Stjórnarfundur 20.2.2019

Stjórnarfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga 20. febrúar 2019

Fundurinn var símafundur og hófst hann kl. 16:30.
Mætt voru: Anna Margrét Birgisdóttir, Helgi Bragason, Þorbjörg Sandholt, Bára Stefánsdóttir.
Anna stjórnaði fundi og Bára ritaði fundargerð.

Dagskrá:

1. Skýrsla Þjóðskjalasafns um Héraðsskjalasafn Austfirðinga
Þjóðskjalasafn Íslands (ÞÍ) gerði eftirlitskönnun um starfsemi héraðsskjalasafna árið 2017. Var þetta rafræn könnun sem Bára svaraði. Í desember 2018 gaf ÞÍ út skýrslu með samanteknum niðurstöðum um starfsemi 20 héraðsskjalasafna og tillögur til úrbóta. Auk þess vann ÞÍ skýrslu um hvert safn.
Samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 hefur ÞÍ eftirlit með rekstri héraðsskjalasafna. Í lögunum kemur einnig fram að héraðsskjalasafn skuli hafa eftirlit með skjalavörslu þeirra sem eru afhendingarskyldir til safnsins. Það eru sveitarfélög, allar stofnanir og nefndir á þeirra vegum.
Bára kynnti skýrslu um starfsemi Héraðsskjalasafns Austfirðinga og athugasemdir sínar við mat ÞÍ. Þrátt fyrir að héraðsskjalavörður eigi að hafa eftirlit með skjalavörslu skilaskyldra aðila getur hann ekki borið ábyrgð á ef viðkomandi aðilar haga skjalavörslu ekki í samræmi við lög og reglur.
Allir tóku til máls um skýrsluna og hlutverk safnsins. Eftirfarandi bókun var samþykkt:

Héraðsskjalasafnið mun á árinu 2019 gera rafræna könnun um skjalavörslu sveitarfélaga á Austurlandi.
Stjórn felur héraðsskjalaverði að óska eftir fundi með sveitar- eða bæjarstjórnum til að kynna starfsemi safnsins og eftirlitsskýrslu Þjóðskjalasafns.

2. Fjármál og starfsmannamál
Við gerð fjárhagsáætlunar 2019 var óskað eftir hærri framlögum til að ráða einn fastan starfsmann til viðbótar á safnið. Öll sveitarfélögin nema eitt voru tilbúin til að auka framlög sem samsvaraði hálfum starfsmanni. Þar af leiðandi varð niðurstaðan 5% hækkun milli ára.
Allir tóku til máls undir þessum lið og samþykktu eftirfarandi bókun:

Héraðsskjalasafn Austfirðinga á skv. lögum að hafa eftirlit með afhendingarskyldum aðilum á starfssvæði sínu. Mannekla á safninu kemur í veg fyrir að hægt sé að sinna því hlutverki sem skyldi. Stjórn beinir því til aðildarsveitarfélaga Héraðsskjalasafnsins að auka rekstrarframlög til safnsins á árinu 2020 svo hægt verði að fjölga starfsfólki á safninu um eitt stöðugildi. Markmiðið er að auka ráðgjöf um skjalamál og gera sveitarfélögum kleift að afhenda yngri skjöl en verið hefur.

3. Önnur mál
Bæjarstjórn Fljótsdalshéraðs hefur samþykkt drög að samningi við Héraðsskjalasafnið um að taka að sér sérverkefni fyrir sveitarfélagið. Til greiðslu koma tæpar 1,9 millj. króna. Búið er að ráða starfsmann tímabundið til að sinna skráningarhluta verksins. Sérhæfð ráðgjöf til sveitarfélagsins verður í höndum héraðsskjalavarðar.

Fleira var ekki tekið fyrir og fundi slitið kl. 17:35.

Anna Margrét Birgisdóttir [sign.]
Helgi Bragason [sign.]
Þorbjörg Sandholt [sign.]
Bára Stefánsdóttir [sign.]