Stjórnarfundur 26.2.2018

Stjórnarfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga 26. febrúar 2018

Fundurinn var símafundur og hófst hann kl. 11:00.
Mætt voru: Ólafur Valgeirsson, Ragnhildur Rós Indriðadóttir, Björn Hafþór Guðmundsson og Bára Stefánsdóttir. Ólafur stjórnaði fundi og Bára ritaði fundargerð.

Dagskrá:

1. Fjárhagsstaða í lok árs 2017
Staðan um áramót er 5 millj. kr. tap af rekstri vegna bókfærðrar leigu í Safnahúsi. Eftir er að gjaldfæra uppgjör við Brú lífeyrissjóð sbr. næsti liður á dagskrá.

2. Uppgjör við Brú lífeyrissjóð
Fyrir fundinum liggur samningur milli Brúar lífeyrissjóðs og Héraðsskjalasafnins vegna uppgjörs á A-deild lífeyrissjóðsins og minnisblað frá KPMG um það mál. Í framhaldi af samkomulagi fjármála- og efnahagsráðherra og Sambands íslenskra sveitarfélaga þarf Héraðssskjalasafnið að greiða hærri framlög í lífeyrissjóðinn Brú. Frá 1. júní 2017 hefur 2 millj. kr. framlagi í lífeyrisaukasjóð verið mætt með 4,5% viðbótarframlagi á laun. Eftir stendur 1,1 millj. kr. krafa í jafnvægissjóð og 200 þús. kr. krafa í varúðarsjóð. Vegna dráttar á svörum frá Brú var ekki hægt að gera ráð fyrir þessum 1,3 millj. kr. greiðslum í fjárhagsáætlun fyrir árið 2018.
Báru er falið að skrifa undir samkomulagið við Brú og ganga frá greiðslum svo ekki komi til dráttarvaxta. Stjórn samþykkir að óska eftir 1,3 millj. kr. framlagi frá aðildarsveitarfélögum safnsins vegna uppgjörsins.

3. Ný perónuverndarlög
Ný löggjöf um persónuvernd mun taka gildi í Evrópu 25. maí 2018. Löggjöfin mun hljóta meðferð á Alþingi áður en hún tekur að fullu gildi hér á landi. Starfsmenn héraðsskjalasafnins hafa farið á námskeið til búa sig undir þessar breytingar og munu, eins og áður, vanda skráningu og meðferð trúnaðarskjala í vörslu safnsins. Persónuvernd, stofnun sem heyrir undir innanríkisráðherra, hefur eftirlit með vinnslu persónuupplýsinga. Þarf héraðsskjalavörður að hafa tiltækar upplýsingar um vinnslu slíkra upplýsinga ef eftir því verður leitað.

4. Önnur mál
a. Viðbrögð við ábendingum aðalfundar 2017: Bent var á að kjörnir skoðunarmenn reikninga, aðal- og varamenn, væru karlmenn. Erla Egilsdóttir á Egilsstöðum og Helga Erlendsdóttir á Borgarfirði eystri hafa tekið jákvætt í að vera varamenn. Einnig var nefnt að sveitarfélög þurfi að skipta um löggiltan endurkoðanda eftir 7 ár. Það á ekki við um Héraðsskjalasafnið.
b. Aukaskjalageymsla Fagradalsbraut: Ólafur tekur að sér að tala við húseiganda um að ljúka uppsetningu á öryggiskerfi, skoða rakaskemmdir á gólfi og reikninga vegna brunaviðvörunarkerfis.
c. Auglýsing Þjóðskjalasafns Íslands um styrki til skönnunar og miðlunar: Héraðsskjalasafnið hefur í samstarfi við Skjala- og myndasafn Norðfjarðar sótt um og fengið styrk árin 2016 og 2017 til að skanna gamlar hreppsbækur. Við munum sækja um styrk á þessu ári.

Fleira var ekki tekið fyrir og fundi slitið kl. 11:35.

Ólafur B. Valgeirsson [sign.]
Ragnhildur Rós Indriðadóttir [sign.]
Björn Hafþór Guðmundsson [sign.]
Bára Stefánsdóttir [sign.]