Stjórnarfundur 29.10.2018

Stjórnarfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga 29. október 2018

Fundurinn hófst í Safnahúsinu á Egilsstöðum kl. 16:00.
Mætt voru: Ólafur Valgeirsson, Ragnhildur Rós Indriðadóttir, Björn Hafþór Guðmundsson og Bára Stefánsdóttir. Ólafur stjórnaði fundi og Bára ritaði fundargerð.

Dagskrá:

1. Ársreikningur 2017
Niðurstaða rekstrarreiknings er tap að fjárhæð 5,4 millj. kr. Bókfærð húsaleiga í Safnahúsi er 5,8 millj. og varð því ekki tap af öðrum rekstri.
Ársreikningurinn samþykktur og undirritaður.

2. Endurskoðunarskýrsla 2017
Skýrslan lögð fram og engar athugasemdir gerðar.
Héraðsskjalavörður undirritar staðfestingarblað stjórnenda til KPMG.

3. Fjárhagsáætlun 2019
Gert er ráð fyrir að framlög aðildarsveitarfélaga verði tæpar 35 millj. kr. og hækki um 9,4 millj. kr. milli ára. Megin ástæðan er að starfsfólki á safninu fjölgar um 1 stöðugildi. Mun það hafa í för með sér um 6,2 millj. kr. hækkun á launum og launatengdum gjöldum. Launakostnaður í heild hækkar um 7,2 millj. sé tekið tillit til áætlaðra hækkana vegna nýrra kjarasamninga á árinu 2019. Gert er ráð fyrir að aðrir kosnaðarliðir hækki svipað og verið hefur milli ára og að niðurstaða ársins verði sama upphæð á húsaleiga í Safnahúsi eða 5,8 millj. kr. tap.
Stjórn samþykkir að leggja áætlunina fyrir aðalfund safnsins og bókar ennfremur:

Stjórn Héraðsskjalasafns Austfirðinga telur brýna þörf á að fjölga starfsfólki á Héraðsskjalasafninu um 1 stöðugildi. Mannekla á safninu hefur orðið þess valdandi að safnast hafa upp kassar með óskráðum afhendingum og skjölum. Með lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 var héraðsskjalasöfnum fengið aukið stjórnsýsluhlutverk en þar segir m.a.: „Héraðsskjalasafn skal hafa eftirlit með skjalavörslu þeirra aðila sem eru afhendingarskyldir um skjöl sín og önnur gögn til þess“. Aukin ráðgjöf til sveitarfélaga og stofnana á þeirra vegum, s.s. skóla og leikskóla, er því æskileg. Ný reglugerð um héraðsskjalasöfn er í smíðum í mennta- og menningarmálaráðuneyti og af drögum hennar er ljóst að ætlunin er að skilyrða rekstrarleyfi héraðsskjalasafna við fagleg og rekstrarleg skilyrði í héraði. Einnig gera ný lög um persónuvernd auknar kröfur um skráningu og meðferð trúnaðarupplýsinga sem eru í vörslu safnsins. Því er mikilvægt að starfsfólki Héraðsskjalasafnsins fjölgi um eitt stöðugildi á árinu 2019. 

4. Aðalfundur 2018
Aðalfundurinn verður haldinn á Borgarfirði eystri mánudaginn 19. nóvember kl. 14.

5. Stofnsamningur    
Héraðsskjalavörður leggur til breytingar á stofnsamningi vegna sameiningar Breiðdalshrepps og Fjarðabyggðar. Einnig þarf að uppfæra upplýsingar um lög sem vísað er til í samningnum.
Stjórn samþykkir breyttan samning sem verður lagður fyrir aðalfund til staðfestingar.

6. Ársskýrsla 2017
Skýrslan lögð fram til kynningar.

7. Önnur mál
a. Skjalageymsla við Fagradalsbraut. Komið hafa í ljós gallar á húsnæðinu sem er notað sem aukaskjalageymsla. Formanni falið að hafa samband við húseiganda um úrbætur

Fleira var ekki tekið fyrir og fundi slitið kl. 17:45.

Ólafur B. Valgeirsson [sign.]    
Ragnhildur Rós Indriðadóttir [sign.]
Björn Hafþór Guðmundsson [sign.]
Bára Stefánsdóttir [sign.]