Stjórnarfundur 27.4. 2011

Stjórnarfundur Héraðsskjalasafnsins 27. apríl 2011
Fundurinn var haldinn í Safnahúsinu í Laufskógum 1 á Egilsstöðum og hófst hann kl. 13:00.
Fundargerð ritaði Hrafnkell Lárusson.

Mætt voru: Ólafur Sigurðsson, Páll Baldursson (vék af fundi eftir 2. lið), Ragnhildur Rós Indriðadóttir, Pétur Sörensson, Ólafur Valgeirsson og Hrafnkell Lárusson.

Formaður setti fund og bauð fundarmenn velkomna.

Dagskrá:

1. Ársreikningur safnsins fyrir árið 2010
HL fór yfir endurskoðunarskýrslu KPMG og þær breytingar sem gerðar hafa verið á ársreikningnum frá þeim drögum sem lögð voru fyrir síðasta stjórnarfund. 
Megin niðurstöður ársreiknings 2010 eru eftirfarandi:
Á rekstrarreikningi er tap kr. 1.915.133,-
Heildareignir eru tæpar 37,5 milljón króna.
Eigið fé er tæpar 27,2 milljónir króna og eiginfjárhlutfall 72,5%.
Handbært fé til rekstrar lækkaði um rúma 1,9 milljónir króna á árinu 2010.

Ársreikningurinn samþykktur einróma.

2. Endurskoðun á stofnsamningi Héraðsskjalasafnsins
Aðalfundur Héraðsskjalasafnsins árið 2010 samþykkti að beina því til stjórnar safnsins að vinna að endurskoðun á stofnsamningi þess. Fyrir fundinum lágu drög að breytingum á stofnsamningnum, sem unnin voru af forstöðumanni. Einnig voru lagðar fram tvær breytingartillögur, önnur frá Sigmari Ingasyni og hin frá Ólafi Sigurðssyni. Stjórn fór yfir framlagðar tillögur og ræddi þær. Stjórnarmenn komu með ýmsar ábendingar og tillögur að breytingum.

Formanni stjórnar og forstöðumanni falið að vinna frekar tillögur að breytingum á stofnsamningnum í samræmi við áherslur stjórnar og leggja ný drög fyrir næsta fund. 

3. Starfsemi og fjárhagur safnsins
HL greindi frá því að í mars sl. hefði verið lokið við flutning gagna safnsins úr leiguhúsnæði á Lyngási 12 í annað leiguhúsnæði að Fagradalsbraut 11, en það hýsti áður skjalageymslu Arion banka (og forvera hans). Óverulegur kostnaður féll til vegna flutninganna sem forstöðumaður annaðist nær alfarið sjálfur.

HL skýrði frá því að safninu hefðu áskotnast tveir notaðir hjólaskápar fyrir skjöl. Þeir verða settir upp í skjalageymslu í húsnæði safnsins að Laufskógum 1. Skáparnir sjálfir fengust gefins en vegna þeirra þurfi að greiða kostnað vegna flutnings og pökkunar alls um 65.000,- kr.

HL fór yfir fjárhag safnsins. Hann er ágætur sem stendur en ljóst er að verði framlög aðildarsveitarfélaganna lægri en fjárhagsáætlun Héraðsskjalasafnsins fyrir yfirstandandi ár gerir ráð fyrir verður reksturinn þungur á síðari helmingi ársins.

4. Önnur mál
a) Lagt var til að gerð verði starfslýsing fyrir forstöðumann safnsins.
Stjórn samþykktir að fela forstöðumanni að vinna drög að starfslýsingu.

Fleira ekki tekið fyrir, fundi slitið kl. 15:10.

Ólafur Sigurðsson [sign]
Páll Baldursson [sign]
Ragnhildur Rós Indriðadóttir [sign]
Pétur Sörensson [sign]
Ólafur B. Valgeirsson [sign]
Hrafnkell Lárusson [sign]