Aðalfundur 11.12.2020

Aðalfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga bs. árið 2020

Haldinn í Samfélagssmiðjunni á Egilsstöðum, Blómvangi 31 (gamli Blómabær) föstudaginn 11. desember klukkan 13:00. Einnig var boðið uppá fjarfund í samræmi við samþykkt stjórnarfundar þann 9. desember.

Fundurinn hófst kl. 13:00.

Formaður stjórnar, Anna Margrét Birgisdóttir, setti fundinn og bauð fundarmenn velkomna.
Anna stakk upp á Elsu Guðný Björgvinsdóttur sem fundarstjóra og Báru Stefánsdóttur sem fundarritara. Var það samþykkt.

Fulltrúar sveitarfélaga á fundinum voru:
Fjarðabyggð: Gunnar Jónsson (í fjarfundi)
Fljótsdalshreppur: Gunnar Gunnarsson
Fljótsdalshérað: Óðinn Gunnar Óðinsson
Vopnafjarðarhreppur: Sara Elísabet Svansdóttir (í fjarfundi)

Þorbjörg Sandholt varaformaður tók einnig þátt í fjarfundi.

Fundarstjóri fór yfir kjörbréf og umboð aðalfundarfulltrúa. Engar athugasemdir voru gerðar við þau.

Fundarstjóri leitaði eftir samþykki fundarmanna á að hluti fulltrúa tæki þátt í gegnum fjarfundabúnað. Enginn gerði athugasemd við það fyrirkomulag.

Fundarstjóri leitaði eftir samþykki fulltrúa á því að gengið yrði til dagskrár þó aðalfundurinn væri ekki haldinn í nóvember eins og tilgreint er í stofnsamningi byggðasamlagsins. Fundarmenn gerðu ekki athugasemdir og var fundurinn því löglegur.

Dagskrá:

1. Skýrsla stjórnar 2019

Anna Margrét flutti skýrslu um störf stjórnar árið 2019.

Ársskýrsla Héraðsskjalasafns árið 2019.
Bára kynnti skýrsluna og starfsemi safnsins.

Óðinn Gunnar spurði um þá skyldu héraðsskjalasafna að taka við rafrænum skjölum.
Bára sagði frá stöðunni, að héraðsskjalasöfn vilji gjarnan hafa samstarf um rekstur á móttöku og varðveislu á vörsluútgáfum rafrænna gagna en heimild til þess vanti í lög og reglugerðir. Að koma á fót slíkri starfsemi hafi aukinn kostnað í för með sér fyrir afhendingaraðila, Héraðsskjalasafnið og rekstraraðila þess og enn frekar ef ekki er mögulegt að hafa um það samvinnu. Hvatti hún sveitarfélögin til samráðs um verkefnið.

2. Afgreiðsla ársreiknings 2019

Bára greindi frá helstu tölum.
Rekstrartekjur voru 38,1 millj. kr. Þar af voru framlög sveitarfélaga 26,9 millj. kr.
Rekstrargjöld voru 43,9 millj. kr. Þar af voru laun og launatengd gjöld 25,3 millj. kr.
Niðurstaða rekstrarreiknings fyrir árið 2019 var því tap að fjárhæð 5,7 millj. kr.
Bókfærð húsaleiga í Safnahúsi var 5,8 millj. Rekstrarafgangur af öðrum rekstri var 112 þús.

Gunnar Jónsson spurði um ástæðu þess að húsaleiga valdi tapi í ársreikningi.
Bára rifjaði upp kaup Fljótsdalshéraðs á eignarhluta Héraðsskjalasafns í Safnahúsinu 2014.
Hluti kaupverðs var að safnið þarf ekki að greiða húsaleigu í 12 ár.

Ársreikningur borinn undir atkvæði og samþykktur samhljóða.

3. Afgreiðsla fjárhagsáætlunar 2021

Bára fór yfir áætlunina sem gerir ráð fyrir að rekstrarframlög sveitarfélaga verði 31 millj. kr.

Fjárhagsáætlun borin undir atkvæði og samþykkt samhljóða.

4. Kjör löggilts endurskoðanda
Stjórn lagði til að Magnús Jónsson endurskoðandi hjá KPMG sjái áfram um endurskoðun.

Tillagan var samþykkt samhljóða.

5. Kjör skoðunarmanna reikninga
Stjórn lagði til að Sigurjón Jónasson og Ómar Bogason verði endurkjörnir skoðunarmenn.
Varamenn verði Sigurjón Bjarnason og Helga Erla Erlendsdóttir.

Tillagan var samþykkt samhljóða.

6. Stofnsamningur

Bára kynnti breytingartillögur stjórnar við núgildandi stofnsamning og ástæður þeirra. Fundarstjóri fór yfir tillögurnar og fram komu eftirfarandi breytingartillögur:

2. grein
Breyta „Austurland“ í „starfssvæði safnsins“ (hafa óbreyttan texta).

4. grein:
Í stað: „Sveitarfélögin skulu fyrir lok september svara hvort þau samþykki áætlunina.” Komi: „Sveitarfélögin skulu strax að lokinni staðfestingu fjárhagsáætlana sinna tilkynna Héraðsskjalasafninu um framlög þeirra til safnsins.”

5. grein
Við setningu um fjarfundi bætist við orðið „aðalfundi“: „Stjórnarfundi og aðalfundi er heimilt að halda í fjarfundi í samræmi við ákvæði sveitarstjórnarlaga.”

6. grein
Breyta „framlag“ aftur í „rekstrarframlag“ (hafa óbreyttan texta).

Eftir nokkrar umræður voru allar breytingartillögurnar samþykktar og ákveðið að samningurinn gildi frá 11. desember 2020.

Samningurinn í heild var borinn undir atkvæði og samþykktur samhljóða. Auk þess var eftirfarandi bókun samþykkt:

„Aðalfundur Héraðsskjalasafns Austfirðinga samþykkir fyrirliggjandi stofnsamning með áorðnum breytingum, sem gerðar voru á fundinum, með fyrirvara um staðfestingu samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins. Samningurinn verður sendur til skoðunar í ráðuneytið og síðan til sveitarfélaganna til samþykktar og undirritunar.”

7. Kosning stjórnar

Aðildarsveitarfélögin fjögur tilnefndu eftirtalda í stjórn:

Fljótsdalshreppur: Gunnþórunn Ingólfsdóttir aðalamaður, Helgi Gíslason varamaður.
Múlaþing: Helgi H. Bragason aðalmaður, Ingibjörg Bára Gunnlaugsdóttir varamaður.
Vopnafjarðarhreppur: Bjartur Aðalbjörnsson aðalmaður, Sara Elísabet Svansdóttir varamaður.
Fjarðabyggð sendi ekki formlega tilkynningu en gert var ráð fyrir að áfram sitji í stjórn: Anna Margrét Birgisdóttir aðalmaður, Magni Þór Harðarson varamaður.

Borið undir atkvæði og samþykkt samhljóða.

8. Önnur mál

Fleiri mál komu ekki fram á fundinum.

Fundarstjóra og fundarritara var falið að skrifa undir fundargerðina.

Fundi var slitið kl. 14:43.

Bára Stefánsdóttir [sign.]
Elsa Guðný Björgvinsdóttir [sign.]