Aðalfundur 27.11.2017
Aðalfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga árið 2017
Haldinn á Skriðuklaustri í Fljótsdal mánudaginn 27. nóvember kl. 14:00. Fundurinn átti að vera fimmtudaginn 23. nóvember en var frestað vegna veðurs.
Ólafur Valgeirsson formaður setti fundinn.
Skúli Björn Gunnarsson tók að sér stjórn fundar og Bára Stefánsdóttir ritaði fundargerð.
Fundarstjóri fór yfir mætingu og umboð. Fulltrúar sveitarfélaga á fundinum voru:
Borgarfjarðarhreppur: enginn fulltrúi
Breiðdalshreppur: umboð til fulltrúa Fjarðabyggðar
Djúpavogshreppur: umboð til fulltrúa Fjarðabyggðar
Fjarðabyggð: Elías Jónsson
Fljótsdalshérað: Óðinn Gunnar Óðinsson
Fljótsdalshreppur: Gunnþórunn Ingólfsdóttir
Seyðisfjarðarkaupstaður: Dagný Erla Ómarsdóttir
Vopnafjarðarhreppur: enginn fulltrúi
Dagskrá:
1. Skýrsla stjórnar
Ólafur flutti skýrslu um störf stjórnar fyrir árið 2016. Haldnir voru þrír stjórnarfundir á árinu og tveir stjórnarmenn sátu fund um safnahúsið í desember.
Bára kynnti ársskýrslu sem inniheldur einnig afhendingaskrá, fundargerðir og fjárhagsáætlun.
2. Afgreiðsla ársreiknings 2016
Bára fór yfir ársreikning. Rekstrargjöld ársins námu 36,9 millj. kr. og rekstrartekjur 30,5 millj. Niðurstaða rekstrarreiknings árið 2016 er því rekstrartap uppá 6,3 millj. Þar af eru 5,8 millj. vegna bókfærðrar húsaleigu í Safnahúsi. Tap af öðrum rekstri var 501 þús. sem má rekja til þess að síðari hluti verkefnastyrks vegna skönnunar hreppsbóka var ekki greiddur fyrr en í byrjun árs 2017. Handbært fé í árslok var 2,8 millj. og hækkar um 94 þús. milli ára.
Umræða um skýrslu stjórnar og ársreikning.
Ársreikningurinn borinn undir atkvæði. Samþykktur einróma.
3. Afgreiðsla fjárhagsáætlunar 2018
Bára fór yfir fjárhagsáætlun og gerði grein fyrir forsendum hennar. Gert er ráð fyrir að rekstrargjöld verði 33,5 millj. Rekstrartekjur verði 27,7 millj., þar af nemi rekstrarframlög aðildarsveitarfélaga 25,6 millj. Héraðsskjalasafnið verði því rekið með 5,8 millj. halla á árinu 2018 sem er sama upphæð og húsaleiga í Safnahúsinu.
Fjárhagsáætlun borin undir atkvæði. Samþykkt einróma.
4. Kjör löggilts endurskoðanda
Stjórn leggur til að Magnús Jónsson hjá KPMG sjái áfram um endurskoðun ársreiknings.
Tillagan var samþykkt samhljóða.
5. Kjör skoðunarmanna reikninga
Stjórn leggur til að Sigurjón Jónasson og Ómar Bogason verði endurkjörnir skoðunarmenn reikninga. Varamenn verði: Adolf Guðmundsson og Sigurjón Bjarnason.
Tillagan var samþykkt samhljóða en óskað eftir að jafna kynjahlutföllin á næsta aðalfundi
6. Önnur mál
Rætt var um viðgerðir á ytra byrði munageymslu í Safnahúsi og mögulega viðbyggingu.
Frestur sem Fljótsdalshérað fékk í desember 2015 til að uppfylla viðhaldssamning rennur út í desember 2017. Aðalfundurinn beinir til stjórnar að hafa samband við eiganda hússins.
Stefnt er að því að halda næsta aðalfund á Borgarfirði eystra.
Fundargerðin var lesin og undirrituð af fundarmönnum sem þáðu veitingar í boði gestgjafa.
Fundi var slitið kl. 15:15.
Dagný Erla Ómarsdóttir [sign.]
Elías Jónsson [sign.]
Gunnþórunn Ingólfsdóttir [sign.]
Óðinn Gunnar Óðinsson [sign.]
Ólafur Valgeirsson [sign.]
Bára Stefánsdóttir [sign.]
Skúli Björn Gunnarsson [sign.]