Aðalfundur 19.11.2018

Aðalfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga árið 2018

Haldinn í Vinaminni á Borgarfirði eystra mánudaginn 19. nóvember. Fundur hófst kl. 14:00.

Formaður stjórnar, Ólafur B. Valgeirsson, setti fund og bauð fundarmenn velkomna.
Ólafur stakk upp á Kristjönu Björnsdóttur sem fundarstjóra og var sú tillaga samþykkt.
Báru Stefánsdóttur var falið að rita fundargerð.

Fulltrúar sveitarfélaga á fundinum voru:
Borgarfjarðarhreppur:  Helga Erla Erlendsdóttir       
Djúpavogshreppur:  umboð til fulltrúa Fljótsdalshéraðs
Fjarðabyggð:  Pétur Sörensson
Fljótsdalshérað:  Óðinn Gunnar Óðinsson
Fljótsdalshreppur:  enginn fulltrúi
Seyðisfjarðarkaupstaður:  umboð til fulltrúa Fljótsdalshéraðs
Vopnafjarðarhreppur:  Jón Ragnar Helgason

Fundarstjóri leitaði eftir samþykki fundarmanna á því að fundurinn væri löglegur þó gögn hefðu ekki borist innan þess tíma sem sem tilgreint er í stofnsamningi byggðasamlagsins. Ástæðan er sú að ekki höfðu borist svör við fjárhagsáætlun.

Dagskrá:

1. Skýrsla stjórnar
Formaður flutti skýrslu um störf stjórnar fyrir árið 2017. Á tímabilinu voru þrír fundir.
Í stjórn voru einnig Björn Hafþór Guðmundsson og Ragnhildur Rós Indriðadóttir.

Ársskýrsla Héraðsskjalasafnsins árið 2017
Bára Stefánsdóttir sagði frá reglubundinni starfsemi og sérverkefnum á árinu.

Skýrsla formanns og ársskýrsla bornar undir atkvæði. Samþykktar einróma.

2. Afgreiðsla ársreiknings 2017

Forstöðumaður fór yfir ársreikning ársins 2017 og greindi frá helstu liðum.
Rekstrartekjur voru 32,4 millj. kr.
Rekstrargjöld voru 37,7 millj. kr.
Niðurstaða rekstrarreiknings fyrir árið 2013 er því tap að fjárhæð 5,4 millj.
Bókfærð húsaleiga í Safnahúsi var 5,8 millj. Ekki varð tap af öðrum rekstri.
Handbært fé í ársbyrjun var 2,8 millj. og 2,4 millj. í árslok og lækkaði um 400 þús. á milli ára.
Ársreikningurinn borinn undir atkvæði. Samþykktar einróma.

3. Afgreiðsla fjárhagsáætlunar 2019

Forstöðumaður fór yfir tölur og gerði grein fyrir forsendum fjárhagsáætlunarinnar.
Fljótsdalshreppur er eina sveitarfélagið sem hefur svarað fjárhagsáætlun formlega.
Fulltrúar annarra sveitarfélaga á fundinum höfðu ekki umboð til að afgreiða áætlunin.
Afgreiðslu fjárhagsáætlunar frestað til framhaldsaðalfundar sem verður haldinn fyrir 15. desember. Forstöðumanni falið að boða til fundarins með viku fyrirvara.

4. Kjör löggilts endurskoðanda
Stjórn leggur til að Magnús Jónsson endurskoðandi hjá KPMG sjái áfram um endurskoðun á ársreikningi safnsins.
Tillagan var samþykkt einróma.

5. Kjör skoðunarmanna reikninga
Stjórn leggur til að Sigurjón Jónasson og Ómar Bogason verði endurkjörnir skoðunarmenn.
Varamenn verði: Sigurjón Bjarnason og Helga Erla Erlendsdóttir.
Samþykkt einróma.

6. Breytingar á stofnsamningi Héraðsskjalasafns.
Forstöðumaður kynnti breytingarnar sem eru tilkomnar vegna sameiningar sveitarfélaga.
Breytingar samþykktar einróma.

7. Önnur mál
Ný stjórn var kjörin á aðalfundi SSA í september. Eftirtaldir verða í stjórn safnsins að loknum aðalfundi þess:
Anna Margrét Birgisdóttir fyrir Fjarðabyggð.
Helgi Hjálmar Bragason fyrir Fljótsdalshérað, Fljótsdalshrepp og Borgarfjarðarhrepp.
Þorbjörg Sandholt fyrir Djúpavogshrepp, Vopnafjarðarhrepp og Seyðisfjarðarkaupstað.
BS þakkaði fráfarandi stjórn fyrir góð störf í þágu safnsins.

Vopnafjarðarhreppur býður til næsta aðalfundar.

Fundarmenn þáðu kaffiveitingar í boði Borgarfjarðarhrepps.

Fundargerð var lesin og undirrituð.
Fundi var frestað til framhaldsaðalfundar.

Kristín Ágústsdóttir [sign.]
Bára Stefánsdóttir [sign.]