaldi hjá safninu álíti hann óhjákvæmilegt að skerða opnunartíma þess á næsta ári. Ákvörðun um það verði tekin í samráði við starfsfólk.
c) HL greindi frá að lokið sé uppgjöri á gamalli skuld Héraðsskjalasafnsins við Nýherja vegna ógreiddrar tölvuþjónustu. Útgjöld safnsins vegna þessa voru kr. 230.000,-
d) Málefni Safnahússins. HL greindi frá erindi vegna eignarhalds á Safnahúsinu sem sent var Fljótsdalshéraði 24. mars sl. og svari sveitarfélagsins dags. 28. apríl sl. Óskað var eftir því við Fljótsdalshérað að sveitarfélagið, sem stærsti eigandi Safnahússins, hafi forgöngu um að einfalda eignarhald á húsinu.
Jafnframt gerði HL grein fyrir óhjákvæmilegri viðgerð á klæðningu á norðuvegg Safnahússins sem gerð var fyrir skömmu. Reikningur vegna þess verks liggur ekki fyrir.

Fleira ekki tekið fyrir, fundi slitið kl. 17:15.

Ólafur Sigurðsson [sign]
Páll Baldursson [sign]
Ragnhildur Rós Indriðadóttir [sign]
Pétur Sörensson [sign]
Ólafur B. Valgeirsson [sign]
Hrafnkell Lárusson [sign]