Aðalfundur 26.10. 2004

Aðalfundur fulltrúaráðs Héraðsskjalasafns Austfirðinga haldinn að Berunesi í Berufirði 26. október 2004.

Formaður stjórnar, Björn Aðalsteinsson, setti fundinn.
Ólafur Eggertsson var skipaður fundarstjóri og Magnús Stefánsson fundarritari.

Gengið var til dagskrár skv. 5. grein stofnsamnings um venjuleg aðalfundarstörf.

1. a) Skýrsla stjórnar
b) Afgreiðsla ársreiknings 2003
c) Afgreiðsla fjárhagsáætlunar 2005
d) Kjör stjórnar og varastjórnar
e) Kjör tveggja fulltrúa í stjórn Bókasafns Halldórs Ásgrímssonar og Önnu Guðnýjar Guðmundsdóttur
f) Kjör tveggja skoðunarmanna
2. Önnur mál

1. mál – Skýrsla stjórnar
a) Forstöðumaður safnsins, Hrafnkell A. Jónsson, flutti skýrsluna. Hún lá fyrir í ljósriti og hafði verið send út til sveitarfélaganna. Vísast til hennar.
b) Afgreiðsla ársreiknings 2003.
Forstöðumaður las reikninginn og skýrði hann. KPMG – Endurskoðun hf. gerði reikninginn. Rekstrartekjur voru kr. 12.313.500. Rekstrargjöld voru kr. 11.206.757. Rekstrarhagnaður fyrir fjármunatekjur og fjármagnsgjöld kr. 1.106.743. Hagnaður ársins nam kr. 1.069.564. Eignir voru samtals kr. 45.559.305.

Umræður um skýrslu stjórnar og ársreikning 2003.

Ólafur Valgeirsson spurði hve langt vinna Guðgeirs Ingvarssonar við skönnun á Ættum Austfirðinga sé komin. Hann spurði einnig hvers vegna greiddir hefðu verið hærri styrkir en fjárhagsáætlun gerði ráð fyrir.
Hrafnkell taldi að um 40% af verki Guðgeirs sé að baki. Hann mun vinna til 21. janúar á næsta ári og óvíst um hvort framhald getur orðið á vinnu hans. Hrafnkell upplýsti að skv. fjárhagsáætlun áttu styrkir að nema kr. 22.000 en voru kr. 132.135 á árinu 2003. Mismunurinn var námsstyrkur til forstöðumanns sem stjórn safnsins tók ákvörðun um.
Sigmar Ingason spurði um framlög til Bókasafns Halldórs og Önnu Guðnýjar og um húsnæðismál safnsins m.a. geymsluhúsnæði.
Hrafnkell fór yfir málefni bókasafnsins og gerði grein fyrir skuldbindingum héraðsskjalasafnsins við bókasafnið. Hann sagði framlög til bókakaupa kæmu frá héraðsskjalasafninu. Hrafnkell upplýsti að safninu hefði verið sagt upp geymsluhúsnæði á Eiðum og hlutverk nýrrar stjórnar yrði að leysa þessi húsnæðismál.
Ólafur Valgeirsson sagði Ættfræðisetur sr. Einars Jónssonar í Vopnafirði fúst til samvinnu við héraðsskjalasafnið um vinnu við Ættir Austfirðinga. Ársreikningur 2003 var borinn undir atkvæði og samþykktur með öllum greiddum atkvæðum.

c) Afgreiðsla fjárhagsáætlunar 2005
Forstöðumaður gerði grein fyrir fjárhagsáætluninni og forsendum hennar. Framlög sveitarfélaga voru framreiknuð um 3% og einnig framlag til ljósmyndasafns. Gert er ráð fyrir að framlög sveitarfélaga verði kr. 11.330.000, laun og launatengd gjöld kr. 6.625.000. Tekjur umfram gjöld verða kr. 15.595. Gert er ráð fyrir sérstöku framlagi sveitarfélaganna til málningar utanhúss kr. 900.000.
Ruth Magnúsdóttir, Ólafur Valgeirsson og Gunnlaugur Sverrisson báðu um skýringar á nokkrum atriðum sem forstöðumaður svaraði. Hann áréttaði að sérstakt framlag verður frá sveitarfélögunum vegna málningar hússins. Ekki hafa komið athugasemdir frá sveitarfélögunum varðandi þessa skipan mála.
Fjárhagsáætlunin var samþykkt samhljóða.
d) Kjör stjórnar og varastjórnar
Forstöðumaður kvað sér hljóðs og bar fram eftirfarandi tillögu:
„Aðalfundur fulltrúaráðs Héraðsskjalasafns Austfirðinga bs. samþykkir að endurnýja umboð núverandi stjórnar héraðsskjalasafnsins. Jafnframt felur fundurinn stjórn að endurskoða stofnsamning með tilliti til breytinga sem eru að verða á skipan sveitarfélaga. Endurskoðun verði lokið fyrir 1. sept. 2005 og verði afgreidd í samræmi við 12. grein stofnsamnings.
Tillagan var samþykkt samhljóða.
Samkvæmt þessari ákvörðun fundarins voru eftirtalin kjörin aðalmenn í stjórn:
Björn Aðalsteinsson, Smári Geirsson, Magnús Stefánsson, Jarþrúður Ólafsdóttir, Þórhallur Borgarsson.
Varamenn:
Ólafur Eggertsson, Ólafur Valgeirsson.
e) Kjörin í stjórn Bókasafns Halldórs Ásgrímssonar og Önnu Guðnýjar Guðmundsdóttur.
Aðalmenn:
Magnús Þorsteinsson, Arndís Þorvaldsdóttir.
Til vara:
Bára Mjöll Jónsdóttir.
f) Kjörnir skoðunarmenn:
Sigurjón Jónasson, Ómar Bogason.
Fundurinn samþykkti að KPMG sæi um endurskoðun bókhalds eins og síðasta ár.

2. Önnur mál
Forstöðumaður, Hrafnkell A. Jónsson, minntist Finns Karlssonar, fyrrum stjórnarformanns héraðsskjalasafnsins. Hann lést 31. júlí síðastliðinn.

Forstöðumaður þakkaði húseigendum á Berunesi höfðinglegar móttökur.
Fundarstjóri þakkaði fulltrúum fundarsetuna.
Mæting á fundinn var 95,2%
Fundi slitið.

Magnús Stefánsson
fundarritari [sign]